Réduire les absences : stratégies de rappel qui fonctionnent pour les tuteurs.

Les leçons manquées ne font pas que perdre du temps. Les absences réduisent tes revenus, brisent l'élan de l'apprentissage et te laissent dans l'obligation de combler les lacunes. Si tu donnes des cours particuliers après l'école ou en ligne, tu sais que les élèves et les parents jonglent avec des calendriers chargés. Une simple stratégie de rappel peut faire la différence entre un créneau vide et une excellente séance.

Dans ce guide, tu apprendras comment réduire les absences grâce à un calendrier de rappel testé, des messages clairs et des outils intelligents. Nous partagerons des modèles que tu peux utiliser dès aujourd'hui, des conseils pour travailler avec les parents et des façons de rendre le report de date indolore. Tu verras également comment Doodle aide les tuteurs à maintenir des sessions pleines grâce à des rappels automatiques, des connexions au calendrier et des paiements via Stripe.

Le défi auquel sont confrontés les tuteurs professionnels

Les tuteurs sont confrontés à des obstacles uniques en matière d'emploi du temps. Les élèves ont des sports, des clubs, des emplois et des devoirs. Les parents gèrent plusieurs enfants et des routines changeantes. Les étudiants de l'université gèrent les blocs de cours et les examens. Les étudiants en ligne ajoutent les fuseaux horaires au mélange.

Les causes courantes de non-présentation au cours de tutorat :

• Réservation par un parent, oubli par l'élève

• Semaine d'examen ou événement scolaire qui se déroule en retard

• Confusion sur le lieu ou le lien de la rencontre

• Pas de paiement ou d'acompte, donc peu d'engagement

• Changement de dernière minute, pas de moyen facile de reporter le rendez-vous

• Fuseaux horaires différents pour les cours en ligne

Tu ne peux pas éliminer tous les risques. Tu peux rendre l'oubli difficile et la reprogrammation facile. Un bon plan de rappel permet de faire les deux.

Pourquoi c'est important pour les tuteurs

Les absences nuisent à tes revenus et à ton flux d'enseignement. Deux leçons manquées par semaine à 60 dollars chacune, c'est presque 500 dollars de perdus chaque mois. Cela signifie également des progrès plus lents pour l'élève et des rentrées d'argent inégales pour toi.

Les bons rappels font plus que protéger les revenus. Ils aident les élèves à prendre des habitudes. Ils établissent des attentes claires en matière de préparation et de paiement. Ils facilitent la confirmation ou la reprogrammation. Au fil du temps, cela renforce la confiance des familles et te permet de te concentrer sur l'enseignement.

Crée une cadence de rappels qui favorise l'assiduité

Ton objectif est simple. Il s'agit de faire des rappels aux bons moments et d'inclure les bons détails. Voici une cadence fiable que tu peux adapter.

1. Juste après la réservation

   • Envoie une confirmation avec la date, l'heure, le lieu ou le lien vidéo, le coût et les notes de préparation.

   • Inclus un lien de reprogrammation en un clic et tes conditions d'annulation.

   • Si un parent a réservé, envoie une copie à l'élève et au parent.

2. 72 heures avant

   • Utilise cette option pour les sessions à prix élevé ou pour les nouveaux élèves.

   • Ajoute une courte liste de contrôle : ce qu'il faut apporter, les devoirs à réviser et comment te joindre.

3. 24 heures avant

   • C'est le rappel d'ancrage pour la plupart des tuteurs.

   • Indique l'état du paiement. Si tu utilises Doodle avec Stripe, la session s'affichera comme payée si elle a été encaissée lors de la réservation.

4. 2 heures avant

   • Sois bref. Parfait pour un SMS ou un e-mail rapide.

   • Répète le lien ou l'adresse et une option de réponse rapide.

5. 10 à 15 minutes avant

   • À utiliser uniquement pour les cours en ligne. Un message court avec le lien de la réunion stimule les départs à l'heure.

Adapte-toi au type d'élève :

• Pour les collégiens, mets les parents en copie de tous les rappels

• Pour les lycéens, les SMS doivent être plus courts et les émojis doivent être utilisés avec parcimonie.

• Pour les apprenants adultes, propose un bouton de reprogrammation en un clic.

• Pour les sessions en personne, ajoute une note sur le parking et le code de la porte si nécessaire.

