Como planejar e programar uma conferência do zero

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Franchesca Tan

Franchesca Tan

Updated: 21 de jun. de 2024

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Planejar uma conferência do zero é uma tarefa considerável que exige muita previsão e organização. Desde a seleção do local certo até o gerenciamento dos participantes, cada etapa precisa ser cuidadosamente considerada para garantir o sucesso do seu evento.

Este guia se aprofundará nas etapas do planejamento de conferências, concentrando-se na seleção do local, na divulgação dos palestrantes, na promoção do evento e no gerenciamento do evento.

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Seleção do local

A escolha do local certo é fundamental para o sucesso de sua conferência. O local pode afetar significativamente a experiência dos participantes, por isso é importante considerar vários fatores.

Primeiro, certifique-se de que o local seja de fácil acesso para a maioria dos participantes, considerando a proximidade de aeroportos, transporte público e hotéis. O local deve acomodar confortavelmente o número esperado de participantes, evitando aqueles que são muito grandes ou muito pequenos.

Procure locais com comodidades como equipamentos audiovisuais, Wi-Fi e serviços de bufê. No entanto, equilibre seu orçamento com a qualidade e a conveniência do local. Investir em um local melhor geralmente vale a pena se isso melhorar a experiência geral. É aconselhável reservar o local com bastante antecedência para garantir suas datas preferidas e evitar complicações de última hora.

Alcance do palestrante

Garantir os palestrantes certos pode ser decisivo para a sua conferência. Comece identificando possíveis palestrantes que sejam especialistas e influenciadores em sua área. Esses palestrantes podem fornecer informações valiosas e atrair participantes.

Entre em contato com esses possíveis palestrantes com uma proposta profissional e convincente, destacando os benefícios da participação, como exposição e oportunidades de networking.

Quando o palestrante concordar, comunique claramente suas responsabilidades, cronograma e remuneração. Certifique-se de que todos os acordos sejam documentados em um contrato para evitar mal-entendidos.

Promoção de eventos

A promoção eficaz é essencial para atrair participantes e garantir um evento bem-sucedido. Promova a sua conferência o mais cedo possível, usando uma combinação de mídia social, marketing por e-mail e parcerias com organizações do setor.

Planeje suas atividades promocionais com bastante antecedência, programando atualizações regulares e lembretes antes do evento. Utilize várias plataformas para atingir seu público-alvo, incluindo canais de mídia social, boletins informativos por e-mail e sites do setor.

Gerenciamento de eventos

É fundamental gerenciar os participantes e garantir operações tranquilas durante a conferência. Para isso, torne o processo de registro simples e fácil de usar, utilizando ferramentas on-line que o simplifiquem e coletem as informações necessárias.

Mantenha os participantes informados com atualizações regulares sobre a programação do evento, detalhes do local e quaisquer alterações. Envolva os participantes antes e durante o evento com atividades como webinars ou sessões de networking. Durante a conferência, garanta que haja amplas oportunidades de interação e networking.

Como a Doodle pode ajudar

O conjunto de ferramentas de agendamento do Doodle pode aliviar significativamente a carga de planejamento da conferência. Por exemplo, as folhas de inscrição do Doodle podem simplificar o gerenciamento de presença, permitindo que você acompanhe os RSVPs e gerencie as informações dos participantes com eficiência.

A Booking Page pode simplificar o agendamento de reuniões com palestrantes e fornecedores, garantindo que todos estejam na mesma página.

Além disso, as Group Polls podem ajudar a coordenar a disponibilidade e as preferências para o planejamento de reuniões, facilitando o alinhamento de agendas e a tomada de decisões.

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Planejar uma conferência não é pouca coisa, mas com as ferramentas e estratégias certas, você pode garantir o sucesso do seu evento. Concentrando-se na seleção do local, na divulgação dos palestrantes, na promoção e no gerenciamento do evento, você pode criar um evento memorável e impactante. Explore os recursos do Doodle para ver como eles podem apoiar sua próxima conferência.

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