4 failles fatales dans votre réunion de stratégie d'entreprise

Si les grands produits et services peuvent apparaître comme par magie, un éclair d'inspiration dans l'esprit de leurs créateurs, les entreprises exceptionnelles ne se créent pas d'elles-mêmes. Elles ont besoin d'être cultivées. Elles ont besoin de direction. Elles ont besoin d'une, eh bien, disons-le : elles ont besoin d'une stratégie.

Le mot "stratégie" a été tellement galvaudé ces dernières années qu'il est devenu une sorte de mot à la mode dans les entreprises. Ce faisant, le terme a perdu beaucoup de son pouvoir et de sa signification. Cela ne le rend pas moins essentiel. Après tout, si la stratégie est correcte, les affaires ne sont pas si compliquées. "Vous choisissez une direction et vous la mettez en œuvre comme un diable", disait Jack Welch, le légendaire PDG de GE.

Alors que beaucoup de vos employés adopteront probablement le terme "stratégique" dans leur titre de poste ou leur CV, la réalité est que le quotidien de la plupart des employés dans la plupart des entreprises est une mer agitée d'opérations, résolvant problème après problème. Selon une étude publiée dans la Harvard Business Review, 95 % des employés des moyennes et grandes entreprises ne connaissent pas ou ne comprennent pas la stratégie de leur entreprise. Ils sont trop occupés à éteindre des incendies pour se demander pourquoi. Cela vaut tout autant pour les cadres supérieurs, et c'est précisément la raison pour laquelle les esprits les plus brillants de l'entreprise doivent régulièrement faire de la place dans leur agenda pour discuter de la stratégie de l'entreprise et uniquement de la stratégie de l'entreprise.

Il n'existe pas de règles fixes concernant la fréquence des réunions de stratégie d'entreprise. La fréquence varie en fonction de la taille de l'entreprise, du secteur d'activité et d'une multitude d'autres facteurs. Une réunion annuelle du conseil d'administration est le minimum auquel vous devez vous engager. Certaines entreprises opteront pour des réunions trimestrielles, tandis que d'autres préféreront des réunions mensuelles de stratégie d'entreprise. Quelle que soit leur fréquence, ces réunions doivent être très productives et définir une orientation claire pour l'organisation, ses employés et les autres parties prenantes.

Les réunions de stratégie d'entreprise qui n'y parviennent pas sont généralement entachées d'un ou plusieurs défauts qui peuvent faire dérailler l'ensemble du processus.

Mauvaise compréhension de l'objectif d'une réunion stratégique

Comme nous l'avons déjà vu, le terme "stratégie" est utilisé si largement, et souvent de manière incorrecte, qu'il est devenu source de confusion. Toute réunion comportant un soupçon de planification est désormais considérée comme une réunion stratégique. Commençons donc par énoncer ce qu'une réunion de stratégie d'entreprise ne doit pas inclure :

Alors, que doit comprendre une réunion sur la stratégie d'entreprise ?

Comme l'explique Ted Jackson de ClearPoint Strategy : "Les réunions d'opérations mesurent : "Faisons-nous les choses correctement ?", tandis que les réunions de stratégie mesurent : "Faisons-nous les bonnes choses ?".

Manque d'adhésion à la réunion

Qui ne mord pas n'a pas peur, et plus d'un cadre supérieur a vu trop d'heures précieuses gaspillées dans une réunion stratégique sans direction et improductive, ce qui explique pourquoi ils ne sautent pas de joie en apprenant qu'une autre réunion se profile à l'horizon. Pour l'organisateur de la réunion, transformer cette apathie en ardeur est essentiel pour garantir le succès de la réunion stratégique de l'entreprise.

Une planification préalable insuffisante

Du stagiaire au PDG, il nous est arrivé à tous de nous précipiter à une réunion qui s'affichait sur l'écran de notre ordinateur portable, sans connaître le sujet ou la raison de la réunion et sans aucune préparation. C'est souvent acceptable. Être flexible et capable de réfléchir sur-le-champ est une compétence non technique essentielle pour survivre sur le lieu de travail moderne.

Cependant, les réunions de stratégie d'entreprise ne sont pas des réunions ordinaires. L'improvisation n'est pas une option, ni pour la personne qui organise ou coordonne la réunion, ni pour les participants. Plus l'entreprise est grande et complexe, plus la réunion stratégique est susceptible d'être critique et complexe, nécessitant de plus en plus de ressources pour faciliter ces réunions essentielles.

Agenda: Avoir simplement un ordre du jour est loin d'être suffisant. Un bon ordre du jour doit indiquer ce qui sera abordé au cours de la réunion, les questions qui seront posées et le temps qui sera alloué à chaque sujet. Ainsi, il indique aux participants ce que l'on attend d'eux avant et pendant la réunion et leur permet de se préparer aux sujets les plus importants.

Stratégie actuelle: Si cela n'est pas déjà évident dans l'ordre du jour, soulignez à nouveau que tous les participants doivent examiner et connaître parfaitement la stratégie actuelle et ce qui a été discuté lors de la précédente réunion sur la stratégie d'entreprise, le cas échéant.

**Si un échantillon représentatif des employés n'est pas représenté à votre réunion stratégique, recueillez les pensées et les points de vue de l'ensemble du personnel par le biais d'une enquête auprès des employés qui sera présentée à la réunion.

La partie la plus importante du travail préalable est la recherche sur la planification stratégique qui doit servir de base à la réunion stratégique de l'entreprise. Dans les grandes entreprises, des départements entiers seront consacrés à la production de ce type de rapports. Cependant, les petites organisations ne doivent pas négliger cette recherche essentielle. La planification stratégique de haut niveau doit inclure :

Penser que le travail est terminé lorsque la réunion se termine

La réunion est terminée. Le travail est terminé. Il est temps de prendre un verre et de fêter ça ? Malheureusement, c'est là que le travail difficile commence. Pour un grand nombre d'entreprises qui ont le sentiment que leurs réunions de stratégie d'entreprise ne donnent pas les résultats escomptés, ce ne sont pas les réunions elles-mêmes qui ne fonctionnent pas. Dès que chacun quitte la salle de réunion ou rentre chez lui après deux jours de réunion sur la stratégie d'entreprise, il fait ses adieux à la vue d'ensemble et se replonge immédiatement dans ces plates-formes opérationnelles brûlantes.

Selon un rapport, les dirigeants passent moins de trois heures par mois à examiner, communiquer ou travailler sur la stratégie, tandis que 90 % des dirigeants avouent ne pas réussir à l'exécuter. Tout le dur travail accompli pendant la réunion s'évapore dans l'éther dès que la réunion est levée. Mais cela ne doit pas nécessairement être le cas :

Surtout, veillez à ce que les éléments pertinents de votre stratégie d'entreprise, ou les changements apportés à celle-ci, soient communiqués au reste de l'organisation. Cela ne signifie pas nécessairement qu'il faille publier les procès-verbaux pour que tous les employés puissent les consulter - bien que ce soit la voie choisie par certaines entreprises pour favoriser une culture de transparence totale. Par le biais des canaux de communication internes, des réunions publiques et des entretiens individuels, les cadres supérieurs peuvent transmettre les informations pertinentes au personnel. Après tout, une fois que vous partagez ouvertement la nouvelle stratégie, il incombe à chacun, et pas seulement aux dirigeants, de la mettre en œuvre.

***Si vous souhaitez savoir pourquoi des milliers d'entreprises utilisent Doodle pour automatiser et accélérer le processus de planification des réunions stratégiques, demandez une démonstration.