Nous ne devrions pas être surpris que les réunions du conseil d'administration soient si difficiles à aimer. Après tout, il s'agit toujours de réunions. Étant donné qu'une personne passe en moyenne 13 jours par an dans des réunions inutiles, toute réunion à laquelle est associé le mot "réunion" est susceptible de provoquer un gémissement collectif - à l'intérieur, voire à l'extérieur de l'organisation.
Les réunions des conseils d'administration des organisations à but non lucratif représentent un exercice d'équilibre très particulier. Si ce n'est pas le cas de tous, la plupart des participants sont probablement des bénévoles attirés par l'organisation à but non lucratif par passion ou par un objectif. Leur motivation et leur enthousiasme sont incontestables. Mais il reste le petit problème du mot "réunion". En évitant certaines des erreurs importantes que les organisations à but non lucratif, comme les organisations de toutes sortes, ont tendance à commettre lors des réunions de leur conseil d'administration, vous pouvez vous assurer que ces réunions restent efficaces, efficientes et, peut-être même, agréables.
1. Organiser des réunions du conseil trop régulièrement
Chaque pays, et peut-être même chaque région d'un pays, peut avoir des réglementations différentes sur la fréquence des réunions du conseil d'administration, les réunions annuelles étant généralement le minimum légal. Si votre association est très petite, une réunion annuelle du conseil d'administration peut suffire. Cependant, au fur et à mesure que l'association grandit, il est probable que les réunions devront être plus fréquentes.
Le rythme trimestriel peut constituer un compromis satisfaisant entre trop souvent et pas assez, mais il est préférable de convoquer une réunion du conseil d'administration lorsque c'est nécessaire plutôt que d'en programmer une chaque mois et de devoir ensuite se démener pour trouver des sujets pour la remplir. En matière de réunions, l'absence peut en effet rendre le cœur plus tendre.
2. Oublier de planifier
Abraham Lincoln, seizième président des États-Unis et organisateur de réunions hors pair, a dit un jour : "Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache. Cette phrase nous rappelle qu'une grande partie du travail est souvent effectuée avant l'événement lui-même. Ce souci du détail impressionnera également votre conseil d'administration, car moins de deux tiers des réunions sont considérées comme bien gérées.
L'organisateur de la réunion doit s'assurer que tous les participants reçoivent une invitation au moins une semaine, voire deux semaines, avant la réunion. Il peut être extrêmement difficile de jongler avec les agendas d'un groupe de personnes très diverses.
Utilisez un outil de planification comme Doodle pour organiser les réunions du conseil d'administration. Un sondage avec des jours et des heures possibles peut être diffusé, permettant à tous les membres du conseil d'indiquer les options qui leur conviennent le mieux. L'outil affichera alors le meilleur créneau pour que la plupart des personnes puissent assister à la réunion, ce qui permettra à l'organisateur en manque de temps d'économiser des heures.
La personne qui anime la réunion du conseil, généralement le président du conseil, doit préparer et distribuer l'ordre du jour de la réunion au moins quelques jours à l'avance.
Si votre réunion est virtuelle - une pratique de plus en plus courante et une bonne option pour les organisations à but non lucratif, car elle permet d'éviter les dépenses et les inconvénients liés à la recherche d'un lieu de réunion - vérifiez que toutes les technologies requises fonctionnent avant la réunion et que tout le monde dispose d'un lien vers la réunion. Si vous utilisez Doodle, nous nous chargeons de cette tâche, comme pour tout autre rendez-vous.
3. Prendre les choses trop au sérieux
L'expression "réunion du conseil d'administration" évoque déjà des images de costumes croisés, de lunettes de lecture et de visages sévères. Ce n'est pas forcément le cas. Siéger au conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif est probablement un projet passionnel pour presque toutes les personnes impliquées, et la passion doit donc rester présente.
Pourquoi ne pas ouvrir la réunion avec une récente histoire de réussite pour détendre l'atmosphère et rappeler à tous les participants la mission de votre association, qui souligne précisément la raison pour laquelle ils se sont impliqués en premier lieu ?
