Comment planifier votre réunion

Commencez par réfléchir à l'objet de votre réunion et préparez une liste des rôles. De cette façon, vous pourrez donner de la clarté et une structure globale à la réunion prévue. Vous pouvez également attribuer des rôles aux participants afin de rationaliser le processus. Créez un ordre du jour à suivre afin de ne pas vous écarter des principaux sujets abordés.

Une fois que tout le monde est réuni, décidez qui présidera la réunion si ce n'est pas vous. Assurez-vous qu'il dispose de l'ordre du jour, qu'il s'y tient et qu'il donne à chacun la possibilité de s'exprimer. Il est important d'entendre toutes les voix dans la salle. De même, si quelqu'un d'autre dans la salle doit diriger la réunion, par exemple le chef d'un département qui a plus de connaissances sur le sujet, assurez-vous que le président le sache.

Parfois, il peut être utile de commencer par une activité pour briser la glace ou quelque chose pour aider tout le monde à se sentir à l'aise. Le fait de prendre quelques minutes pour discuter et rattraper le temps perdu avec les collègues permet aux participants de se sentir plus à l'aise pour participer, surtout s'il s'agit d'une réunion importante.

Veillez à ce que l'ordre du jour soit organisé par priorité afin que rien d'important ne soit oublié. Commencez par le haut et allez-y progressivement. Si un sujet semble prendre trop de temps, recommandez de le déplacer vers un suivi où il pourra être discuté plus en détail.

À la fin de la réunion, prenez note de tout suivi ou point d'action et arrangez-vous pour en discuter avec les personnes concernées.

Après la réunion, demandez un retour d'information afin d'améliorer continuellement la structure de vos réunions mensuelles et d'en tirer le meilleur parti.

Vous pouvez également faire de la place pour discuter des mises à jour, comme la direction que vous prenez (il est préférable de commencer par une note positive - nous sommes heureux d'avoir accompli tant de choses jusqu'à présent, mais il y a encore beaucoup à faire).

Comment organiser une réunion mensuelle ?

Qu'il s'agisse de travail ou de loisirs, réunir des personnes pour une réunion une fois par mois n'est pas une mince affaire. C'est pourquoi vous avez Doodle.

Notre outil Sondage de groupe peut vous donner une réponse aux moments où les gens sont libres en quelques minutes. Il suffit de sélectionner une plage horaire et de l'envoyer à vos invités. Ils décideront de ce qui leur convient et vous aurez un moment pour vous rencontrer.

Doodle Professional vous permet également de passer à la vitesse supérieure en matière de planification. Ajoutez votre propre image de marque aux invitations à des réunions, supprimez les publicités et fixez des dates limites pour que les gens répondent. De plus, vous pouvez créer un nombre illimité de Pages de réservation - un moyen puissant de gérer votre emploi du temps.

Si vous vous réunissez virtuellement, ajoutez votre outil de vidéoconférence préféré et Doodle ajoutera automatiquement les liens à toutes les invitations que vous enverrez.

Doodle vous permet d'organiser facilement des réunions mensuelles - quel que soit le nombre de participants. Plus d'emails dans les deux sens, plus de stress, juste plus de temps libre pour vous concentrer sur des choses plus importantes. Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui.