Cómo planificar su reunión
Empieza por pensar para qué vas a reunirte y prepara una lista de funciones. Así aportarás claridad y una estructura general a la reunión prevista. También puedes asignar funciones a los participantes para agilizar el proceso. Elabora un orden del día para centrarte en los temas principales.
Una vez reunidos todos, decide quién presidirá la reunión si no eres tú. Asegúrate de que tiene el orden del día, cíñete a él y da a todos la oportunidad de hablar. Es importante escuchar todas las voces de la sala. Además, si hay áreas en las que otra persona de la sala va a dirigir, por ejemplo, el jefe de un departamento con más conocimientos sobre el tema, asegúrate de que el presidente lo sabe.
A veces puede ser útil empezar rompiendo el hielo o haciendo algo para que todos se sientan cómodos. Incluso unos minutos para charlar y ponerse al día con los compañeros pueden hacer que la gente se sienta más cómoda a la hora de contribuir, sobre todo si se trata de una reunión multitudinaria.
Asegúrate de que el orden del día está organizado por prioridades para que no se pase nada importante por alto. Empieza por arriba y ve avanzando. Si parece que algo va a llevar demasiado tiempo, recomienda trasladarlo a un punto posterior donde pueda tratarse con más detalle.
Al final de la reunión, toma nota de los puntos de seguimiento o de acción y organízalos con las personas pertinentes.
Después de la reunión, pida opiniones para seguir mejorando la estructura de sus reuniones mensuales y sacarles el máximo partido.
También puedes dejar espacio para comentar cualquier actualización, como la dirección que estáis tomando (lo mejor es empezar con una nota positiva: nos alegramos de haber conseguido tanto hasta ahora, pero aún queda mucho por hacer).
