Weniger unentschuldigtes Fernbleiben: Best Practices zur Terminerinnerung für FinanzberaterInnen

Als Finanzberater/in ist dein Kalender dein Umsatzmotor. Jedes verpasste Gespräch, jede verpasste Jahresprüfung oder Planübergabe schadet dem Cashflow und dem Vertrauen der Kunden. Wer nicht erscheint, verschwendet außerdem Vorbereitungszeit und stört die Nachbereitung. Die gute Nachricht: Du kannst dies mit einfachen Terminerinnerungen ändern, die sich an die Lebens- und Kommunikationsgewohnheiten deiner Kunden anpassen.

In diesem Leitfaden lernst du ein Erinnerungssystem kennen, mit dem du die Zahl der nicht wahrgenommenen Termine bei potenziellen und bestehenden Kunden sowie in Haushalten mit mehreren Entscheidungsträgern reduzieren kannst. Du erfährst, was du wann verschicken solltest, welche Kanäle am besten funktionieren und wie du die Terminverschiebung vereinfachst. Außerdem erfährst du, wie Doodle Erinnerungen automatisiert, eine Verbindung zu deinem Kalender herstellt und Zahlungen sowohl für die Buchungsseite als auch für 1:1-Meetings unterstützt.

Am Ende des Kurses hast du ein fertiges Playbook mit Skripten, die du für deine nächsten Meetings kopieren kannst.

Die Herausforderung für Finanzberater/innen

Das Nichterscheinen hat vorhersehbare Gründe: Kunden vergessen es, der Ehepartner kann nicht kommen, die Arbeitstreffen dauern lange, die Zeitzonen kommen durcheinander oder jemand findet den Beitrittslink nicht. Wenn das passiert, verlierst du abrechenbare Zeit und Schwung.

Häufige Probleme bei der Terminplanung für Berater/innen sind:

• Interessenten, die vor einem geplanten Gespräch nicht mehr antworten

• Jährliche Überprüfungen verzögern sich aufgrund schlechter Kommunikation

• Versäumte RMD- oder Steuergespräche kurz vor wichtigen Terminen

• Kunden, die nicht wissen, wie sie an virtuellen Sitzungen teilnehmen können

• Familientreffen mit mehreren Parteien in verschiedenen Zeitzonen

Jedes Versäumnis führt zu Nacharbeit, verzögert die Einnahmen und verringert die Effizienz. Ein gutes Erinnerungssystem sorgt dafür, dass Besprechungen im Kalender stehen.

Warum dies für Finanzberater/innen wichtig ist

Die Reduzierung von Nichtteilnahmen wirkt sich direkt auf deine Praxis aus:

• Höhere Einnahmen pro Stunde

• Mehr abgeschlossene Jahresüberprüfungen und Planungszyklen

• Stärkere Haushaltsbeziehungen und reibungslosere Koordination

• Bessere Compliance-Dokumentation

• Weniger Nachholbedarf nach Feierabend, mehr persönliche Zeit

Best Practices für Terminerinnerungen helfen dir, die Ergebnisse deiner Kunden zu schützen, während sich dein Team auf die Beratung konzentriert - und nicht auf ständige Terminverschiebungen.

Erstelle einen funktionierenden Erinnerungsrhythmus

Ein vorhersehbarer Rhythmus ist das Rückgrat für eine geringere Zahl von Nicht-Erscheinen. Passe den Zeitplan für verschiedene Arten von Meetings leicht an, aber halte deinen Grundrhythmus konstant.

Lege deinen Hauptzeitplan fest

Für die meisten Kunden- und Interessententreffen solltest du diese Reihenfolge einhalten:

Sofortige Bestätigung

Wird sofort nach der Buchung verschickt. Enthält eine Kalendereinladung, einen Orts- oder Videolink und eine kurze Tagesordnung.

48-Stunden-Erinnerung

E-Mail mit einer Checkliste zur Vorbereitung und einem Link zur Terminverschiebung.

24-Stunden-Erinnerung

E-Mail oder SMS mit den wichtigsten Details und einer kurzen Bestätigungsanfrage.

2-Stunden-Erinnerung

SMS für virtuelle Treffen oder erste Besuche im Büro. Füge den Beitrittslink oder die Adresse hinzu.

10-Minuten-Erinnerung

Nur für virtuelle Erstkunden oder Kunden, die häufig Termine vergessen.

Doodle verschickt automatisch Bestätigungen und Erinnerungen von deiner Buchungsseite oder deinem 1:1-Meeting. Bei Meetings mit mehreren Teilnehmern koordiniert Doodle Group Polls die Verfügbarkeit und sendet Erinnerungen an alle Teilnehmer.

Passe den Kanal an den Kunden an

Unterschiedliche Kunden reagieren auf unterschiedliche Kanäle. Verfolge die Vorlieben und passe sie an.

