7 Essential Time Management Tools for Educators

Egal, ob Sie Lehrer, Professor, Dekan, Schulleiter oder sogar in einer unterstützenden Funktion, z. B. in der Verwaltung, tätig sind, es scheint so, als ob Überlastung, Zeitmangel und wenig bis gar keine Work-Life-Balance für diejenigen, die im Bildungssektor arbeiten, zum Alltag gehört. Es müssen schnell Lösungen gefunden werden. Andernfalls riskieren wir, eine Generation von Lehrern durch Stress, Burnout und einfaches Desengagement zu verlieren.

Der Bildungssektor mag am stärksten betroffen sein, aber er ist nicht der einzige, denn Stress am Arbeitsplatz auf Rekordniveau ist in allen Bereichen zu beobachten. Unternehmen und Branchen gehen dieses Problem mit Programmen an, die Mitarbeiter darin schulen, Ängste abzubauen und ihre Zeit besser zu managen, und die durch zahlreiche Apps und Tools ergänzt werden, die Arbeitnehmern aller Art helfen, eine bessere Beziehung zur Arbeit zu entwickeln.

In der Vergangenheit hat sich der Bildungssektor bei der Einführung neuer Technologien aller Art zurückgehalten. Mit der COVID-19-Pandemie, die viele Schulen dazu zwang, von heute auf morgen auf Online-Kurse umzusteigen, haben die Bildungseinrichtungen jedoch die potenziellen Vorteile der Technologie erkannt und gefordert, dass der Sektor endlich anfängt, sich mit Edtech zu beschäftigen. Aber diese neu entdeckte Liebe zur Technologie sollte nicht bei den Lehrmitteln enden, denn es gibt eine beträchtliche Anzahl von Apps und Lösungen, die allen im Bildungssektor Tätigen helfen könnten, ihre Zeit besser zu verwalten und zu einer gesünderen, angenehmeren Beziehung zu ihrer Karriere zu führen.

Hier sind sieben der besten Tools, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Toggl

Um den britischen Mathematiker aus dem 19. Jahrhundert zu paraphrasieren (https://atmos.uw.edu/~robwood/teaching/451/Lord_Kelvin_quote.pdf): "Wenn man es messen kann, kann man es verbessern." Aus diesem Grund sind Zeiterfassungs-Apps wie Toggl der beste Ausgangspunkt, um das Zeitmanagement in Ihrer Einrichtung zu verbessern. Benutzer können die Stunden, die sie für jedes ihrer Projekte aufwenden, protokollieren und sogar Projekte nach Typen klassifizieren, entweder mit einer mobilen App oder einer webbasierten Version.

2. Todoist

"Wer nicht plant, plant zu scheitern", sagte Benjamin Franklin und so ziemlich jeder Highschool-Sporttrainer der letzten 50 Jahre. An diesem Klischee ist jedoch mehr als nur ein Hauch von Wahrheit dran. Eine Stunde Planung ist so viel wert wie 10 Stunden ziellosen Tuns. Daher ist es nur logisch, dass Menschen, die To-Do-Listen führen und sich Ziele setzen (in diese Kategorie fallen offenbar nur 14 Prozent der Menschen), wesentlich erfolgreicher sind als diejenigen, die das Leben einfach so nehmen, wie es kommt.

Wenn Sie zu den Planern des Lebens gehören, ist es wahrscheinlich, dass Sie Ihr Leben entweder mit einem endlosen Sortiment von Notizbüchern und Post-It-Zetteln organisieren oder bereits auf eine digitale Alternative umgestiegen sind. Es gibt viele Optionen, aber wir mögen Todoist, weil man dafür kein Programmierstudium braucht und sowohl die Web- als auch die mobilen Apps einfach gestaltet sind. Außerdem können Sie dort mit Ihrer persönlichen Aufgabenliste beginnen und dann gemeinsame Listen mit Familienmitgliedern (z. B. Einkaufslisten oder eine Liste mit Hausarbeiten) oder Kollegen erstellen, wenn Sie gemeinsam an einem Projekt arbeiten und die Planung rationalisieren möchten, ohne sich in die entmutigenden Feinheiten einer Gantt-Software einarbeiten zu müssen.

