Comment utiliser la règle des 80/20 (principe de Pareto) pour hiérarchiser les tâches ?

De nos jours, les listes de choses à faire sont interminables. Il y a toujours des courriels auxquels il faut répondre, des réunions auxquelles il faut assister et des projets qu'il faut faire avancer - sans parler des tâches domestiques - et pourtant, il n'y a que quelques heures dans une journée. Le défi n'est pas seulement d'en faire plus, mais de s'assurer que l'on travaille sur les bonnes choses.

C'est là qu'intervient le principe de Pareto, plus connu sous le nom de règle des 80/20. Il s'agit d'un cadre éprouvé qui peut vous aider à identifier les quelques tâches qui ont le plus d'impact afin que vous puissiez travailler plus intelligemment, et non plus durement.

Qu'est-ce que la règle des 80/20 (principe de Pareto) ?

La règle des 80/20 est une idée simple mais puissante : 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Elle doit son nom à l'économiste italien Vilfredo Pareto, qui a remarqué à la fin du XIXe siècle que 20 % de la population possédait 80 % des terres italiennes. Depuis, ce principe a été appliqué dans toutes sortes de domaines, des affaires à la santé en passant par la productivité.

En voici quelques exemples :

En ce qui concerne vos tâches quotidiennes, il est probable qu'une petite poignée d'actions soit à l'origine de la plupart de vos progrès. Le tout est de savoir lesquelles.

Pourquoi la règle des 80/20 est-elle si efficace pour hiérarchiser les tâches ?

La plupart des gens considèrent que toutes les tâches de leur liste sont d'égale importance - ou pire, ils commencent par les plus faciles à accomplir pour les cocher. En réalité, toutes les tâches n'ont pas la même valeur.

En appliquant la règle des 80/20, vous vous concentrez sur les activités à fort impact. Il peut s'agir du suivi de vos clients les plus précieux ou de la rédaction de la proposition qui pourrait vous permettre de décrocher une opportunité importante.

Cet état d'esprit réduit l'encombrement mental lié au fait d'essayer de tout faire. Vous ne vous contentez pas d'en faire plus, mais vous faites les bonnes choses.

Appliquer la règle 80/20

L'application de la règle 80/20 n'est pas compliquée. Il suffit de prendre quelques mesures réfléchies :

1. Dressez la liste de vos tâches actuelles. Ne les filtrez pas et ne les classez pas par ordre de priorité. Notez-les simplement.

2. Posez-vous la question : Lesquelles font réellement avancer les choses ? Quelles sont celles qui génèrent des revenus, des progrès, de la croissance ou des résultats significatifs ?

3. Identifiez les 20 % les plus importants. Il s'agit des quelques actions qui produisent la majorité de vos résultats.

4. Donnez-leur la priorité. Commencez votre journée par ces tâches et réservez du temps pour elles.

Par exemple, disons que vous êtes une femme d'affaires et que vous êtes une femme d'affaires : Imaginons que vous soyez consultant. Vous avez peut-être 15 tâches pour la journée, mais deux d'entre elles consistent à conclure des contrats avec des clients. Ce sont vos 20 %. Vous pouvez programmer ou déléguer le reste (courriels, mises à jour internes, travail administratif) plus tard.

Faire de la règle 80/20 une habitude

Le pouvoir de la règle des 80/20 s'accroît avec le temps, mais seulement si vous vous y tenez. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de bloquer du temps sur votre calendrier pour le travail à fort impact. Considérez ce temps comme non négociable, tout comme vous le feriez pour une réunion avec un client.

À la fin de chaque semaine, prenez quelques minutes pour réfléchir à ce qui a réellement fait avancer les choses et à ce qui a simplement rempli votre journée. Si vous remarquez que certaines tâches n'apportent pas de valeur ajoutée, n'hésitez pas à les déléguer, à les automatiser ou à vous en débarrasser.

Rester concentré sur ses priorités est une discipline qui porte ses fruits : moins de stress et de meilleurs résultats.

Utiliser Doodle pour se concentrer sur les 20 % de tâches les plus importantes

Une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes, la protection de votre temps devient la prochaine grande priorité. Doodle est un outil de planification destiné aux personnes qui souhaitent réduire le nombre d'e-mails et consacrer plus de temps à des tâches importantes.

Avec votre propre page de réservation, vous pouvez partager vos disponibilités sans perdre de temps avec les fils d'e-mails. Pour les réunions individuelles, vous pouvez proposer quelques créneaux horaires déterminés afin que les personnes puissent choisir ce qui leur convient le mieux tout en gardant le contrôle de votre emploi du temps.

Si vous devez vous coordonner avec des groupes plus importants, les sondages de groupe vous permettent de trouver facilement une heure qui convient à tout le monde, sans le chaos habituel. Les feuilles d'inscription vous permettent de recueillir facilement des réponses et de gérer la participation lors de l'organisation d'événements ou de sessions récurrents.

Doodle vous débarrasse des tracas de la planification et vous laisse le temps de vous concentrer sur les 20 % de travail qui génèrent 80 % de vos résultats.

Prêt à prendre le contrôle de votre calendrier et à vous concentrer sur ce qui compte le plus ? Essayez Doodle gratuitement dès aujourd'hui et commencez à hiérarchiser vos priorités comme un pro.