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Herramientas de gestión del calendario y cómo pueden ayudar

Tiempo de lectura: 8 minutos

Doodle Content Team

Actualizado: 21 jun 2023

No es ningún secreto que en Doodle nos encantan los calendarios, la organización y las encuestas. Creemos que los profesionales, los particulares, los estudiantes y cualquier persona intermedia deberían utilizar un calendario y aprovechar las herramientas de gestión para alcanzar el éxito. Echemos un vistazo a qué es la gestión de calendarios y cómo las herramientas de gestión pueden ayudarte a conseguir una organización óptima.

La Definición

La gestión del calendario es el proceso de priorizar tu tiempo y gestionar tu vida mediante el uso de un calendario. Aunque se trata de una habilidad cognitiva esencial que es una necesidad entre la gente de negocios y la mayoría de los individuos, sólo unos pocos la dominan. Tanto si te interesan los antiguos calendarios de papel, los asistentes digitales para calendarios o cualquier otra cosa intermedia, lograrás tus objetivos cuando encuentres un sistema que funcione para ti. la gestión del tiempo se optimiza cuando tu calendario se gestiona adecuadamente. La verdadera gestión del calendario se basa en planificarlo adecuadamente, así como en comprender tu tiempo y cómo emplearlo mejor.

Las ventajas de las herramientas de gestión del calendario

Utilizar técnicas eficientes de organización del calendario te garantizará una buena gestión, estrategia y eficacia tanto en los días de trabajo como en los de ocio. Si aplicas bien la técnica, las ventajas de la nueva perspectiva, la colaboración y la organización serán infinitas. Veamos algunas de las principales ventajas de gestionar eficazmente un calendario con herramientas eficientes:

Organización - Una gestión óptima te da el control total, permitiéndote mantener los motores funcionando a toda velocidad. Tanto si eres un profesional administrativo, un asistente ejecutivo, un director general o un padre que se queda en casa y es el presidente del club de repostería de galletas de tus hijos, necesitas un calendario. Perder citas y olvidar plazos es una parte frustrante y demasiado común de la vida.
Colaboración** - Planificar reuniones y eventos sin esfuerzo con un calendario de ayuda sin fisuras convierte la colaboración en un paseo por el parque. Asigne tiempo a unas pocas o docenas de personas con sólo unos clics mientras mantiene sólidas relaciones profesionales o informales con sus participantes. Reservar dos veces, perderse reuniones o pasar por alto oportunidades es cosa del pasado cuando se practica una gestión adecuada del calendario.
Logros** - El uso de herramientas de ayuda para calendarios garantizará que todos sus objetivos clave se prioricen adecuadamente, lo que le permitirá perseguir mayores niveles de logro sin descuidar sus otras responsabilidades. Priorice adecuadamente los objetivos a largo y corto plazo mientras utiliza un calendario funcional que se adapte específicamente a usted y a todas las cosas que desea lograr.
Eficiencia** - Cuando establece un proceso sistemático, abre las puertas a posibilidades de ahorro de tiempo. Cada minuto que pierdes deseando estar organizado es un minuto que podrías haber dedicado a tu éxito. No estamos diciendo que tengas que planificar tediosamente cada segundo de tu día para tener éxito. Sin embargo, le animamos a que asigne bloques de tiempo para trabajar, hacer ejercicio, acudir a citas y otros aspectos importantes de su vida.
La gestión del calendario no se limita a hoy, mañana y principios de la semana que viene. Los calendarios le proporcionan un registro real de su tiempo durante el pasado, el presente y el futuro. Comprender en qué empleó su tiempo y el propósito del gasto le ayuda a organizarse mejor y a ser más eficiente para propósitos y objetivos futuros.

Mejores prácticas para la gestión de la agenda

Ahora que conoce la definición y los beneficios, echemos un vistazo a las mejores prácticas para la gestión del calendario utilizando herramientas de ayuda para el calendario:

Utiliza los calendarios para todo - Aunque los calendarios se utilizan habitualmente para reuniones y eventos, pueden servir para mucho más. Utilice su calendario para controlar todas sus necesidades de programación, como plazos, tiempo libre y recordatorios. Utilizar los calendarios para asignar tiempo a la lluvia de ideas, el ejercicio, los días de cuidado personal y otros planes personales es tan necesario como utilizar el calendario para las reuniones semanales.
Diseña un sistema de codificación** - Personalmente, creemos que los colores, los rotuladores fluorescentes, las pegatinas y otras herramientas de ayuda para el calendario están hechos sólo para los calendarios. Por supuesto, no somos imparciales, pero los hechos son los hechos. Crea un sistema de codificación que funcione mejor para ti y tus necesidades. Selecciona colores para organizar recordatorios, planes de viaje, reuniones periódicas, obligaciones internas de la empresa, citas con clientes y mucho más. Lo mejor de todo es que, en el mundo actual, los calendarios digitales también vienen equipados con numerosas herramientas organizativas de fácil acceso.
Configure varias zonas horarias** - Si tiene relaciones comerciales internacionales, probablemente trabaje con personas de distintas zonas horarias. Facilita la planificación coordinando los horarios de todos dentro de sus zonas horarias correspondientes. Nunca querrás que los participantes en una reunión o evento queden excluidos por vivir en otro lugar. Asegúrese de que todo el mundo esté disponible en los mejores momentos con sólo unos clics.
Asignar tiempo** - Aunque a menudo se pasa por alto, asignar tiempo específicamente para la gestión del calendario es uno de los pasos más importantes para el funcionamiento de un calendario exitoso. Asigne tiempo para organizar sus planificadores diarios, semanales y mensuales.
Integra - No tiene sentido que una persona tenga varios calendarios: no es eficiente de ninguna manera. Integra tus calendarios favoritos con tus ayudantes de calendario para garantizar una planificación y programación del tiempo perfectas en todas las plataformas. También creemos que es importante señalar que no hay que tener miedo de fusionar los calendarios personales y profesionales en un solo lugar.
Ahorra tiempo - Con un software fácil de usar, coordinar el tiempo entre docenas de colegas puede hacerse en sólo unos minutos. Todo lo que tiene que hacer es crear su encuesta con múltiples opciones de tiempo y permitir que sus participantes elijan la hora que mejor se adapte a ellos y a su horario. Así de fácil, podrás planificar cualquier reunión o evento a una hora en la que sabes que todo el mundo estará disponible.

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