3. Focus Keeper

Aufgaben zu planen ist eine Sache, sie auf der To-Do-Liste abzuhaken eine ganz andere. Leider ist die Technologie für allzu viele Menschen eher ein Hindernis als eine Hilfe bei der Erledigung genau dieser Aufgaben geworden. Wie oft sind Sie schon dabei gewesen, einen Stapel Papiere zu sortieren, bis eine E-Mail, ein Instagram-Kommentar oder eine Chat-Bubble auf Ihrem Handy auftauchte und Ihre Aufmerksamkeit erregte? Plötzlich ist eine halbe Stunde vergangen und Sie erinnern sich an die Arbeiten, die Sie benotet haben.

Untersuchungen zufolge werden wir alle 11 Minuten von der Hauptaufgabe, an der wir gerade arbeiten, abgelenkt. Wenn wir einmal abgelenkt sind, kann es bis zu 25 Minuten dauern, bis wir wieder voll produktiv sind. Das bedeutet, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer mehr als zwei Stunden pro Tag durch Ablenkungen verliert. Wenn Sie bereits sechs Stunden pro Tag Unterricht geben, lässt Ihr Zeitplan nicht so viel unproduktive Zeit zu, ohne dass dies Ihre private Zeit beeinträchtigt.

Focus Keeper basiert auf der Pomodoro-Technik, die davon ausgeht, dass Menschen am effektivsten und effizientesten in 25-Minuten-Phasen mit fünfminütigen Pausen dazwischen arbeiten. Wenn Sie viel zu tun haben, schalten Sie Focus Keeper ein, schalten Sie andere Benachrichtigungen aus und lassen Sie sich von der App sagen, wann die 25 Minuten um sind und wann es Zeit ist, sich wieder anzustrengen. Sie können die Dauer der Sitzungen und Pausen anpassen, wenn Sie feststellen, dass Ihr Gehirn in einem anderen Rhythmus schlägt. Die Tracking-Funktion zeigt Ihnen, wann Sie am effizientesten waren, sodass Sie Ihren Zeitplan entsprechend anpassen können.

4. Doodle

Organisationen sind auf einem Fundament von Besprechungen aufgebaut und Schulen sind nicht anders. Ob Lehrer-Eltern-Konferenzen, Schüler-Professor-Gespräche, Fakultätssitzungen, Besprechungen im Dekanat, Einstellungsgespräche oder eines der üblichen Treffen zwischen Teams - wahrscheinlich verbringen Sie Stunden pro Woche in Sitzungen. Und wahrscheinlich verbringen Sie genauso viel Zeit damit, sie überhaupt erst zu organisieren.

Von Lehrkräften bis hin zu Assistenten und Hilfskräften ist Doodle ein Kinderspiel, denn es nimmt ihnen den ganzen Ärger und vor allem die Zeit, die sie mit der verbringen (https://doodle.com/en/features/). Professoren können zum Beispiel vermeiden, Termine mit mehreren Studenten doppelt zu buchen, indem sie ihre Google- und Microsoft-Office-Kalender mit ihren Doodle-Konten verbinden. Sie können auch das E-Mail-Spiel überspringen und einfach eine personalisierte Doodle-URL an ihre Studenten, Fakultätskollegen und Administratoren senden. Die Funktion für Umfragen/Gruppenbesprechungen ist besonders leistungsfähig und zeitsparend, wenn es um Besprechungen mit vielen Teilnehmern geht, wie z. B. bei Lehrerkonferenzen. Sie werden sich fragen, wie Sie jemals ohne diese Funktion leben konnten.

