Guía rápida para programar horas de oficina con la página de reservas de Doodle

No es ningún secreto que un componente fundamental del éxito de un educador es ofrecer oportunidades de interacción directa entre los estudiantes y el profesorado. Desde permitir que los estudiantes aclaren su comprensión de conceptos difíciles hasta resolver dudas importantes sobre la estructura del curso, poner al profesorado a disposición de los estudiantes es importante para atender las necesidades individuales de aprendizaje. A veces, sólo cinco o diez minutos de interacción individual pueden transformar la experiencia educativa.

Las horas de oficina desempeñan un papel clave para garantizar el éxito de los estudiantes. Pero, como bien saben estudiantes y profesores, programar las horas de consulta no siempre es un proceso sencillo. Desde las dificultades para concertar citas individuales hasta los largos tiempos de espera asociados a las sesiones sin cita previa, la experiencia de las horas de oficina no suele ser positiva. Y aunque la importancia de ofrecer oportunidades para el contacto con los estudiantes sea mayor ahora que nunca -las clases a distancia a menudo pueden ser una experiencia impersonal-, los retos de programar las citas no han hecho más que aumentar. Atrás quedaron los días de las en papel (https://doodle.com/en/solutions/education/). Las largas colas que se formaban en los pasillos han dado paso a largas cadenas de correos electrónicos.

Sin embargo, el proceso de organizar las horas de oficina no tiene por qué ser un reto. Como profesor universitario que cree en la importancia de facilitar a los estudiantes el encuentro con el profesorado, puedo dar fe de que Doodle es posiblemente la forma más sencilla de organizar horas de oficina.

Como se ilustra a continuación, puedes crear franjas horarias de inscripción en cinco minutos, lo que te ahorra tiempo y hace que todo el proceso sea mucho más atractivo para los estudiantes.

Entender las franjas horarias de la página de reservas de Doodle

La verdadera ventaja de utilizar Doodle para organizar las horas de oficina es su sencillez y flexibilidad. El enfoque directo de Doodle para crear franjas horarias Página de reserva es perfecto incluso para los más técnicos, con opciones de personalización que funcionan para educadores de todos los niveles. Además, el intuitivo proceso de registro resulta atractivo y sencillo para los estudiantes.

Paso 1: Conectar su calendario

Una de las muchas ventajas de utilizar las ranuras de la página de reservas de Doodle es su capacidad para integrarse directamente tanto con Google Calendar como con Office 365. Las reuniones programadas reservadas con Doodle se integrarán directamente con tu calendario principal, y cualquier otra reunión que introduzcas en tu calendario se sincronizará con Doodle, evitando automáticamente que ese tiempo sea reservado por los estudiantes.

Paso 2: Creación de una página de reserva

Después de haber conectado tu calendario externo, puedes empezar a introducir la información de tu horario de oficina. Esto incluye:

1. Título del calendario: Una forma de dejar claro a tus alumnos que se están apuntando al calendario correcto.

2. Enlace personalizable: Un enlace que puedes compartir con tus alumnos por correo electrónico o en el muro de tu curso. Esto es personalizable, de nuevo ayudando a dejar claro a sus estudiantes para qué sirve el enlace.

3. Descripción: Esto puede ser útil para añadir más instrucciones, por ejemplo, dirigir a sus estudiantes a inscribirse en una ranura de reunión.

4. Ubicación: Para las horas de oficina en persona, esto se puede utilizar para recordar a los estudiantes la ubicación de su oficina. Para las horas de oficina en línea, esta casilla se puede utilizar para añadir el enlace a su sala de reuniones en línea. Si está utilizando Zoom, Doodle tiene más opciones disponibles para crear un enlace de reunión individual para cada reunión, por lo que puede dejar esta casilla en blanco.

Paso 3: Establecer las horas disponibles para la reunión

La siguiente etapa en la configuración de sus horas de oficina es bloquear los períodos en los que estará disponible para reunirse con los estudiantes. Esto le ayudará a asegurarse de que las horas de reunión le vienen bien y le evitará la posibilidad de que las reuniones con los estudiantes invadan toda su semana. Aunque las franjas horarias se mantienen convenientemente de una semana a otra, si hay una semana en la que no estás disponible para un bloque de tiempo específico, puedes simplemente crear un evento en tu calendario conectado, marcarlo como "ocupado" y esas horas se eliminarán automáticamente de la Página de reservas en Doodle.

