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Zu einer vollständigen Checkliste für eine Firmenweihnachtsfeier gehören die Festlegung eines Budgets, die Wahl des Datums, die Bestätigung der Gästestrategie, die Verwaltung der Einladungen und RSVPs, die Organisation von Essen und Getränken, die Planung von Unterhaltung und Reden und die Vorbereitung aller logistischen Details für eine reibungslose Veranstaltung. Am einfachsten ist es, eine Doodle-Gruppenumfrage zu machen, um einen Termin zu finden, der für das ganze Team passt. So vermeidest du endlose Nachrichten, Verzögerungen und Konflikte während der arbeitsreichen Weihnachtszeit.
Checkliste für die betriebliche Weihnachtsfeier
Die Planung einer Weihnachtsfeier für ein professionelles Team ist lohnenswert, aber es gibt viele bewegliche Teile. Von der Genehmigung des Budgets bis hin zu Notfallkontakten - je mehr Leute beteiligt sind, desto wichtiger wird es, organisiert zu bleiben. Diese Checkliste fasst alles an einem Ort zusammen, damit dein Team eine entspannte, denkwürdige Feier genießen kann.
Im Folgenden findest du die vollständige, erweiterte Checkliste - für HR-Teams, Büroleiter und alle, die eine Firmenveranstaltung planen.
Vollständige Weihnachtsfeier-Checkliste für professionelle Teams
Kategorie | Was ist zu beachten / was ist zu tun? |
Zweck der Feier | Überlege dir, ob die Veranstaltung eine Feier, ein Abend zur Teambildung, ein formelles Abendessen oder ein zwangloses Beisammensein sein soll. |
Budget | Lege frühzeitig ein klares Budget fest (Veranstaltungsort, Essen, Getränke, Unterhaltung, Geschenke, Transport). Bestätige, wer es bewilligt. |
Datum und Wochentag | Entscheide dich für einen Wochentag oder ein Wochenende, je nach den Vorlieben des Teams. Verwende eine Doodle-Gruppenumfrage , um ein Datum zu finden, an dem alle teilnehmen können. |
Gästepolitik | Entscheide, ob Partner oder Ehegatten erlaubt sind und teile dies im Voraus mit. |
Veranstaltungsort | Berücksichtige Büroräume, Restaurants, gemietete Veranstaltungsorte, Erreichbarkeit, Parkplätze und öffentliche Verkehrsmittel. |
Einladungen | Frühzeitig verschicken. Gib das Datum, die Uhrzeit, die Kleiderordnung, die Partnerpolitik, die Frist für die Einladungen und den Veranstaltungsort an. |
RSVPs & Anwesenheit | Erfasse die Einladungen und Essenswünsche; schicke freundliche Erinnerungen; bestätige die Anzahl der Teilnehmer mit dem Veranstaltungsort. |
Notfallkontakte | Sammle die Notfallnummern des Veranstaltungsorts und stelle sicher, dass das Organisationsteam die Telefonnummern der anderen Teilnehmer/innen kennt. |
Essen & Getränke | Plane die Speisekarte oder das Catering, prüfe diätetische Einschränkungen, bestätige die Alkoholpolitik und biete alkoholfreie Optionen an. |
Unterhaltung | Bereite eine Playlist vor, buche einen DJ, organisiere ein Quiz oder Spiele oder stelle einen einfachen Fotoautomaten auf. |
Reden und Danksagungen | Lege fest, wer spricht, wann und in welchem Ton. Füge Teamanerkennungen oder kleine Auszeichnungen hinzu. |
Geschenke/Giveaways | Entscheide, ob du ein Wichtelgeschenk machen willst, lege ein Budget fest und gib klare Anweisungen. |
Kleiderordnung | Kläre die Erwartungen: festlich, formell, leger oder themenbezogen. |
Transport | Biete Taxigutscheine oder klare Informationen zum Transport an. Sorge für sichere Transportmöglichkeiten für alle, die trinken. |
Zugänglichkeit und Inklusion | Stelle sicher, dass der Veranstaltungsort für alle geeignet ist. Überlege, ob die Speisekarte barrierefrei ist, wie hoch der Geräuschpegel ist und welche Sitzmöglichkeiten es gibt. |
Logistik und Ausrüstung | Überprüfe Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel, Dekoration und alles, was für Reden oder Präsentationen benötigt wird. |
Musik & Ton | Lege die Verantwortung für die Musik fest, überprüfe die Beschallungsanlage und teste die Lautstärke, damit man sich noch gut unterhalten kann. |
Koordination am Tag der Veranstaltung | Komme früh an, teste die Ausrüstung, überprüfe die Anzahl der Gäste, dekoriere, wenn nötig, und lege die Musik ein. |
Aufräumplan | Kläre, wer für das Aufräumen zuständig ist und was der Veranstaltungsort zur Verfügung stellt. |
Nachbereitung | Schicke Danksagungen, zeige Fotos und sammle Feedback für das nächste Jahr. |
Zeitplan für die Weihnachtsfeier
Ein einfacher Zeitplan hilft, Stress in letzter Minute zu vermeiden, besonders wenn Veranstaltungsorte und Caterer schnell ausgebucht sind.
