Cómo programar visitas al cliente sin idas y venidas

Las visitas a los clientes hacen que un proyecto sea real. Recorres el lugar, compruebas las condiciones, resuelves detalles y generas confianza. Pero reservar estas visitas puede llevarte muchas horas cada semana.

Envías opciones. El cliente ofrece alternativas. El cliente pide traer al inspector. Cuando todos están de acuerdo, tu día ha terminado, y también tu atención.

Esta guía te muestra cómo planificar las visitas de los clientes sin idas y venidas. Aprenderás pasos sencillos que se adaptan a la forma de trabajar de los arquitectos, además de cómo Doodle te ayuda a reservar más rápido, proteger el tiempo de viaje y mantener los proyectos en marcha.

El reto para los arquitectos

Los arquitectos hacen malabarismos con el tiempo de diseño, las visitas a las obras, las reuniones de OAC, la coordinación de consultores y las llamadas a proveedores. Muchas visitas de obra implican a varias partes: propietarios, jefes de proyecto, inspectores, contratistas y subcontratistas.

La planificación manual se rompe rápidamente:

• Los hilos de correo electrónico se extienden interminablemente

• Las listas de opciones crecen

• Dos llamadas más tarde, el único tiempo disponible es durante la revisión de tu diseño

• Se olvida el tiempo de desplazamiento y el aparcamiento

• La preparación del equipo de protección personal se hace en el último momento

• Se retrasan las decisiones sobre el terreno

Cuando la planificación lleva demasiado tiempo, se retrasan las respuestas a los RFI, el progreso de la lista de tareas y las ventanas de inspección. También hace que tu semana resulte caótica.

Por qué es importante para los arquitectos

El tiempo sobre el terreno es facturable y valioso. El tiempo dedicado a coordinar calendarios no lo es. Si puedes programar las visitas al cliente en minutos, liberas horas para el trabajo de diseño y la documentación.

Planificación clara:

• Reduce las ausencias y los retrasos

• Evita desplazamientos inútiles

• Aprovecha mejor la luz del día para hacer fotos, mediciones y maquetas

• Asegúrate de que la información de acceso y seguridad se recopila con antelación

• Mantén la confianza de tu equipo y la seguridad de tu cliente

Estandariza los tipos de visitas

Los tipos de visita estandarizados eliminan las conjeturas y aceleran la toma de decisiones. A continuación tienes una tabla limpia que puedes reutilizar en tus plantillas.

Tipos habituales de visitas de arquitectos

Define para cada tipo de visita

• Duración y hora preferida del día

• Tiempo de espera necesario (por ejemplo, 24 horas para la preparación de la CG)

• Lugares preestablecidos con información sobre la entrada al edificio

• Topes de desplazamiento (30-60 minutos en función de la distancia)

Con las Páginas de Reserva de Doodle, puedes crear estos tipos de visita como opciones reservables. Los clientes sólo tienen que seleccionar la visita que necesitan y elegir una hora disponible.

Consejo profesional: Añade una breve agenda

Clientes preparados = visitas eficaces.

Incluye:

• Objetivos (por ejemplo, verificar las aberturas de las placas en las líneas de cuadrícula A-D)

• Participantes necesarios (representante del cliente, PM de la CG, arquitecto del proyecto)

• Qué llevar (material aprobado, equipo de protección personal, cinta métrica)

• Un informe meteorológico (para trabajos en el exterior o acceso al tejado)

Doodle Pro puede generar borradores de agenda con IA para que puedas afinar en lugar de escribir desde cero.

Deja que los clientes reserven ellos mismos con una página de reservas

Los arquitectos pierden horas ofreciendo fechas y esperando respuestas. Una página de reservas resuelve esto.

• Conecta tu calendario: Doodle es compatible con Google, Outlook y Apple Calendar. Las horas ocupadas se bloquean automáticamente.

• Establece horas de trabajo + topes de desplazamiento - Protege las horas de trabajo en profundidad y proporciona suficiente tránsito entre lugares.

• Comparte un enlace - Los clientes eligen el tipo de visita y la hora que se ajustan a tu disponibilidad.

Utiliza casos prácticos:

• Consultas de vivienda - Añade un enlace a tu sitio web o firma de correo electrónico. Con Stripe, los clientes pueden pagar las consultas al hacer la reserva.

• Inspecciones comerciales de TI - Deja que los administradores de fincas reserven directamente las inspecciones semanales.

• Coordinación de consultores - Comparte el mismo enlace con equipos de construcción, MEP o paisajismo.

Con Doodle 1:1, puedes ofrecer un conjunto de horas a un único invitado, ideal en días con múltiples visitas a la obra.

Coordina visitas a obra de varios participantes con encuestas de grupo

Los recorridos por las obras, las revisiones de maquetas y las visitas de propietarios suelen requerir varias personas. El ping-pong de correos electrónicos lo ralentiza todo.

Las encuestas de grupo de Doodle te permiten sugerir de 3 a 5 veces. Invita a todo el mundo: representante del propietario, PM de la CG, superintendente, subcontratistas, consultores. Ellos eligen las horas que les convienen. Tú eliges la hora ganadora.

Consejos para arquitectos:

• Ofrece menos opciones, pero mejores

• Fija un plazo de 48 horas para mantener el impulso

• Utiliza recordatorios automáticos

• Oculta los datos de los asistentes cuando trabajes con varias empresas

• Envía invitaciones directamente a través de Doodle (hasta 1000 personas)

Si la reunión es virtual, puedes añadir Zoom, Google Meet, Cisco o Teams directamente en Doodle.

Recopila la información de acceso antes de irte

Llegar tarde mina la confianza de los clientes. Reúne la logística antes de salir del estudio.