• Pour les sessions en ligne, inclus le lien Zoom ou Google Meet dans chaque message.

Modèles d'e-mails et de SMS que tu peux copier

Courriel de confirmationObjet : Ta séance de tutorat est réservée pour le [jour, date].

Bonjour [Nom de l'élève],

Merci d'avoir réservé ta séance de [Sujet].

Heure : [Jour, Date, Heure] [Fuseau horaire] Lieu : [Adresse] ou Rejoindre : [Lien vidéo] Durée : [Durée] Prix : [Montant] [Payé ou dû à la séance].

Préparation : apporte ton manuel, tes derniers devoirs et une calculatrice.

Tu as besoin de changer de programme ? Reporte-toi ici : [Politique d'annulation : [Politique en une phrase]

À bientôt, [Ton nom]

Rappel SMS de 24 heures Bonjour [Nom], rappel rapide pour [Sujet] à [Heure]. Rejoins-nous ici : [Lien vidéo] ou rendez-vous à [Adresse]. Besoin de reprogrammer ? [Lien]

Rappel par courriel de 2 heuresObjet : Cours de soutien d'aujourd'hui à [Heure]

Bonjour [Nom], j'ai hâte d'assister à notre leçon de [Matière] aujourd'hui à [Heure]. Voici ton lien : [Lien vidéo]. Si tu as besoin de reprogrammer, utilise ce lien : [Lien de reprogrammation]. Apporte [éléments de préparation].

SMS de 10 minutes pour les sessions en ligne Débutant bientôt : [Sujet] à [Heure]. Rejoins-nous maintenant : [Lien vidéo]

Avec Doodle 1:1 et Booking Page, tes courriels de confirmation et de rappel peuvent inclure tout ce qui précède. Tu peux ajouter ton logo avec une marque personnalisée, donner un ton cohérent avec des descriptions générées par l'IA, et appliquer la même cadence à chaque élève sans travail manuel.

Utilise les bons canaux pour chaque élève

Choisir la façon dont tu envoies les rappels compte autant que le moment où tu les envoies. Mélange les canaux en fonction de l'élève et de la session.

• Courriel

  • Idéal pour les confirmations, les instructions plus longues et les reçus.

  • Bon pour les parents qui suivent les détails et les politiques

  • Ajoute des invitations au calendrier pour que les sessions apparaissent sur leur calendrier.

• SMS

  • Meilleur pour les encouragements le jour même

  • Ne dépasse pas 160 caractères lorsque c'est possible

  • Obtenir le consentement des parents pour les mineurs

• Invitations au calendrier

  • Assure-toi que l'événement comprend l'adresse ou le lien vidéo.

  • Les élèves qui vivent en fonction de leur calendrier recevront des alertes de l'appareil.

  • Doodle se connecte au calendrier Google, au calendrier Outlook et au calendrier Apple pour éviter les conflits et tenir compte des fuseaux horaires.

• Messages dans l'application ou sur le portail

  • Si tu utilises le LMS de l'école, affiche les rappels là aussi.

  • Doodle peut se connecter à des outils grâce à Zapier, ce qui te permet de déclencher des SMS ou d'autres alertes lorsqu'une réservation est effectuée

Pour les élèves plus jeunes, envoie tous les rappels au parent et à l'élève. Pour les adolescents plus âgés, envoie un SMS à l'élève et un courriel au parent sur les avis plus longs.

Avec Doodle, les invitations sont envoyées directement et peuvent inclure à la fois l'élève et le parent. Tes rappels automatiques peuvent être définis une fois, puis appliqués à chaque session réservée par le biais de ta page de réservation ou du lien 1:1.

Réduis les frictions avec une programmation et des paiements intelligents

Si la réservation est confuse ou si le paiement n'est pas clair, tu verras plus de non-présentations. Resserre le processus.

• Partage un lien unique pour réserver

  • Utilise une page de réservation Doodle pour les étudiants en cours. Elle n'affiche que tes heures ouvertes en fonction de ton calendrier connecté.

  • Utilise Doodle 1:1 pour proposer une liste d'heures fixes pour une première session ou une leçon d'essai.

• Percevoir le paiement au moment de la réservation

  • Connecte Stripe à Doodle. Tu peux exiger un paiement complet ou un acompte qui se convertit en crédit lors de la leçon.