Doodle también detecta la ubicación del usuario, por lo que mientras que las horas de reunión que creas están todas en tu zona horaria, cualquier estudiante situado en otra parte del mundo verá las franjas horarias de reunión disponibles en su hora local.

Paso 4: Definir los detalles de la reunión

Las franjas horarias de reunión de la Página de reserva creadas en Doodle se pueden personalizar de las siguientes maneras.

1. Duración de la reunión: Especifica cuánto tiempo quieres que duren las reuniones. Si quieres más de una duración de reunión (por ejemplo, 15 minutos para las franjas horarias de oficina, pero franjas horarias de una hora para las reuniones de grupo), sólo tienes que crear dos Páginas de reserva separadas. Dado que los calendarios separados se sincronizan todos con su calendario principal, si se reserva una reunión en uno, esa opción de tiempo se eliminará automáticamente de la otra Página de reserva.

2. Horizonte Futuro: La opción de horizonte futuro es una gran manera de restringir la antelación con la que los estudiantes pueden reservar citas. Por ejemplo, usted puede restringir las inscripciones a sólo las próximas dos semanas. Esto le da la flexibilidad para hacer otros compromisos, sin tener que preocuparse de que un estudiante ya haya reservado ese tiempo con usted con mucha antelación.

3. Aviso mínimo: Otra gran característica para ayudarle a mantener el control de su calendario es la posibilidad de establecer un período mínimo de preaviso. Al asegurarse de que los estudiantes deben inscribirse con una cantidad específica de tiempo de antelación, puede estructurar su día en consecuencia, sin tener que preocuparse si de repente obtendrá una avalancha de estudiantes de última hora que se inscriben para reunirse.

4. Tiempo libre: Reunirse una y otra vez con los estudiantes puede ser agotador. Por lo tanto, puede ser útil prever un tiempo de espera entre las reuniones para tener tiempo de reagruparse o simplemente tomarse un descanso rápido. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el tiempo que desea entre cada reunión.

Paso 5: Añadir preguntas personalizadas

El último paso en la configuración de sus horas de oficina, y uno que puede ayudar a asegurar que sus reuniones de hora de oficina vayan mucho más fluidas, es recopilar información adicional de los estudiantes. Por ejemplo, preguntar por adelantado de qué quieren hablar los estudiantes puede ayudarle a prepararse con antelación, quitándole presión al día. Si impartes varias clases o secciones, también puede ser útil recopilar esta información, evitando que tengas que buscar esos detalles.

Paso 6: Previsualización de las franjas horarias disponibles

En este punto, ya ha terminado de configurar la Página de Reservas para sus horas de oficina y puede previsualizar cómo se verá la reunión cuando los estudiantes se estén inscribiendo.

Los estudiantes pueden inscribirse directamente desde el enlace sin necesidad de crear una cuenta y recibirán una confirmación de la reserva por correo electrónico. La cita también se sincronizará automáticamente con su calendario principal, ayudando a aliviar cualquier peligro de olvidar la cita.

Los estudiantes también tienen la posibilidad de reprogramar directamente una reunión desde su correo electrónico de confirmación, ahorrándole a usted el tiempo de tener que coordinar una fecha alternativa.

Unos minutos después... el quebradero de cabeza de programar las horas de oficina está resuelto.

Doodle es una de las formas más sencillas de programar las horas de oficina de los estudiantes. Como se ilustra arriba, sólo se tarda uno o dos minutos en crear un enlace a la página de reserva que se puede compartir con los estudiantes, lo que le permite programar citas de horas de oficina con una supervisión mínima.

La versatilidad de las opciones de programación de reuniones disponibles en Doodle significa que una vez que hayas experimentado el poder de la programación con Doodle, puede que te encuentres usándolo más allá de reservar horas de oficina para organizar todas tus otras reuniones. No querrás volver a programar reuniones manualmente por correo electrónico.

Si quieres saber cómo aprovechar las funciones de Doodle para mejorar tus reuniones educativas, consulta "The Educator's Meeting Playbook ".

Autor: Gareth Keeves

Gareth es profesor de estrategia en la Universidad Rice y en la Universidad de California, Davis. Se doctoró en estrategia por la Universidad de Michigan. Disfruta reuniéndose con estudiantes y aprendiendo nuevas formas de mejorar la experiencia educativa en línea.