4. Introduire des surprises dans les réunions du conseil d'administration
Une réunion du conseil d'administration est un moment d'enthousiasme, de réussite, de conviction et même de créativité. Ce n'est jamais le moment de faire des surprises. Vous avez décidé de changer le nom de votre association ? Vous avez licencié le responsable des médias ? Votre PDG a démissionné pour ouvrir un magasin de ponchos dans l'est d'Antioquia ? Assurez-vous que tout le monde dispose de toutes ces informations avant la réunion - ne profitez jamais de la réunion du conseil d'administration pour mettre tout le monde au courant des dernières nouvelles et des derniers potins de l'organisation.
De même, toute lecture préalable pertinente, comme les rapports sectoriels, les articles de presse récents, les études et les résultats internes, doit être communiquée bien avant la réunion. Il n'y a rien de plus frustrant que des réunions qui doivent être interrompues pendant dix minutes, le temps que tout le monde parcourt des documents essentiels.
5. Ne pas respecter le timing
Alfred Hitchcock a demandé aux directeurs de salles de fermer les portes dès que son film Psycho commençait, car il pensait que quelques minutes de retard gâcheraient le plaisir et l'appréciation de son chef-d'œuvre par les spectateurs. Le maître du suspense aurait fait un excellent président du conseil d'administration.
D'après nos propres études, près de la moitié des gens considèrent que les participants qui arrivent en retard ou qui partent en avance font partie de leurs principales contrariétés lors d'une réunion. L'adoption de règles d'engagement claires dès la première réunion - tout le monde arrive et part à l'heure, pas de téléphone ni d'ordinateur portable - vous sera très utile par la suite.
Le président, ou la personne qui anime la réunion, doit également être capable de faire avancer la discussion et de respecter le calendrier. Une tactique astucieuse consiste à disposer d'un tableau blanc (réel ou virtuel) sur lequel sont inscrits les sujets qui se posent et qui devraient être discutés, mais qui ne sont pas pertinents pour le plan. Ainsi, ces points ne sont pas oubliés pour être repris par d'autres groupes ou lors d'une réunion ultérieure du conseil d'administration, mais ils ne font pas non plus dérailler la session en cours.
6. Autoriser de longs rapports de commissions
L'une des principales causes de la lenteur des réunions du conseil est un ordre du jour qui encourage les longs rapports oraux des comités. Si votre association est de petite taille, il se peut que vous n'ayez que les rapports des comités de direction, de collecte de fonds et des finances. Cependant, au fur et à mesure que les organisations à but non lucratif se développent, elles sont susceptibles d'ajouter des comités dédiés aux programmes, aux audits, au personnel, à la politique publique, aux événements spéciaux et à la planification stratégique. Si chacun de ces comités commence à durer ne serait-ce que 20 minutes, vous devrez peut-être demander aux membres du conseil d'administration d'apporter des provisions et un sac de couchage.
Évitez les mises à jour importantes lors de la réunion du conseil d'administration. Les responsables de commission doivent communiquer quelques points d'information essentiels plutôt qu'un compte-rendu détaillé des derniers mois. Les membres du conseil d'administration ont alors le temps de poser des questions ou de faire des commentaires avant de passer au point suivant. Si vous souhaitez que les réunions du conseil d'administration soient particulièrement vivantes, faites figurer ces brèves mises à jour à l'ordre du jour avant la réunion.
7. Oublier que les membres du conseil d'administration sont des actifs et non des surveillants
De nombreux cadres n'aiment pas les réunions du conseil d'administration parce qu'ils ont l'impression d'être convoqués devant le directeur de l'école. Trop souvent, ils pensent qu'ils doivent s'expliquer et se justifier, ainsi que leur organisation, devant une salle de superviseurs désireux de disséquer et de critiquer chacune de leurs actions.
Cependant, cette perspective ne tient pas compte de l'avantage le plus important que les conseils d'administration apportent à tout organisme à but non lucratif : ils sont généralement composés de personnes intelligentes, expérimentées et bien informées qui peuvent contribuer à la réussite de votre organisme. Lorsque l'état d'esprit change et que l'on considère le conseil d'administration comme un organe de résolution de problèmes de haut niveau plutôt que comme un chef de file victorien, la réunion du conseil d'administration devient un événement beaucoup plus agréable, productif et collaboratif.