  • Les sessions payées à l'avance ont plus de chances d'avoir lieu. Si quelqu'un a besoin de reprogrammer, il peut le faire par le même lien.

• Établir des politiques claires

  • Ajoute une phrase de politique d'annulation à chaque message.

  • Exemple : Annule ou reprogramme au moins 24 heures à l'avance pour conserver ton crédit.

• Ajoute des tampons et des notes de voyage

  • Prévois des périodes tampons de 10 à 15 minutes autour des cours pour gérer l'installation ou les déplacements.

  • Doodle te permet de définir des tampons afin que les réservations consécutives ne se chevauchent pas.

• Facilite la reprogrammation

  • Un bouton de reprogrammation vaut mieux qu'une absence. Il te fait gagner du temps, à toi et à ta famille.

  • Doodle insère le lien de reprogrammation dans les confirmations et les rappels. Pas de va-et-vient manuel.

• Inclure le lien ou l'adresse de la réunion à chaque fois

  • Doodle ajoute les liens Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ou Cisco à l'événement du calendrier.

  • Pour les cours en personne, ajoute une ligne de parking, un numéro de salle ou un code de porte.

• Gère automatiquement les fuseaux horaires

  • Si tu donnes des cours particuliers sur plusieurs fuseaux horaires, Doodle affiche les heures à l'heure locale de l'observateur.

  • Cela suffit à éviter de nombreuses sessions en ligne manquées.

Pour les cours collectifs ou les camps d'entraînement au SAT, utilise les feuilles d'inscription de Doodle. Limite le nombre de places, définis des créneaux horaires et laisse les familles choisir. Active les rappels pour réduire les écarts. Si tu t'occupes de grands groupes, Doodle peut envoyer des courriels à un maximum de 1000 participants.

Rédige des messages qui incitent les gens à se présenter

Ce que tu dis dans un rappel est important. Chaque message doit répondre à quatre questions en quelques secondes.

1. Quand a lieu ma session ?

2. Où dois-je aller ou comment puis-je m'inscrire ?

3. Que dois-je apporter ou faire ?

4. Comment puis-je reporter la séance si nécessaire ?

Garde un ton amical et clair. Vise une à deux lignes dans les SMS et cinq à huit lignes dans les courriels.

Liste de contrôle à inclure dans les rappels :

• Jour, date, heure et fuseau horaire.

• Adresse ou lien en direct pour les leçons en ligne

• Étapes de préparation en une ligne

• Statut du paiement et montant dû, le cas échéant

• Lien de reprogrammation

• Moyen rapide de te joindre pour les problèmes de dernière minute.

Doodle Pro peut générer pour toi une description claire de la session. Tu peux en définir le ton et la longueur, puis l'appliquer aux confirmations et aux rappels. Ajoute ton logo et tes couleurs pour que les parents reconnaissent tes messages au premier coup d'œil.

Conseils pratiques pour les tuteurs que tu peux appliquer dès aujourd'hui.

• Conseil 1 : Utilise des horaires différents pour les sessions récurrentes et les premières sessions.

• Conseil 2 : ajoute une demande de confirmation des parents

• Conseil 3 : Marquer les sessions qui ont besoin d'être préparées

• Conseil 4 : Offrir une grâce pour les arrivées tardives

• Conseil 5 : Utiliser une liste d'attente pour les sessions de groupe

• Astuce 6 : Envoyer un teaser de progression

• Conseil 7 : Encourage les absences récurrentes en leur donnant le choix

• Conseil 8 : Protège ton temps avec des dépôts

Erreurs courantes à éviter

• Envoyer trop de rappels

• Cacher des informations clés dans de longs courriels

• Oublier le parent

• Ne pas tenir compte des fuseaux horaires

• Pas d'option de report facile

• Omettre les détails du paiement

• Utiliser des plateformes différentes pour chaque étape

Outils et solutions pour que les rappels fonctionnent

Doodle offre aux tuteurs une configuration propre pour la réservation, les rappels et le paiement.

• Page de réservation

  • Partage un lien unique qui n'affiche que les moments où tu es libre en fonction de ton calendrier.

  • Connecte Google Calendar, Outlook Calendar ou Apple Calendar pour que Doodle bloque les conflits.

