Wie Sie Ihr Treffen planen

Überlegen Sie zunächst, wozu das Treffen dienen soll, und erstellen Sie eine Liste der Rollen. Auf diese Weise schaffen Sie Klarheit und eine Gesamtstruktur für die zu erwartende Zusammenkunft. Sie können den Teilnehmern auch Rollen zuweisen, um den Prozess zu straffen. Erstellen Sie eine Tagesordnung, damit Sie sich auf die wichtigsten Themen konzentrieren können.

Sobald alle Teilnehmer versammelt sind, entscheiden Sie, wer die Sitzung leitet, falls Sie es nicht sind. Vergewissern Sie sich, dass die Tagesordnung vorliegt, halten Sie sich daran und lassen Sie jeden zu Wort kommen. Es ist wichtig, dass alle Stimmen im Raum gehört werden. Wenn es Bereiche gibt, in denen jemand anderes im Raum die Leitung übernimmt, z. B. der Leiter einer Abteilung, der mehr über das Thema weiß, stellen Sie sicher, dass der Vorsitzende dies weiß.

Manchmal kann es hilfreich sein, mit einem "Eisbrecher" oder etwas anderem zu beginnen, damit sich alle wohl fühlen. Selbst ein paar Minuten, in denen man sich mit den Kollegen unterhalten kann, tragen dazu bei, dass sich die Teilnehmer wohler fühlen, wenn sie einen Beitrag leisten - vor allem, wenn es sich um eine große Sitzung handelt.

Stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung nach Prioritäten geordnet ist, damit nichts Wichtiges übersehen wird. Beginnen Sie ganz oben und arbeiten Sie sich nach und nach vor. Wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas zu lange dauern wird, empfehlen Sie, es auf einen Folgetermin zu verschieben, wo es ausführlicher besprochen werden kann.

Notieren Sie sich am Ende der Sitzung alle Folgemaßnahmen oder Aktionspunkte und vereinbaren Sie eine Besprechung mit den zuständigen Personen.

Bitten Sie nach der Besprechung um Feedback, damit Sie die Struktur Ihrer monatlichen Besprechungen kontinuierlich verbessern und das Beste aus ihnen herausholen können.

Sie können auch Platz schaffen, um Aktualisierungen zu besprechen, z. B. die Richtung, in die Sie gehen (am besten beginnen Sie mit einer positiven Note - wir sind froh, dass wir bisher so viel erreicht haben, aber es gibt noch mehr zu tun).

Wie planen Sie ein monatliches Treffen?

Ob bei der Arbeit oder in der Freizeit, es ist keine Kleinigkeit, sich einmal im Monat zu einem Treffen zusammenzufinden. Dafür gibt es Doodle.

Mit unserem Tool Gruppenumfrage können Sie in wenigen Minuten herausfinden, wann die Leute Zeit haben. Wählen Sie einfach eine Reihe von Zeiten aus und senden Sie sie an Ihre Gäste. Sie entscheiden dann, was ihnen passt, und Sie haben einen Termin für ein Treffen.

Mit Doodle Professional können Sie die Terminplanung auf die nächste Stufe heben. Fügen Sie Ihren Einladungen Ihr eigenes Branding hinzu, entfernen Sie Anzeigen und setzen Sie Fristen für die Beantwortung. Außerdem können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Buchungsseiten erstellen - eine leistungsstarke Methode, um Ihren Terminplan in den Griff zu bekommen.

Wenn Sie sich virtuell treffen, fügen Sie Ihr bevorzugtes Videokonferenz-Tool hinzu und Doodle fügt die Links automatisch zu allen Einladungen hinzu, die Sie versenden.

Doodle macht es Ihnen leicht, monatliche Besprechungen abzuhalten - egal, wie viele Personen daran teilnehmen. Kein Hin- und Herschreiben von E-Mails, kein Stress mehr, einfach mehr freie Zeit für Sie, um sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren. Testen Sie es noch heute kostenlos.