Simplifie les revues de conception avec Doodle : un guide étape par étape.

Architectes, les revues de conception ne doivent pas nécessairement manger votre semaine. Entre les vérifications des clients, la coordination des consultants et les réunions de chantier, ton calendrier se remplit rapidement. La bonne approche de planification peut libérer des heures pour les dessins, les détails et le contrôle de la qualité.

Dans ce guide, tu apprendras une façon simple et reproductible de planifier les revues de conception avec Doodle. Nous te guiderons dans la configuration, nous te montrerons quand utiliser les pages de réservation, les sondages de groupe, les 1:1 et les feuilles d'inscription, et nous partagerons des astuces testées sur le terrain que tu peux appliquer dès aujourd'hui.

Que tu sois à la tête d'un petit studio ou que tu gères un grand cabinet, tu verras comment faire avancer les réunions tout en protégeant le temps de conception facturable.

Le défi auquel sont confrontés les professionnels de l'architecture

La plupart des revues de conception impliquent plus de deux personnes. Tu peux avoir besoin du représentant du propriétaire, du PM, de la structure, du MEP, du paysage et de ton équipe interne. Trouver un moment par le biais de courriels peut prendre des jours.

Ajoute les fuseaux horaires, les contraintes du site et les délais d'obtention des permis, et le problème s'aggrave. Les réunions manquées entraînent des retards dans les annotations et des approbations lentes - des problèmes qui peuvent se répercuter sur les ordres de modification et les clients mécontents.

Tu as besoin d'un moyen de planifier rapidement, de réduire les allers-retours et d'assurer la précision de ton calendrier. Ton équipe a également besoin d'un processus cohérent qu'elle peut suivre à toutes les étapes.

Pourquoi cela est important pour l'architecte

La gestion du temps est essentielle à la réussite d'un projet. Chaque heure passée à courir après les réponses est une heure qui n'est pas consacrée aux CD ou à l'assurance qualité.

Une meilleure planification permet d'améliorer les choses :

• La vitesse de décision pendant les phases SD, DD et CD

• La qualité des redlines et des sessions de balisage

• L'expérience et la confiance du client

• La prévisibilité de ton calendrier et de ta charge de travail

Lorsque tu peux fixer des réunions en quelques minutes, tu protèges le temps de concentration pour la modélisation, les détails et les spécifications.

Construis ton rythme de révision : une installation étape par étape dans Doodle

Configure Doodle une fois pour toutes et réutilise-le dans tous les projets. Suis ces étapes pour construire un système fiable de planification des revues de conception.

Connecte ton calendrier et définis des règles de travail

• Connecte Google Calendar, Microsoft Outlook ou Apple Calendar.

• Définis les heures de travail, le temps de déplacement et les tampons. Par exemple, ajoute un tampon de 15 minutes avant et après les revues pour le nettoyage des notes.

• Active la détection des fuseaux horaires - essentielle lorsque les consultants se trouvent dans des villes différentes.

Doodle lit ton calendrier et ne propose que les heures disponibles. Tes événements personnels restent privés.

Créer des pages de réservation spécifiques à un projet

Crée une page de réservation pour chaque projet ou client afin que les parties prenantes disposent d'un lien cohérent pour tous les examens.

• Offre des types de réunions clairs, alignés sur la phase :

  • Vérification du concept SD - 30 minutes (Zoom ou Teams)

  • Revue de conception DD - 60 minutes (au bureau ou en ligne)

  • Session de balisage CD - 90 minutes (partage d'écran)

• Ajoute des questions obligatoires comme: "Quels points souhaites-tu aborder ?"

• Fixe des plafonds quotidiens pour éviter d'empiler plusieurs révisions lourdes en une seule journée.

Les clients peuvent maintenant réserver du temps qui correspond à ton calendrier - sans t'envoyer de courriel.

Ajoute des options vidéo et en personne.

• Connecte Zoom, Google Meet, Cisco Webex ou Microsoft Teams.

• Ajoute une adresse physique pour les visites en personne ou les promenades sur le site.

• Ajoute une option d'appel téléphonique pour les prises de décision rapides.

