Wie man ein Erstgespräch führt: 9 wichtige Tipps

Das erste Treffen gibt den Ton für jede berufliche Beziehung an. Ob es sich um eine Kundenberatung, ein Vorstellungsgespräch oder einen Projektstart handelt, ein positiver Eindruck ist entscheidend.

Es ist wichtig, die Schlüsselaspekte für den effektiven Umgang mit einem Erstgespräch zu kennen. Von der Planung und Vorbereitung bis zur Durchführung und Nachbereitung geben wir Ihnen wertvolle Tipps für ein erfolgreiches Ergebnis.

Und um den Prozess zu vereinfachen, stellen wir Ihnen Doodle vor, ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie in nur wenigen Minuten mühelos erste Meetings organisieren können.

Was Sie tun müssen

Verstehen Sie den Zweck des Meetings: Bevor Sie mit der Besprechung beginnen, sollten Sie den Zweck der Besprechung klären.

Wollen Sie sich vorstellen, Projektdetails besprechen oder mögliche Kooperationen ausloten? Wenn Sie das Ziel kennen, können Sie das Treffen besser strukturieren und sich auf die richtigen Themen konzentrieren.

Planen und vorbereiten: Planen Sie ausreichend Zeit ein, um alles Notwendige zu besprechen. Erstellen Sie eine Tagesordnung, in der die zu behandelnden Themen aufgeführt sind, und stellen Sie alle erforderlichen Materialien und Dokumente zusammen. Informieren Sie sich über die andere Partei, um Einblicke zu gewinnen und Ihre Vorgehensweise entsprechend anzupassen.

Wählen Sie den richtigen Ort und das richtige Format: Entscheiden Sie, ob ein persönliches, virtuelles oder gemischtes Treffen am besten geeignet ist. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Bequemlichkeit, Erreichbarkeit und die Art der Diskussion. Mit Zoom-Meetings lassen sich Zeit und Ressourcen sparen, vor allem, wenn Sie mit entfernten Teams oder Kunden zu tun haben.

Versenden Sie Einladungen und bestätigen Sie die Verfügbarkeit: Nutzen Sie eine Terminplanungsplattform wie Doodle, um die Suche nach einem für beide Seiten geeigneten Termin zu vereinfachen. Versenden Sie die Einladungen zu einem Treffen rechtzeitig, damit die Teilnehmer ihre Verfügbarkeit überprüfen und ihre Teilnahme bestätigen können. Doodle vereinfacht die Terminplanung und gewährleistet eine effiziente Koordination zwischen mehreren Parteien.

Legen Sie klare Ziele fest: Teilen Sie allen Teilnehmern die Ziele der Besprechung im Voraus klar und deutlich mit. Auf diese Weise können sich alle vorbereiten und eine konzentrierte Diskussion gewährleisten. Legen Sie spezifische Ziele fest, die Sie während der Besprechung erreichen möchten, um das Gespräch auf Kurs zu halten.

Erstellen Sie eine ansprechende Tagesordnung: Erstellen Sie eine Agenda, in der die wichtigsten Diskussionspunkte und die für jeden Punkt vorgesehene Zeit aufgeführt sind. Teilen Sie den Teilnehmern die Tagesordnung vorab mit, damit sie ihre Beiträge entsprechend vorbereiten können. Dies fördert ein effizientes Zeitmanagement und stellt sicher, dass alle wichtigen Themen angesprochen werden.

Erleichtern Sie die aktive Teilnahme: Ermutigen Sie alle Teilnehmer, sich zu Wort zu melden, indem Sie ein offenes und integratives Umfeld fördern. Seien Sie ein guter Zuhörer, stellen Sie durchdachte Fragen und sorgen Sie dafür, dass jeder die Möglichkeit hat, einen Beitrag zu leisten. Dadurch wird die Zusammenarbeit gefördert und ein gutes Verhältnis aufgebaut.

Machen Sie umfassende Notizen: Bestimmen Sie eine Person, die das Besprochene dokumentiert und dabei die wichtigsten Entscheidungen, Aktionspunkte und alle wichtigen Diskussionspunkte festhält. Geben Sie diese Notizen anschließend an die Teilnehmer weiter, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und zur Verantwortung gezogen werden.

Nachbereitung: Senden Sie nach der ersten Sitzung umgehend eine Follow-up-E-Mail mit einer Zusammenfassung der Diskussion und den vereinbarten Aktionsschritten. Pflegen Sie eine klare und konsistente Kommunikation, um Professionalität zu demonstrieren und ein kontinuierliches Engagement zu fördern.

Die effektive Durchführung eines ersten Treffens ist entscheidend für die Schaffung einer soliden Grundlage für jede berufliche Beziehung. Wenn Sie diese Tipps befolgen und die Vorteile der Doodle-Plattform für die Terminplanung nutzen, können Sie den Organisationsprozess rationalisieren und ein produktives und erfolgreiches Erstgespräch sicherstellen.

Denken Sie daran, dass ein gut geplantes und durchgeführtes Treffen den Grundstein für die zukünftige Zusammenarbeit legt und den Weg zum Erfolg ebnet.