8. Ne pas se concentrer sur l'excellence des procès-verbaux
La rédaction du procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration est un art. Les procès-verbaux doivent faire état de toutes les tâches à accomplir, résumer les accords, enregistrer le quorum et prévoir avec précision les prochaines étapes, tout en restant précis et en éliminant tout ce qui est superflu. Il doit également être distribué le plus rapidement possible après les réunions du conseil d'administration, avec les points d'action surlignés et clairs pour que tout le monde les comprenne.
N'oubliez pas que les procès-verbaux sont des documents juridiques pour les organisations à but non lucratif. Si votre organisation est un jour impliquée dans un procès ou une situation similaire, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont des documents essentiels pour comprendre comment les décisions ont été prises, dans quel ordre elles l'ont été et où se situe la responsabilité.
Compte tenu de l'importance des procès-verbaux, leur rédaction doit être confiée à une personne qui en comprend l'importance et l'utilité et qui, au cours de la réunion, est chargée exclusivement de la rédaction des procès-verbaux.
9. Ignorer les exigences légales
Chaque pays et même chaque région d'un pays possède une série d'exigences légales auxquelles les organisations à but non lucratif doivent se conformer et se soumettre. Celles-ci peuvent aller des documents qu'elles doivent divulguer publiquement à la manière dont les pratiques de marketing sont menées. Toutefois, plusieurs exigences légales sont susceptibles de concerner les réunions du conseil d'administration. Les plus courantes sont les suivantes :
La fréquence des réunions du conseil d'administration des organisations à but non lucratif. Le minimum habituel est d'une fois par an, mais ne nous croyez pas sur parole, car ce chiffre peut varier d'une région à l'autre.
Le nombre minimum de membres du conseil d'administration qui doivent être présents pour constituer un quorum, c'est-à-dire pour voter sur toute décision importante.
Les procès-verbaux doivent être précis, conservés de manière claire et accessibles, car ils constituent un document juridique essentiel sur la manière dont les décisions ont été prises. La durée de conservation des procès-verbaux peut varier d'une région à l'autre.
10. Ne pas assurer le suivi
Tout comme la préparation est essentielle à la réussite d'une réunion du conseil d'administration, le suivi l'est tout autant. Le seul post-scriptum strictement indispensable est la distribution en temps utile du procès-verbal de la réunion.
Toutefois, il est utile d'aller au-delà du strict nécessaire :
Envoyez un message de remerciement sincère aux membres du conseil d'administration qui consacrent bénévolement leur temps et leur énergie à l'organisation. Un petit cadeau une fois par an est également un gage de reconnaissance.
Mettez en avant les événements et programmes à venir auxquels les membres du conseil d'administration pourraient souhaiter participer ou qu'ils pourraient partager avec leurs réseaux.
Envoyez une courte enquête pour recueillir l'avis des participants sur le déroulement de la réunion, sur la réalisation des objectifs fixés et sur les améliorations à apporter à l'avenir. L'auto-évaluation est un outil essentiel pour aider à planifier des réunions meilleures et plus productives.
Voici donc les dix principales erreurs à éviter lors de l'organisation des réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif. Il existe de nombreux autres conseils et listes de contrôle qui peuvent vous guider dans le processus de planification et d'organisation des réunions du conseil d'administration. Cependant, gardez à l'esprit que votre réunion de conseil doit être aussi individuelle que votre organisation, même si certaines cases doivent être cochées.
Évitez ces erreurs, concentrez-vous sur l'engagement des participants et la prise de décisions intelligentes, et vous ne pourrez pas vous tromper.
Pour savoir comment une autre organisation à but non lucratif, Strategic Resource Group, utilise Doodle pour optimiser ses réunions, consultez notre étude de cas.
Planification
Comment les petites équipes Ops peuvent gérer les demandes de planification à haut volume
Lire l'articlePlanification