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Besprechungen sollten nützlich sein und keine Zeitverschwendung. Doch allzu oft ziehen sie sich ohne klare Ziele hin und lassen die Teilnehmer frustriert und unmotiviert zurück. Alle beklagen sich darüber, dass zu viele Besprechungen abgehalten werden - oft zu denselben Themen oder weil die Teilnehmer gezwungen sind, sich Diskussionen anzuhören, die für sie nicht relevant sind.
Wenn Sie schon einmal in einer Besprechung gesessen und sich gefragt haben, warum es nicht auch eine E-Mail hätte sein können, gibt es eine gute Nachricht: Es gibt einfache Methoden, um Besprechungen auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass sie tatsächlich einen Mehrwert schaffen.
Wie Sie Besprechungen durchführen, die einen Mehrwert schaffen
Führen Sie Besprechungen nur dann durch, wenn sie wirklich notwendig sind und einen klaren Zweck erfüllen. Eine gute Besprechung beginnt mit der Vorbereitung: Sie sollten wissen, was besprochen werden muss, eine klare Tagesordnung aufstellen und die wichtigsten Punkte im Voraus mitteilen.
Sobald die Besprechung beginnt, sollten Sie dafür sorgen, dass sich alle Beteiligten auf das Wesentliche konzentrieren, damit das Gespräch nicht aus dem Ruder läuft. Halten Sie sich an den Plan, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Vergewissern Sie sich vor dem Abschluss, dass jeder weiß, was er als Nächstes zu tun hat, und sorgen Sie dafür, dass die Dinge in Bewegung bleiben. Eine kurze E-Mail mit einer Zusammenfassung hilft allen, auf dem gleichen Stand zu bleiben.
Wenn eine Besprechung nicht produktiv ist, ist es in Ordnung, auf eine bessere Vorgehensweise zu drängen - ohne dabei unhöflich zu sein. Anstatt zu sagen: "Das ist Zeitverschwendung", fragen Sie lieber: "Können wir das Ziel dieser Besprechung klären?" oder "Wie können wir diese Diskussion sinnvoller gestalten?" Damit verlagert sich der Schwerpunkt von der Frustration auf die Suche nach einer Lösung.
Sie können auch verschiedene Rahmenregelungen wie die 40/20/40-, die 7er- und die 25-5-Regel verwenden, um Ihren Besprechungen Struktur zu verleihen.
Die 40/20/40-Regel für Besprechungen
Die 40/20/40-Regel hilft dabei, Besprechungen so effizient wie möglich zu gestalten. Sie besagt, dass 40 % des Aufwands in die Vorbereitung, 20 % in die eigentliche Besprechung und 40 % in die Nachbereitung fließen sollten. Das bedeutet, dass klare Ziele gesetzt werden müssen, die Teilnehmer vorbereitet sein müssen und sichergestellt werden muss, dass keine Punkte vergessen werden. Eine Besprechung ohne Vor- und Nachbereitung ist nur eine Unterhaltung und keine produktive Nutzung der Zeit.
Die 7er-Regel für Besprechungen
Die 7er-Regel besagt, dass an einer Besprechung nicht mehr als sieben Personen teilnehmen sollten. Wenn zu viele Personen im Raum sind, verlangsamt sich die Entscheidungsfindung, Diskussionen werden unkonzentriert und einige Stimmen gehen verloren. Wenn die Gruppe klein gehalten wird, kann jeder seinen Beitrag leisten und Entscheidungen können schneller getroffen werden.
Die 25-50-Regel für Meetings
Die 25-50-Regel besagt, dass Besprechungen nicht länger als 25 oder 50 Minuten dauern sollten. Kürzere Besprechungen zwingen die Teilnehmer, schnell auf den Punkt zu kommen und die Zeit der anderen zu respektieren. Wenn eine Besprechung nicht in weniger als einer Stunde abgeschlossen werden kann, muss sie wahrscheinlich besser geplant oder in kleinere Sitzungen aufgeteilt werden.
Vereinfachen Sie die Terminplanung mit Doodle
Zeit ist wertvoll, und Meetings sollten Ihre Produktivität fördern und nicht beeinträchtigen. Einer der größten Zeitfresser ist das Hin und Her, wenn es darum geht, einen Termin zu finden, der für alle Beteiligten passt. Hier kommt Doodle ins Spiel. Mit Tools wie Gruppenumfragen, Anmeldebögen und Buchungsseiten können Sie schnell und einfach Meetings einberufen. Testen Sie Doodle und übernehmen Sie noch heute die Kontrolle über Ihre Zeit.