  • Active les rappels automatiques et ajoute des tampons. Recueille le paiement avec Stripe au moment de la réservation.

• 1:1

  • Offre une série d'heures pour les nouveaux étudiants ou les sessions de rattrapage.

  • Laisse l'élève choisir en un seul clic. Doodle envoie la confirmation et les rappels.

  • Idéal pour les cours d'essai et les réunions de placement.

• Feuilles d'inscription

  • Parfaites pour les cours en petits groupes, les cours accélérés d'ACT ou les ateliers de vacances.

  • Limite le nombre de places, ajoute plusieurs sessions et laisse les élèves choisir.

  • Cache les détails des participants pour protéger la vie privée des élèves.

• Sondages de groupe

  • Lorsque tu veux commencer une nouvelle section de groupe, sonde les élèves ou les parents pour trouver le meilleur moment.

  • Invite jusqu'à 1000 participants par e-mail. Fixe une date limite et laisse Doodle envoyer des rappels pour voter.

Intégrations utiles :

• Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Cisco.

• Stripe pour les paiements

• Zapier pour les SMS et le CRM

Fonctionnalités premium :

• Descriptions de sessions générées par l'IA

• Marque personnalisée

• Feuilles d'inscription illimitées

• Expérience sans publicité

• Invitations en masse

• Détection du fuseau horaire

• Sécurité au niveau de l'entreprise

Exemples concrets

• Un tuteur SAT réduit les lacunes au printemps Maya organise des cours particuliers de préparation au SAT. Elle a configuré sa page de réservation Doodle pour exiger un dépôt de 25 dollars via Stripe et a ajouté des rappels à 24 heures et à 2 heures. Chaque message comprend une courte liste de contrôle et un lien de reprogrammation. Les parents signalent moins de confusions et Maya constate une fréquentation plus régulière pendant la haute saison.

• Carlos enseigne l'espagnol à des apprenants adultes aux États-Unis et en Europe. Il utilise Doodle 1:1 pour proposer des blocs horaires hebdomadaires. Doodle affiche les heures dans l'heure locale de chaque étudiant et ajoute un lien Zoom à chaque événement. Carlos a ajouté un rappel par SMS de 10 minutes, ce qui a permis de réduire les retards et les absences d'un fuseau horaire à l'autre.

• L'atelier de théorie musicale ne désemplit pas Jae organise un cours collectif le samedi avant les auditions régionales. Avec les feuilles d'inscription Doodle, il a fixé une limite de 8 places et a laissé les élèves choisir l'un des deux créneaux horaires. Lorsque quelqu'un annulait, l'élève suivant sur sa liste occupait la place. Des rappels ont été envoyés à tous les élèves inscrits et Jae a caché les détails des participants pour protéger leur vie privée.

• Un tuteur en algèbre simplifie la coordination avec les parents Priya donne des cours particuliers à des collégiens. Elle met les parents en copie de chaque confirmation et de chaque rappel. Elle a ajouté des instructions de stationnement à son modèle et une courte ligne sur sa politique de 24 heures. Les parents apprécient la clarté et Priya passe moins de temps à courir après les confirmations.

Points clés à retenir

• Une cadence simple fonctionne : confirmation, 24 heures, 2 heures, et un petit coup de pouce avant les sessions en ligne.

• Inclure l'heure, le lien ou l'adresse, les étapes de préparation, l'état du paiement et un lien de reprogrammation dans chaque rappel.

• Associe les canaux à l'élève et copie les parents pour les mineurs.

• Recueille le paiement avec Stripe au moment de la réservation pour augmenter l'engagement et réduire les désistements.

• Utilise la page de réservation Doodle, le 1:1, les feuilles d'inscription et les sondages de groupe pour que les sessions soient remplies et que les rappels soient en pilote automatique.

Ta prochaine étape pour faciliter les séances de tutorat

Réduis les absences grâce à des rappels clairs, une reprogrammation facile et des paiements simples. Doodle te propose un lien unique pour réserver, des rappels automatiques liés à ton calendrier et Stripe pour les dépôts ou les paiements complets. Ajoute des liens vidéo, définis des tampons et utilise l'IA pour rédiger des notes préparatoires en quelques secondes.

Prêt à réduire les absences et à gagner des heures chaque semaine ? Crée un Doodle et mets en place ta première page de réservation ou 1:1 en quelques minutes.