¿Qué es una primera reunión?

¿Qué es un primer encuentro?

La respuesta es sencilla: un primer encuentro puede ser muchas cosas distintas. Puedes unirte a un equipo deportivo e ir al entrenamiento por primera vez. O tener una reunión de Zoom con un reclutador sobre un posible nuevo trabajo. Las opciones son infinitas.

Si pensamos en esto desde una perspectiva empresarial, hay algunas cosas comunes que debes asegurarte de hacer cuando te reúnes con alguien por primera vez.

Tanto si se trata de un cliente como de miembros de tu equipo, deberías tomarte un tiempo para planificar lo que quieres hablar. ¿Qué temas tienes en mente? ¿Qué te ayudará a avanzar?

Una vez que tenga esto en mente, piense en el tiempo que tardará en cubrirse y a quién necesita tener allí para obtener resultados. Invitar a todo el equipo puede no ser productivo cuando unos pocos miembros selectos pueden cubrir todas las bases.

Cuando sepas para qué vas a reunirte y quién tiene que estar presente, prepara un orden del día en el que se resuman los temas y el tiempo que piensas dedicarles. Asegúrate de colocar los temas más prioritarios al principio para que queden definitivamente cubiertos.

Envía la agenda a tus invitados y dales la oportunidad de que te den su opinión. Nunca se sabe si has olvidado algo importante.

El día de la reunión, recuerda que quizá sea la primera vez que te reúnes con alguien o la primera reunión de un nuevo proyecto. Empieza por romper el hielo para que todos se sientan cómodos y dispuestos a contribuir a la conversación.

Si vas a presidir la reunión, asegúrate de recabar la opinión de todos sobre los temas tratados. No dejes que una persona domine la conversación. Además, intenta ceñirte estrictamente a los tiempos del orden del día. También puedes organizar una reunión de seguimiento si algo merece un debate más profundo.

Al final de la reunión, asegúrate de crear puntos de acción, para que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer antes de la próxima reunión.

Cómo organizar su primera reunión

Tanto si es la primera vez que te reúnes con alguien como si organizas la primera reunión de un nuevo proyecto, quieres causar una buena impresión. Eso no siempre es fácil si intentas reunir a mucha gente y te atascas en rondas de ping-pong de correos electrónicos. Ahí es donde Doodle puede ayudarte.

Con Encuesta de grupo sólo tienes que ponerle un nombre a tu reunión, fijar el lugar y seleccionar las horas a las que quieres reunirte. Tus invitados eligen lo que les viene bien y tú consigues la mejor hora para reunirte en menos de lo que se tarda en hacer un café.

Si vas a reunirte con clientes por primera vez, Doodle Professional te permite dar un aspecto elegante a tus invitaciones, elimina los anuncios y te permite enviar recordatorios, así como fijar fechas límite. Además, puedes añadir tus herramientas de videoconferencia favoritas.

El uso de Doodle proporciona a tus invitados una magnífica primera impresión, ya sea de forma individual o con 5000 personas. Pruébalo gratis hoy mismo, sin necesidad de tarjeta de crédito.