5. Google Drive

Selbst in der heutigen hochdigitalisierten Welt würden Sie sich wundern, wie viele Lehrkräfte und Abteilungen sich immer noch auf analoge Weise auf den Unterricht vorbereiten und Notizen austauschen. Bücherregale voller Texte, Ordner voll mit Unterrichtsnotizen und ein Schreibtisch voller gedruckter Aufgaben sind immer noch alltäglich.

Für Schüler und andere Lehrer ist es schwierig, Dokumente zu finden, wenn sie sie brauchen. Dies wiederum führt zu zusätzlichen Anrufen oder E-Mails, um die Dokumente ausfindig zu machen, was den ohnehin schon überlasteten Lehrkräften noch mehr Arbeit beschert.

Mit Tools wie Google Drive oder Dropbox können Dokumente schnell und einfach gemeinsam genutzt werden. Schüler und Lehrer können diese Dienste als Ablage für ihre Notizen, Begleitmaterialien und sogar für ihre Aufgaben nutzen. Der Zugriff ist rund um die Uhr möglich, und wichtige Notizen oder Texte gehen nie wieder verloren.

6. Expensify

Von Akademikern, die weit zu Konferenzen reisen oder Gastvorträge halten, bis hin zu College-Anwerbern, die auf Messen im ganzen Land auftreten, ist das Schulpersonal für eine Menge Spesenabrechnungen verantwortlich. Diese müssen oft eingereicht und bearbeitet werden, bevor den Lehrkräften die Kosten erstattet werden können. Für viele Organisationen ist dies ein langwieriger und mühsamer Prozess.

Im Durchschnitt dauert jede Spesenabrechnung 20 Minuten und kostet rund 50 Euro. Einer von fünf Berichten enthält Fehler, deren Behebung zusätzliche 18 Minuten in Anspruch nimmt, was eine zusätzliche Belastung für die Buchhaltung darstellt. Das ganze Verfahren ist so problematisch, dass mehr als die Hälfte der Angestellten angibt, in der Vergangenheit versäumt zu haben, Ausgaben zu beantragen und ihr eigenes Geld zur Deckung von Kosten zu verwenden, die als Vertreter der Schule entstanden sind. Nicht ideal.

Eine benutzerfreundliche und intuitive Spesensoftware wie Expensify kann viele dieser Probleme schnell lösen. Die Mitarbeiter der Schule können einfach Bilder von Quittungen machen und unterwegs über die mobile App Kilometer protokollieren, und das Bild wird gescannt und in die entsprechenden Daten übersetzt und einem Bericht hinzugefügt. Die Software erkennt auch Fehler oder Doppeleinträge. Das macht einen Großteil des Prozesses zur Selbstbedienung und verringert die Arbeitsbelastung der Buchhaltung.

7. Eine Schul-App

Es gibt Hunderte von Apps für bestimmte Segmente des Bildungssektors, von Kindertagesstätten und Vorschulen bis hin zu Hochschulen. Bei einigen handelt es sich um All-Singing-All-Dancing-Schulverwaltungsplattformen, die alles von der Zahlungsabwicklung und der Buchung von Klassenräumen bis hin zur Dokumentenverwaltung und der Planung der Ankunftszeiten des Schulbusses umfassen.

Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, sollte die Grundlage für jede Schul-App eine einfachere Kommunikation sein. Es ist wichtig, dass die Lehrkräfte über die App mit der gesamten Klasse (oder deren Eltern) kommunizieren können und dass wichtige Informationen wie Ferientermine, Änderungen des regulären Stundenplans und Kontaktinformationen für andere Abteilungen leicht zu finden sind. Das erspart der ganzen Schule stundenlanges Beantworten von E-Mails und Telefonanrufen und führt zu einer engagierteren und besser informierten Schülerschaft.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Doodle funktioniert und wie es Ihnen helfen kann, Ihr Zeitmanagement in der Schule zu meistern, nehmen Sie Kontakt mit einem unserer Stundenplanungsexperten** auf.