Wie du die Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit deines Gesundheitsteams während der Ferienzeit planst

Zu einem vollständigen Plan für die Arbeitsbelastung in der Ferienzeit gehören die Erfassung der Verfügbarkeit von Dienstleistern, die Anpassung der Sprechstundenzeiten, die Kommunikation von Änderungen im Dienstplan an die Patienten, die Neuverteilung der Zuständigkeiten an der Rezeption, die Vorbereitung klarer Übergaben und die Planung aller wichtigen Termine und Besprechungen vor der Abreise der Mitarbeiter. Der einfachste Weg, damit zu beginnen, ist eine Doodle-Gruppenumfrage, um die Verfügbarkeit des Teams schnell zu erfassen und E-Mail-Threads, Verspätungen und Lücken in letzter Minute während der geschäftigsten Zeit des Jahres zu vermeiden.

Urlaubsplanung für Verwaltungsteams im Gesundheitswesen

Das Jahresende ist eine komplexe Zeit für Kliniken und Praxen. Das Personal nimmt sich frei, die Leistungserbringer passen ihre Zeitpläne an, die Versicherungsfristen rücken näher, und die Patiententermine häufen sich vor den Feiertagen. Bei so vielen beweglichen Teilen kann Fehlkommunikation zu Überbuchungen, Lücken in der Versorgung oder frustrierten Patienten führen.

Dieser Leitfaden fasst alles an einem Ort zusammen - eine übersichtliche Checkliste, eine Planungstabelle und praktische Tipps, damit dein Verwaltungsteam im Dezember und Anfang Januar reibungslos arbeiten kann. Mit frühzeitiger Planung und den richtigen Hilfsmitteln kann deine Klinik organisiert, reaktionsschnell und stressfrei bleiben.

Was die Leute bei der Planung der Feiertage im Gesundheitswesen fragen

Verwaltungsangestellte im Gesundheitswesen stellen in der Regel jedes Jahr die gleichen Fragen:

"Welche Anbieter sind wann verfügbar?" "Welche Sprechstunden können wir realistischerweise anbieten?" "Wie decken wir die Telefone und die Rezeption ab?" "Welche Termine müssen vor der Pause erledigt werden?" "Was kann sicher in den Januar verschoben werden?" "Wie koordinieren wir die Übergaben zwischen den Mitarbeitern?" "Wie vermeiden wir ein Terminchaos während der Zeit mit dem höchsten Patientenaufkommen?" "Gibt es eine Möglichkeit, die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter zu erfassen, ohne die Leute zu hetzen?"

Dieser Artikel gibt Antworten auf all diese Fragen - mit Vorlagen, die du sofort kopieren kannst.

Vollständige Checkliste für die Planung der Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit in den Ferien

Zeitplan für die Ferienzeit

Wie du Doodle zur Planung des Arbeitspensums deines Gesundheitsteams in den Ferien nutzt

Verwende eine Gruppenumfrage, um die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu erfassen.

Anstatt E-Mails hin- und herzuschicken, kannst du eine Doodle-Umfrage erstellen, in der die Mitarbeiter/innen ankreuzen können:

• PTO-Tage

• halbe Tage

• eingeschränkte Verfügbarkeit

• Anbieter-Sperrungen

• bevorzugte Front-Desk-Schichten

So hast du sofort den Überblick über Deckungslücken.

Verwende Doodle 1:1s oder Booking Pages für die Koordination

Verwaltungsangestellte und Klinikmanager können planen:

• Check-Ins mit den Anbietern vor den Feiertagen

• Planung der Patientennachsorge

• Meetings zur Abstimmung von Versicherung und Abrechnung

• Jahresendbesprechungen

Keine manuelle Koordination erforderlich.

Plane den Januar, bevor die Klinik geschlossen wird

Richte eine Doodle-Umfrage ein für:

• deine Anpassungsbesprechung in der ersten Januarwoche

• eine Überprüfung des Patientenstaus

• Betriebsplanung für das neue Jahr

Teams, die sich frühzeitig vorbereiten, haben weniger Patientenbeschwerden, weniger Engpässe in der Terminplanung und einen ruhigeren Start in den Januar.

So bleibt die Planung der Feiertagsarbeit stressfrei

• Halte die Öffnungszeiten deiner Klinik realistisch

• Informiere die Patienten frühzeitig über Terminänderungen

• Vergewissere dich, dass alle Mitarbeiter die Erwartungen an die Abdeckung verstehen

• Ermutige die Anbieter, die Dokumentation vor ihrer Abreise fertigzustellen

• Bewahre alle Übergabeakten zugänglich auf

• Unterstützt Mitarbeiter, die zusätzliche Arbeit übernehmen

• Bestätige den Plan vom Januar vor der Pause

Eine gute Planung reduziert Verwirrung, sorgt für zufriedene Patienten und schützt das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

"Seit wir die Verfügbarkeit mit Doodle planen, ist die Urlaubssaison in unserer Klinik so reibungslos wie noch nie. Im letzten Dezember hatten wir mit reduzierten Arbeitszeiten, dem PTO der Mitarbeiter und pausenlosen Terminanfragen zu kämpfen. Dieses Jahr haben wir die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter in wenigen Minuten mit Doodle erfasst, die Aufgaben schnell neu verteilt und die Patienten frühzeitig über Änderungen informiert." - Marisol R., Klinikverwalterin

FAQ

Wie früh sollten Kliniken die Ferienverfügbarkeit planen?

Drei bis vier Wochen vor den Feiertagen ist am besten, vor allem für Praxen mit hohem Patientenaufkommen.

Wie können wir eine Überlastung in letzter Minute vermeiden?

Setze frühzeitig Prioritäten bei den Terminen, verteile die Verwaltungsaufgaben neu und führe gemeinsame Übergabeprotokolle.

Wie sollten wir die Patienten über die Ferienzeiten informieren?

Nutze E-Mails, Banner auf der Website, Schilder in den Wartezimmern und automatische Voicemail-Updates.

Was sollte eine Übergabe im Gesundheitswesen beinhalten?

Anstehende Nachfassaktionen, Portalnachrichten, Versicherungsaufgaben, Rechnungserinnerungen, Kontaktlisten und alle markierten Patientenanliegen.

Wie können wir das Nichterscheinen während der Feiertage reduzieren?

Verschicke Erinnerungen früher, bestätige Termine zweimal und biete einfache Optionen zur Terminverschiebung an.

Wie lassen sich Besprechungen vor den Feiertagen und im Januar am einfachsten planen?

Erstelle Doodle-Gruppenumfragen, damit alle schnell abstimmen können - auch das Gesundheitspersonal im Schichtdienst.