Come pianificare la riunione
Iniziate a pensare al motivo della riunione e preparate un elenco di ruoli. In questo modo, è possibile fornire chiarezza e una struttura generale per la riunione prevista. Potete anche assegnare i ruoli ai partecipanti per semplificare il processo. Creare un ordine del giorno da seguire per concentrarsi sugli argomenti principali.
Una volta riuniti tutti, decidete chi presiederà la riunione se non siete voi. Assicuratevi che abbia l'ordine del giorno, che lo rispetti e che dia a tutti la possibilità di parlare. È importante ascoltare tutte le voci presenti nella stanza. Inoltre, se ci sono aree in cui qualcun altro nella stanza deve condurre, per esempio il capo di un dipartimento con una maggiore conoscenza dell'argomento, assicuratevi che il presidente lo sappia.
A volte può essere utile iniziare con un rompighiaccio o qualcosa che aiuti tutti a sentirsi a proprio agio. Anche solo pochi minuti per chiacchierare e fare due chiacchiere con i colleghi possono far sentire le persone più a proprio agio nel contribuire, soprattutto se si tratta di una riunione numerosa.
Assicuratevi che l'ordine del giorno sia organizzato per priorità, in modo da non perdere nulla di importante. Iniziate dall'inizio e procedete per gradi. Se qualcosa sembra richiedere troppo tempo, consigliate di spostarlo in un secondo momento, dove potrà essere discusso in modo più approfondito.
Al termine della riunione, prendete nota di eventuali follow-up o punti d'azione e organizzate una discussione con le persone interessate.
Dopo la riunione, chiedete un feedback per migliorare continuamente la struttura delle vostre riunioni mensili e ottenere il massimo da esse.
Potete anche dedicare spazio alla discussione di eventuali aggiornamenti, come la direzione che state prendendo (meglio iniziare con una nota positiva: siamo contenti di aver raggiunto questi risultati finora, ma c'è ancora molto da fare).