Doodle insère automatiquement le lien de la réunion dans le calendrier de chacun.

Utilise les sondages de groupe pour les examens multipartites

Pour les évaluations impliquant trois personnes ou plus, utilise un sondage de groupe.

• Propose 5 à 8 créneaux horaires sur quelques jours.

• Invite jusqu'à 1000 participants par e-mail ou par lien.

• Fixe une date limite de réponse et active les rappels automatiques.

Le sondage met en évidence le meilleur créneau afin que tu puisses confirmer rapidement.

Envoie des invitations 1:1 pour des sessions ciblées

Utilise le 1:1 pour des vérifications ciblées avec un seul consultant ou un membre de l'équipe interne.

• Partage une liste de moments pour une synchronisation de la coordination BIM ou une révision des dessins d'atelier.

• Doodle retient le créneau une fois sélectionné, évitant ainsi les doubles réservations.

• Ajoute une question préparatoire telle que "Lien vers le modèle ou le numéro de détail".

Cela permet de garder les petites décisions en mouvement entre les révisions majeures.

Gère la capacité avec des feuilles d'inscription

Pour les sessions publiques, les démonstrations en bibliothèque ou les formations, utilise les feuilles d'inscription.

• Crée des créneaux horaires avec des limites de places (par exemple, "Visite d'une maquette, 6 places").

• Partage le lien avec les intervenants ou le public.

• Recueille les noms, les coordonnées de l'entreprise et les informations relatives à la sécurité avant les visites sur le terrain.

Tu obtiens ainsi une liste propre et tu évites les surcharges.

Active les rappels, les délais et la confidentialité

• Ajoute des rappels automatiques 24 heures et 1 heure avant les réunions.

• Fixe une date limite pour les sondages de groupe afin de fixer rapidement les horaires.

• Cache les détails des participants si ton client préfère la confidentialité.

Moins de suivi de ta part signifie plus de temps pour les dessins.

Collecter les paiements pour les consultations et les services supplémentaires

Certains examens relèvent des services supplémentaires. Avec Stripe sur les pages de réservation et les 1:1, tu peux collecter le paiement pendant la réservation.

• Fais payer les consultations de faisabilité ou les examens en dehors des heures de travail.

• Choisis le moment où le paiement est perçu (à l'avance ou après la confirmation).

• Les fonds vont directement sur ton compte Stripe.

Cela simplifie l'administration et améliore la trésorerie.

Utilise les descriptions de réunion de l'IA pour établir l'ordre du jour.

Doodle Pro inclut des descriptions de réunion générées par l'IA dont le ton et la longueur sont personnalisables.

• Lance-toi avec : "Revue de DD pour le projet X. Concentration sur le plan de niveau 2, les détails de l'escalier, la coordination du RCP".

• Ajoute des instructions comme : "Merci d'ouvrir le jeu de PDF et d'ajouter des notes Bluebeam avant l'appel".

• Sauvegarde les modèles pour SD, DD et CD afin de pouvoir les réutiliser pour d'autres projets.

Des ordres du jour clairs permettent de gagner du temps et de concentrer les discussions.

Marque tes liens et stocke-les

• Ajoute le logo et les couleurs de ton entreprise aux pages de réservation.

• Sauvegarde les liens du projet dans ton outil de gestion de projet ou sur la page de garde du PDF.

• Forme ton équipe à utiliser le bon lien pour chaque phase.

Les clients réservent le bon type de réunion sans te le demander.

Conseils pratiques pour de meilleures réunions de revue de conception

La planification n'est que la moitié de la bataille. Utilise ces tactiques pour améliorer les résultats des réunions.

• Fixe l'heure de l'ordre du jour

Divise un examen de DD de 60 minutes en plans, élévations et sections.

• Prépare le terrain à l’avance

Demandez les informations préalables avec des questions obligatoires.

• Protège le temps de concentration

Limite la disponibilité des pages de réservation à deux fenêtres quotidiennes.

• Utilise les tampons à bon escient

Ajoute un tampon de 15 minutes après les séances de révision intensive.

• Rendre les décisions visibles

Ajoute les prochaines étapes à la description de l'IA ou crée un lien vers Asana.