Zeitplan | Was zu tun ist |
3 Wochen vorher | Datum mit Doodle auswählen, Veranstaltungsort buchen, Budget festlegen, Einladungen verschicken |
2 Wochen vorher | Menü fertigstellen, Unterhaltung bestätigen, Aktivitäten organisieren, Dekoration bestellen |
1 Woche vorher | Getränke kaufen, Einladungen überarbeiten, Redeplan fertigstellen, Playlist vorbereiten |
2-3 Tage vorher | Ausrüstung prüfen, Sitzordnung überprüfen, Veranstaltungsbereich aufräumen, falls vor Ort |
Tag der Party | Getränke kühlen, Dekoration aufstellen, Sound testen, Gäste begrüßen und den Abend genießen |
Wie du deine Team-Weihnachtsfeier mit Doodle planst
Das Schwierigste an einer Weihnachtsfeier ist, sich auf ein Datum zu einigen. Der Terminkalender im Dezember füllt sich schnell, und Gruppenchats sind selten hilfreich.
Eine Doodle-Gruppenumfrage vereinfacht alles:
Teile mehrere Terminoptionen
Lass das Team in Sekundenschnelle abstimmen
Die Verfügbarkeit aller Teilnehmer/innen ist klar ersichtlich
Bestätige das Gewinnerdatum sofort
Und schon kann es losgehen mit der Planung
Du kannst Doodle auch zum Koordinieren verwenden:
Planungstreffen mit deinem internen Ausschuss
Freiwillige Helfer für den Aufbau oder das Aufräumen
Zeitpläne für den Geschenketausch mit dem Weihnachtsmann
Kleine Zwischenveranstaltungen vor oder nach der Hauptparty
Je früher du das tust, desto reibungsloser läuft die gesamte Planung ab.
So wird die Planung der Weihnachtsfeier stressfrei
Eine tolle Betriebsfeier muss nicht kompliziert sein. Das Geheimnis ist, klare Erwartungen zu stellen und die Dinge einfach zu halten:
Halte dich an ein realistisches Budget
Wähle Essen und Aktivitäten, die zu deinem Team passen
Mache Inklusion zu einem Teil deiner Planung
Vermeide übermäßig enge Zeitpläne
Delegiere, wann immer möglich
Halte die Reden kurz und ehrlich
Das Ziel ist nicht Perfektion - es geht darum, nach einem arbeitsreichen Jahr einen warmen Moment der Wertschätzung zu schaffen.
"Die Planung unserer Büro-Weihnachtsfeier hat Wochen gedauert, weil sich niemand auf ein Datum einigen konnte. Mit Doodle haben wir das in wenigen Minuten erledigt und konnten uns stattdessen auf die lustigen Dinge konzentrieren. Das hat alles verändert." - Luca R., Personalabteilung
FAQ
Was sollte eine betriebliche Weihnachtsfeier beinhalten?
Ein klares Datum, Budget, Veranstaltungsort, Einladungen, Essen, Getränke, Unterhaltung, Reden und ein Plan für Logistik und Transport.
Wie früh sollte ein Team mit der Planung einer Weihnachtsfeier beginnen?
Idealerweise drei bis vier Wochen im Voraus, vor allem, wenn du das Budget genehmigen oder den Veranstaltungsort reservieren musst.
Wie entscheiden wir, ob Partner teilnehmen können?
Einigt euch zuerst intern und macht die Regeln dann in der Einladung klar, damit die Erwartungen übereinstimmen.
Müssen wir formelle Reden halten?
Nicht immer. Kurze Danksagungen oder kleine Teamanerkennungen helfen, das Jahr positiv zu beenden.
Wie können wir sicherstellen, dass sich alle einbezogen fühlen?
Wähle einen barrierefreien Veranstaltungsort, biete verschiedene Speisen und Getränke an und vermeide Aktivitäten, die Teammitglieder ausschließen könnten.
Bist du bereit, dein Team zusammenzubringen?
Plane deine Firmenweihnachtsfeier auf die einfache Art. Erstelle eine Doodle-Gruppenumfrage, finde den besten Termin in wenigen Minuten und genieße einen stressfreien Start in die Weihnachtszeit.
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