Es hora de reinventar el proceso de planificación y previsión presupuestaria

Si usted es como yo, los términos "presupuesto" o "previsión" le harán dormirse directamente o mirar a su alrededor con impaciencia en busca de otra cosa, lo que sea, que hacer. "¿Qué es eso? ¿Tenemos que planificar el presupuesto del año que viene? Mientras haya ventanas que limpiar, no".

Lo creas o no, hay personas en todas las organizaciones -generalmente personas con la palabra "finanzas" en el título de su puesto- que disfrutan planificando y haciendo previsiones presupuestarias. Lo que es aún más difícil de creer es que estas personas estén en lo cierto. Aunque para muchos de nosotros pueda suponer un inconveniente trimestral o anual considerable, una presupuestación y previsión sólidas proporcionan el marco para el futuro de todas las empresas.

Pero, ¿en qué consisten exactamente la planificación presupuestaria y la previsión (o BP&F, como les gusta llamarla a los financieros)? ¿En qué se diferencia un presupuesto de un plan o una previsión?

• La planificación es el nivel más alto de todos estos procesos. Se trata sobre todo de una visión estructurada de los objetivos financieros de una organización para los próximos años.

• El siguiente nivel es la presupuestación: una visión más detallada de cómo la empresa ejecutará el plan durante un periodo más corto. Las empresas suelen asignar el presupuesto anualmente, según su ejercicio fiscal. Sin embargo, los presupuestos suelen controlarse y ajustarse trimestralmente o incluso mensualmente, en función de los resultados de la empresa con respecto a sus objetivos. Los presupuestos incluyen partidas como ingresos, gastos, flujo de caja y reducción de la deuda.

• La previsión combina la planificación y el presupuesto con los resultados históricos y las condiciones económicas y de mercado actuales para ofrecer una predicción financiera de los resultados de una empresa en los próximos trimestres o años.

Los viejos no siempre son los mejores

Excel cumple 35 años este año. En las tres décadas y media transcurridas desde que Microsoft lo lanzó por primera vez para Macintosh (Windows no le siguió hasta dos años después), Excel ha establecido y cimentado sin duda su reputación como una de las grandes herramientas y programas empresariales de todos los tiempos. Pero eso no es excusa para seguir utilizando Excel para todos tus presupuestos, planificaciones y previsiones.

Aunque las soluciones SAAS basadas en la nube han mejorado la eficiencia en todas las organizaciones, el 70% de las empresas todavía confiesa depender en gran medida de los informes de hojas de cálculo para BP&F, y el 40% utiliza hojas de cálculo exclusivamente. Si se sustituye el papel contable por el monitor, esas empresas están gestionando sus finanzas de la misma forma que lo hacían los directivos hace más de 100 años.

"Si no está roto, no lo arregles", podría decirse. Que algo no esté defectuoso no significa que no pueda mejorarse enormemente. El principal problema de hacer BP&F en hojas de cálculo es que es enormemente estático y reactivo. Mientras que la elaboración de informes, la planificación y la previsión anual pueden haber sido útiles hace décadas, simplemente no son adecuadas para el actual panorama empresarial VUCA. Los mercados, la competencia, las tendencias y los entornos sociopolíticos cambian ahora de forma rápida e impredecible.

Los modernos sistemas basados en la nube permiten a las organizaciones actualizar y revisar presupuestos, planes y previsiones casi en tiempo real, en lugar de depender de informes generados varios trimestres antes, cuando el mundo era muy distinto. Para poner un ejemplo demasiado reciente, basta pensar en las organizaciones de hoy, que basan sus planes y estrategias en datos generados antes del COVID y se preguntan por qué sus predicciones estaban tan lejos de sus ingresos actuales.

Las ventajas del software BP&F moderno van más allá de las previsiones continuas, los presupuestos actuales y la planificación continua; añada otras soluciones avanzadas y verá cómo toda su gestión financiera se vuelve más segura, flexible y, potencialmente, incluso más económica.

• Aplicaciones como Wave, Expensify, Spendesk o Rydoo aceleran y automatizan el proceso de seguimiento de gastos y escaneado de recibos tanto para los empleados como para los departamentos financieros.

• Soluciones como LivePlan y Aha! ayudan a los usuarios a crear planes de negocio mejores y más ágiles.

• Los BP&F son proyectos multifacéticos complicados: herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello y Monday.com pueden ayudar a realizar el seguimiento y reducir las fricciones.

• Los BP&F también tienden a ser procesos con muchas reuniones, ya que las finanzas y la estrategia normalmente necesitan sentarse con todos los responsables del presupuesto o los jefes de los departamentos con regularidad. El uso de software de programación empresarial como Doodle te ahorrará horas de trabajo, y las integraciones con Slack y Zoom aceleran aún más el proceso.

• También existen numerosas aplicaciones específicas del sector, como Restaurateur o InventoryTracker, que permiten a los profesionales de la gestión de la cadena de suministro y la logística conocer mejor el inventario.

Si no planificas, fracasarás**.

Además de acelerar todo el proceso, las modernas soluciones BP&F basadas en la nube, combinadas con otras aplicaciones empresariales, dan a las organizaciones acceso a montones de datos que pueden analizarse para tomar decisiones más precisas y estratégicas. Los procesos se vuelven más colaborativos y transparentes, al tiempo que existe una pista de auditoría clara en caso de que sea necesario revisar decisiones o cambios.

Desde Kodak y Blockbuster hasta Toys R Us, los cementerios empresariales están plagados de grandes empresas que tardaron demasiado en darse cuenta de que la corriente había cambiado de dirección. ¿Qué medidas puede tomar su empresa para asegurarse de no unirse a ellas?

• BP&F debe ser una prioridad abrumadora a nivel directivo, con toda la organización detrás de la búsqueda de un modelo de crecimiento sostenible y constante.

• Empezando por la alta dirección, la organización también debe tener acuerdos claros sobre la toma de decisiones en respuesta a BP&F. Todas las empresas harían bien en estrechar los lazos entre sus departamentos operativos, financieros y estratégicos, pero también es necesario establecer una responsabilidad y una propiedad claras.

• Elija periodos de previsión que se ajusten a los ciclos económicos específicos de su empresa y su sector. Planifique el análisis y las actualizaciones en torno a los periodos críticos del calendario.

• Piense en BP&F como una competencia y responsabilidad de toda la empresa e incorpore otros datos financieros, como los estados financieros, los informes anuales y los KPI de goteo.

• Seleccione un software de BP&F que automatice el mayor número de procesos manuales que utiliza actualmente para ahorrar tiempo y dinero, reducir recursos y obtener datos más relevantes y procesables.

• Utilice el software para realizar más análisis hipotéticos. Aunque el entorno empresarial actual sea impredecible, las empresas pueden prepararse para lo inesperado.

Por último, las empresas han tratado tradicionalmente la planificación presupuestaria y la previsión como artes oscuras practicadas a puerta cerrada por unos pocos. Aumentando la comunicación en torno a la planificación presupuestaria y financiera y haciendo más accesibles los informes, todas las partes interesadas participarán en mayor medida en el proceso. Además, con una explicación clara de la importancia de un presupuesto y una planificación sólidos para el futuro de la organización, los ignorantes en materia financiera como yo quizá presten atención cuando haya que presentar el presupuesto del año que viene.

**Para entender cómo Doodle puede facilitar y agilizar la programación de importantes reuniones de la junta directiva, infórmate sobre cómo funciona nuestro producto.