• Respecter les fuseaux horaires

Active la détection et indique clairement les créneaux horaires.

• Divise les agendas surdimensionnés

Crée deux sessions au lieu d'un marathon de 90 minutes.

Erreurs courantes à éviter

Les architectes tombent souvent dans ces pièges lors de la planification des revues de conception.

• S'appuyer sur des fils de discussion par courriel

Utilise plutôt un sondage de groupe.

• Proposer trop de plages horaires

Limite-toi à 5-8 options.

• Oublier le temps de préparation et de déplacement

Fixe des tampons dans Doodle.

• Mélanger les types de réunions

Séparer les types de réunions SD, DD et CD.

• Ignorer les besoins de confidentialité

Utilise les détails cachés des participants.

• Réservation sans ordre du jour

Utilise des descriptions AI et des questions obligatoires.

• Ne pas confirmer les outils

Connecte ton outil vidéo pour que les liens se remplissent automatiquement.

Outils et solutions pour la planification des architectes

Voici comment les fonctionnalités de Doodle correspondent à des scénarios courants d'examen de la conception.

Aperçu des produits Doodle (tableau)

Exemples concrets de cas d'utilisation de l'architecte

Révision de DD sur trois fuseaux horaires

Une entreprise de 12 personnes à Austin coordonnait un examen DD avec un client à Boston et des ingénieurs à Seattle. Les courriels ont traîné pendant une semaine.

Un sondage de groupe avec six options et un délai de 48 heures a permis de réduire rapidement les choix. Ce qui prenait sept jours a pris 36 heures.

Vérification des clients avec les pages de réservation

Un studio de charme a créé une page de réservation avec trois types de réunions. Les clients ont réservé pendant des fenêtres spécifiques, libérant ainsi deux matinées par semaine pour l'entretien.

Consultations de faisabilité payantes avec Stripe

Un développeur avait besoin d'examens rapides pour tester son projet. Le directeur a créé une page de réservation avec paiement. Les clients ont réservé et payé à l'avance, ce qui a permis de réduire les absences.

Coordination de la GC et réunions du CAO

Pendant le CA, l'équipe a utilisé 1:1 pour les synchronisations hebdomadaires du CA et une page de réservation pour les mises en attente du CAO. Les rappels ont permis de respecter le calendrier des réunions et de clarifier les décisions.

Inscription à la charrette communautaire

Pour un projet de centre civique, l'entreprise a utilisé une feuille d'inscription avec 25 places par créneau. Le personnel a reçu une liste propre avant chaque session.

Meilleures pratiques avancées qui permettent d'économiser des heures

• Construire une bibliothèque de modèles pour SD, DD et CD.

• Synchronise les réservations avec Slack ou Asana à l'aide de Zapier.

• Établir des règles à l'échelle du bureau comme "pas de réunions le lundi matin".

• Utilise les analyses de réservation pour ajuster les durées.

• Forme les clients au coup d'envoi pour qu'ils utilisent ta page de réservation.

Points clés

• Utilise les pages de réservation pour les examens basés sur les phases.

• Utilise les sondages de groupe pour une coordination multipartite.

• Utilise le 1:1 pour une prise de décision rapide entre les révisions.

• Utilise des feuilles d'inscription pour les événements et les visites.

• Active les rappels, les échéances et les tampons.

• Ajoute Stripe pour collecter les paiements pour les consultations.

• Utilise des descriptions AI pour les agendas serrés.

• Connecte ton calendrier pour éviter les conflits.

Commence avec une meilleure planification

Les revues de conception doivent faire avancer les projets, et non les ralentir. Avec Doodle, tu peux coordonner les clients, les consultants et les équipes de chantier en quelques minutes tout en gardant ton calendrier libre pour le travail de conception.

Configure des pages de réservation par phase et utilise des sondages de groupe lorsque de nombreuses personnes sont impliquées. Partage ton premier lien aujourd'hui et vois à quelle vitesse la prochaine révision atterrit sur le calendrier de tout le monde.

Prêt à rationaliser ton calendrier ? Crée un Doodle et vois comment les professionnels de l'architecture gagnent des heures chaque semaine.