Añade las preguntas necesarias:

• Dirección exacta del lugar + suite/unidad

• Código de la puerta o persona de contacto en el departamento de seguridad

• Instrucciones de aparcamiento / horario de apertura de los muelles de carga

• Requisitos del equipo de protección personal

• Quién debe desbloquear el acceso

• Número de trabajo/código de proyecto

• Peligros activos (por ejemplo, elevación de grúas, pintura húmeda, restricciones de acceso al tejado)

Con Doodle, puedes añadir preguntas personalizadas a las páginas de reservas, 1:1s y hojas de inscripción. Las respuestas aparecerán en la invitación de tu calendario.

Para visitas escalonadas -como las de varias plantas- puedes utilizar una hoja de inscripción para controlar el número de personas por asiento.

Construye topes de seguridad y desplazamiento

El trabajo sobre el terreno requiere transporte, preparación de la entrada y comprobaciones ocasionales del EPI. Haz que este tiempo sea explícito.

• Habilita automáticamente tiempo de amortiguación antes y después de cada visita al terreno.

• Añade un tiempo de amortiguación adicional para zonas de aparcamiento difíciles o zonas escolares

• Reserva ventanas específicas (por ejemplo, trabajo de campo martes/jueves después de las 10 de la mañana)

• Protege las tardes para el diseño o la documentación

Estos pequeños ajustes evitan empezar tarde y quemar horas de diseño.

Cobrar por las consultas in situ cuando proceda

Las consultas de pago -visitas de viabilidad, encuestas de la Asociación de Propietarios o comprobaciones de zonificación- son más fáciles cuando el pago es automático.

Doodle + Stripe lo hacen posible:

• Pago por adelantado en el momento de la reserva

• Menos ausencias

• Expectativas claras del cliente

Ejemplos de ello

• Recorrido de zonificación/factibilidad - Consulta in situ de 60 minutos pagada

• Comprobación de materiales - Evaluar las instalaciones fuera del ámbito del contrato

• Recorrido de garantía - Factura a los administradores de fincas por los recorridos anuales

Errores comunes que debes evitar

Evita estos errores en la planificación:

• Ofrecer opciones ilimitadas

• Olvidarse del tiempo de desplazamiento

• Omitir preguntas sobre el acceso

• Dejar que las encuestas se desarrollen sin plazos

• Enterrar la información sobre la ubicación en la descripción

• Permitir reservas a lo largo del día (destruye el tiempo de diseño)

• Utilizar un tipo de reunión genérico para todo

Herramientas y soluciones para la planificación arquitectónica

Las funciones de Doodle soportan verdaderos flujos de trabajo arquitectónicos:

• Página de reservas - Comparte disponibilidad, añade tipos de visita, establece topes

• 1:1 - Ofrece franjas curadas para una programación controlada

• Encuestas de grupo - Coordina propietarios, CG, subcontratistas y consultores

• Hojas de inscripción - Gestiona las visitas con restricciones de número

• Integración con calendarios - Google, Outlook, Apple

• Videoconferencia - Zoom, Google Meet, Cisco, Teams

• Pagos con Stripe - cobra comisiones durante la reserva

• Descripciones de reuniones AI - genera agendas rápidamente

• Marca personalizada - Añade el logotipo de tu empresa

• Zapier - Activa tareas en Asana, Slack o tu CRM

• Funciones de privacidad - Oculta los datos de los asistentes, experiencia sin publicidad

Estas herramientas reducen la administración y la fricción en la programación.

Ejemplos reales

1. Consulta sobre ampliaciones

Un propietario reserva una consulta in situ de pago de 60 minutos a través de tu página de reservas.

• Stripe procesa el pago

• Se añade un margen de 45 minutos

• Se recopila el código del aparcamiento y de la puerta mediante preguntas personalizadas

Resultado: Llegas preparado y puntual con una consulta ya pagada.

2. Inspección OAC semana

Presentas una votación en grupo con tres opciones.

• Plazo de votación de 24 horas

• Recordatorios automáticos

• Jueves a las 8h seleccionado

Resultado: Consenso sobre un día sin cadenas de correo electrónico.

3. Recorrido final para varias unidades con sustituciones escalonadas

Se crea una hoja de inscripción

• Franjas de 30 minutos por planta

• Límite de cinco personas

• Notas claras sobre el acceso y el EPI

Resultado: Flujo ordenado, recuento seguro y recorrido eficaz.

Consejos prácticos que puedes utilizar hoy mismo

• Añade un enlace de reserva a tu firma de correo electrónico

• Precarga direcciones de sitios web comunes

• Utiliza códigos cortos en los títulos (por ejemplo, "123 Main St - Level 2 Punch")

• Mantén las mañanas abiertas para el trabajo de campo

• Realiza encuestas de grupo antes de los fines de semana largos

• Deja que Doodle envíe recordatorios automáticos

• Adjunta notas de campo al evento después

Principales lecciones aprendidas

• Estandariza los tipos de visita con duración, topes y agendas

• Deja que los clientes reserven a través de una página de reservas

• Gestiona la programación para varios participantes con encuestas de grupo

• Recopila información de acceso por adelantado con preguntas personalizadas

• Cobrar por las consultas mediante Stripe

• Protege el tiempo de diseño con límites de reserva inteligentes

Controla tu planificación y tu tiempo

No necesitas un nuevo proceso para cada proyecto. Unos cuantos ajustes inteligentes y la herramienta adecuada te ayudarán a programar las visitas de los clientes sin idas y venidas.

Con Doodle, conectas tu calendario, estableces topes, añades tipos de visita y compartes un único enlace. Los clientes reservan en minutos y tú apareces listo para trabajar.

¿Preparado para simplificar tu programación? Crea un Doodle y comprueba cómo los arquitectos ahorran horas cada semana.