• Interessenten: E-Mail + SMS

• Ruheständler: Telefonanruf am Vortag, SMS, wenn sie simsen

• Beschäftigte Führungskräfte: SMS 24 und 2 Stunden vorher

• Meetings mit mehreren Parteien: E-Mail an alle Parteien mit klaren nächsten Schritten

Doodle-Erinnerungen werden standardmäßig per E-Mail zugestellt. Bei SMS schickst du einen kurzen Text, der auf die Doodle-Terminverschiebungsseite verweist, damit die Kunden den Termin schnell anpassen können.

Gib in jeder Erinnerung an, worauf es ankommt

Klare Erinnerungen beantworten fünf Fragen:

• Was: Art der Besprechung und Tagesordnung

• Wann: Datum, Uhrzeit und Zeitzone

• Wo: Link zum Treffpunkt oder Büroadresse mit Parkinformationen

• Wie: Bereite Gegenstände und Dokumente vor, die du mitbringen sollst

• Was, wenn: Ein klarer Link zum Verschieben oder Absagen

Mit Doodle Pro sorgen KI-generierte Beschreibungen dafür, dass Tagesordnungen und Vorbereitungsschritte in deinem Team einheitlich sind.

Praktische Tipps, die du heute anwenden kannst

Diese wirkungsvollen Anpassungen funktionieren in den meisten Beratungspraxen:

• Tipp 1: Füge eine Wertaussage hinzu

Beispiel: "Jährliche Überprüfung, um den Fortschritt bei der Pensionierung und die Strategie für 2025 Roth zu bestätigen."

• Tipp 2: Verwende einfache Bestätigungen

Bitte die Kunden, mit "J" zu antworten, um zu bestätigen, oder mit "C", um den Termin zu verschieben.

• Tipp 3: Mache die Betreffzeilen spezifisch

Beispiel: Morgen 10.00 Uhr ET - Roth-Besprechung mit Jordan, Park Ave Office.

• Tipp 4: Personalisiere nach Segmenten

Füge je nach Kundentyp eine Wegbeschreibung, einen Link zum Beitritt, den Namen des Beraters oder eine Vorbereitungsliste hinzu.

• Tipp 5: Biete eine schnelle Terminverschiebung an

Füge deinen Doodle-Link in jede Erinnerung ein.

• Tipp 6: Füge Zeitpuffer hinzu

Schütze deinen Zeitplan mit Zeitpuffern vor und nach dem Treffen in Doodle.

• Tipp 7: Verlange eine Anzahlung für ausgewählte Meetings

Verwende Stripe, um Einzahlungen für tiefgreifende Planungssitzungen zu verlangen.

• Tipp 8: Bestätige Meetings mit mehreren Teilnehmern frühzeitig

Verwende Gruppenumfragen, um Verfügbarkeiten und Erinnerungen festzulegen.

• Tipp 9: Halte Erinnerungen kurz

Strebe 60-120 Wörter an.

• Tipp 10: Verfolge die Ergebnisse

Beobachte die Nicht-Erscheinen-Raten nach Art des Meetings und passe die Kadenz nach Bedarf an.

Vergleichstabelle: Empfohlene Erinnerungshäufigkeit nach Art der Besprechung

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Vermeide diese Probleme, die häufig dazu führen, dass du nicht erscheinst:

• Zu viele Erinnerungsmails verschicken

• E-Mail-Adressen verwenden, auf die man nicht antwortet

• Vergessen von Zeitzonen

• Terminverschiebungen erschweren

• Den Videolink verstecken

• Zu viel Vorarbeit verlangen

• Keine Angabe der Stornierungsbedingungen im Voraus

Doodle hilft dir, diese Probleme zu vermeiden, indem du die richtigen Videolinks anhängst, die richtige Zeitzone anzeigst und integrierte Tools zur Terminverschiebung anbietest.

Erstelle Erinnerungen für jede Art von Treffen

Anrufe zum Kennenlernen neuer Kunden

Betreff: Morgen 15.00 Uhr ET - Finanzgespräch mit Taylor

Inhalt:

Hallo Sam, ich freue mich auf unser 20-minütiges Gespräch. Wir werden deine Ziele und nächsten Schritte besprechen.

Teilnahme: [Videolink]

Antworte mit Y, um zu bestätigen oder nutze diesen Link, um den Termin zu verschieben: [Doodle-Link]

Verwende Doodle 1:1, um kuratierte Zeitoptionen zu senden und Erinnerungen zu automatisieren.

Jährliche Überprüfungstreffen

Thema: Montag 11.00 Uhr - Jahresrückblick und Steuerplanung

Inhalt:

Bitte bring die letzten Gehaltsabrechnungen und 401(k)-Auszüge mit.

Teilnahme: [Videolink] oder Büro: 100 Main St (Parkdeck 2)

Antworte mit Y, um den Termin zu bestätigen oder nutze diesen Link, um den Termin zu verschieben: [Doodle-Link]

Zeitkritische Planung

Betreff: 2-Stunden-Erinnerung - RMD-Besprechung um 13.00 Uhr

Inhalt:

Teilnahme: [Video-Link]. Brauchst du heute oder morgen eine neue Zeit? Nutze: [Doodle-Link]

Familien- und CPA-Treffen mit mehreren Parteien

Verwende Doodle-Gruppenumfragen, um Zeiten für mehrere Zonen vorzuschlagen.

Sobald der Termin bestätigt ist, schickt Doodle die endgültige Einladung mit der Tagesordnung an alle.

Tools und Lösungen zur Reduzierung von No-Shows

Buchungsseite für automatisierte Termine

• Zeigt nur deine offenen Termine an

• Hinzufügen von Puffern, Limits und Vorbereitungsfragen

• Automatische Erinnerungen und Fristen

• Kalenderintegrationen: Google, Outlook, Apple

• Unterstützung für Stripe-Zahlungen

1:1 für kuratierte Optionen

• Biete ausgewählte Zeitfenster an

• Automatische Bestätigungen und Erinnerungen

• Stripe-Unterstützung für Einzahlungen oder Gebühren

Gruppenumfragen für Haushalte und COIs

• Vorschlagen von Zeiten für bis zu 1000 Personen

• Fristen setzen

• Automatische Benachrichtigungen und Bestätigungen

Anmeldeformulare für Workshops

• Erstellen von Zeitfenstern mit Sitzplatzbegrenzung

• Teilnehmerdetails ausblenden

• Hervorragend geeignet für Bildungstage oder Jahresrückblicke

Integrationen für virtuelle Meetings

• Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex

• Automatisch in Einladungen und Erinnerungen enthalten

Professionelles Branding und Übersichtlichkeit

• Benutzerdefiniertes Logo und Farben (Pro/Teams)

• KI-generierte Meeting-Beschreibungen

• Werbefreies Erlebnis

Mach Zahlungen zu einem Teil deiner Erinnerungsstrategie

Zahlungen können No-Shows reduzieren und Erwartungen klären.

• Erfasse Anzahlungen oder Gebühren über Stripe

• Erstattungs- und Stornierungsbedingungen im Voraus festlegen

• Biete flexible Optionen an (Anzahlung oder spätere Zahlung)

• Füge in jede Erinnerung einen Link zur Terminverschiebung ein

Verbessere Erinnerungen mit Daten und Tests

Nutze einfache Analysen, um dein System zu verfeinern:

• Verfolge die Nicht-Erscheinen-Rate nach Meeting-Typ

• Teste Betreffzeilen und die Länge der Nachricht

• Personalisiere Absender und Tonfall

• Erfasse Absagegründe mit einem kurzen Doodle-Formular

Beispiele aus der Praxis von Beratungsteams

Absagen von Interessenten von 22% auf 6% gesenkt

Ein RIA mit zwei Beratern fügte 48-Stunden- und 2-Stunden-Erinnerungen sowie Stripe-Einzahlungen für Planungsgespräche hinzu. Die Zahl der Nichtteilnehmer sank innerhalb von 60 Tagen drastisch.

Steuerberatungstag mit null Fehlterminen

Ein Einzelberater nutzte eine Buchungsseite mit Puffern, Vorbereitungschecklisten und automatischen Erinnerungen. Alle 12 Sitzungen verliefen pünktlich.

Familienvermögenstreffen über drei Zeitzonen hinweg

Ein Familienbüro nutzte Gruppenumfragen, um fünf Teilnehmer zu koordinieren. Doodle-Erinnerungen hielten alle auf Kurs.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Verwende einen einfachen Erinnerungsrhythmus: sofort + 48h + 24h + 2h

• Erleichtere die Terminverschiebung mit einem Doodle-Link

• Passe die Kanäle den Kundentypen an

• Verwende Stripe-Einzahlungen für wichtige Sitzungen

• Lass Doodle Erinnerungen, Einladungen und Gruppenplanung automatisieren

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Du brauchst keinen großen technischen Aufwand, um die Zahl der Nichtteilnehmer/innen zu reduzieren. Ein klarer Erinnerungsrhythmus und ein einziges Planungstool können deinen Kalender diese Woche verändern. Doodle bietet dir eine Buchungsseite, 1:1-Einladungen, Gruppenumfragen und Anmeldebögen an einem Ort - plus sichere Kalendersynchronisation, automatische Erinnerungen, Videolinks und optionale Stripe-Zahlungen.

Bist du bereit, die Terminplanung zu vereinfachen und die Zahl der Nichtteilnehmer zu reduzieren?