Time-blocking vs. task batching: quale metodo di produttività vince?

La vostra lista di cose da fare inizia a sembrare una storia infinita? Con le riunioni, le e-mail e il lavoro di concentrazione che si contendono la vostra attenzione, non c'è da stupirsi che i compiti continuino ad accumularsi.

Poiché una buona gestione del tempo aiuta a tenere sotto controllo l'elenco, i metodi di produttività come il time-blocking e il task batching possono aiutarvi a prendere il controllo dei loro programmi. Ma qual è quello giusto per voi?

In questo articolo spiegheremo come funzionano i vari metodi, le loro differenze principali e come uno strumento di pianificazione può supportare la vostra produttività.

Che cos'è il time-blocking?

Il time-blocking è una tecnica di gestione del tempo in cui si programmano fasce orarie specifiche per

per diversi compiti nell'arco della giornata. Pianificare e assegnare periodi dedicati alle riunioni, al lavoro di approfondimento e persino alle pause può aiutarvi a passare da un modo di lavorare reattivo a uno più strutturato.

Un esempio di blocco del tempo:

8:00 - 9:00: Controllare e rispondere alle e-mail 9:00 - 11:30: Concentrarsi su un progetto 11:30 - 12:00: Pausa pranzo 12:00 - 15:00: Riunioni di squadra

Pro e contro del time-blocking

La prioritizzazione dei compiti è il principale vantaggio del time-blocking. L'assegnazione di specifici lassi di tempo consente di portare a termine il lavoro senza, o con meno, distrazioni.

Il time-blocking minimizza anche la tentazione di fare multitasking, in modo che possiate concentrarvi meglio e lavorare in modo più efficiente.

Tuttavia, a volte può sembrare restrittivo. Se si presenta un compito urgente o se gli impegni si spostano inaspettatamente, i blocchi di tempo pianificati potrebbero non corrispondere più alla realtà. Attenersi a una rigida routine di batching richiede disciplina, perché si può essere tentati di superare un blocco e interrompere il resto della giornata.

Che cos'è il batching delle attività?

Il batching delle attività consente di raggruppare e completare attività simili in un'unica sessione. Invece di passare da un tipo di lavoro all'altro, ci si concentra su una categoria di compiti alla volta.

Un esempio di raggruppamento dei compiti in azione:

Lunedì mattina: Scrivere e programmare i post sui social media Martedì pomeriggio: Registrare tutti gli episodi del podcast per il mese Venerdì sera: Rispondere alle e-mail e svolgere attività amministrative in batch

Pro e contro del raggruppamento delle attività

Il raggruppamento dei compiti è molto efficace per ridurre al minimo le distrazioni e il cambio di contesto. Quando si passa ripetutamente da un tipo di lavoro all'altro, il cervello ha bisogno di tempo per adattarsi: il raggruppamento delle attività elimina questa inefficienza mantenendo la concentrazione su attività simili per periodi prolungati.

Detto questo, il batching dei compiti non è la soluzione migliore per gli orari imprevedibili. Il batching potrebbe non essere sempre pratico se il vostro lavoro richiede frequenti interruzioni o risposte immediate. Inoltre, lavorare troppo a lungo sullo stesso tipo di attività può portare al burnout, soprattutto nel caso di attività creative che richiedono energia e ispirazione.

Blocco del tempo e raggruppamento dei compiti: le principali differenze

Sebbene entrambi i metodi aiutino a migliorare la produttività, il time-blocking si concentra sulla strutturazione dell'intera giornata, in modo che ogni compito abbia uno spazio definito. Questo metodo funziona bene per chi ha bisogno di un piano chiaro e vuole bilanciare più responsabilità.

D'altra parte, il raggruppamento delle attività riduce le distrazioni raggruppando compiti simili, il che lo rende particolarmente utile per i lavori ripetitivi o creativi.

La flessibilità è un'altra differenza fondamentale. Il time-blocking può dare l'impressione di essere rigido, in quanto lo spostamento di un compito può influenzare l'intero programma. Il batching delle attività, invece, consente una maggiore adattabilità, poiché è possibile regolare le sessioni di batch in base al carico di lavoro e ai livelli di energia.

In definitiva, il metodo migliore dipende dal vostro stile di lavoro e dai tipi di attività che gestite quotidianamente.

Quale utilizzare?

La scelta tra blocco temporale, batch di attività o un po' di entrambi dipende dal vostro flusso di lavoro e dalle vostre preferenze personali. Se vi piace la struttura e avete bisogno di un piano chiaro per la vostra giornata, il time-blocking può aiutarvi a rimanere in carreggiata. Assegnando fasce orarie fisse a diversi compiti, si possono portare a termine le cose senza distrazioni.

D'altra parte, se il vostro lavoro prevede molte attività ripetitive o progetti creativi che richiedono una profonda concentrazione, il raggruppamento dei compiti può aiutarvi a lavorare in modo più efficiente. Invece di passare continuamente da un compito all'altro, si mantiene la stessa mentalità e si completa un lavoro simile in un'unica soluzione.

Molti ritengono che una combinazione di entrambi i metodi sia la soluzione migliore. Ad esempio, si può suddividere la giornata in blocchi di tempo e raggruppare alcuni compiti all'interno di tali blocchi. In questo modo, si ottiene la struttura del time-blocking e si beneficia dell'efficienza del batching.

Come gli strumenti di pianificazione possono aiutarvi a essere produttivi

Indipendentemente dal metodo di produttività scelto, gli strumenti giusti possono fare la differenza.

Se utilizzate il time-blocking, gli strumenti di pianificazione come la Booking Page di Doodle vi permettono di riservare delle fasce orarie dedicate a lavori approfonditi, riunioni o attività amministrative. Invece di lasciare che gli altri interrompano il vostro flusso, potete controllare il vostro orario e lasciare che le persone prenotino il tempo con voi solo durante le fasce orarie disponibili.

Se preferite il raggruppamento delle attività, i sondaggi di gruppo di Doodle possono aiutarvi a raggruppare le riunioni in modo efficiente. Invece di programmare più chiamate durante la settimana, potete raggrupparle in una o due sessioni mirate, liberando il resto del tempo per lavorare senza interruzioni.

Sebbene il time-blocking e il batching delle attività offrano vantaggi unici, l'approccio migliore dipende dal vostro stile di lavoro e dalle vostre responsabilità. Il time-blocking aiuta a pianificare in modo strutturato, mentre il task batching riduce al minimo il cambio di contesto e migliora la concentrazione su compiti simili. Molti professionisti trovano che l'utilizzo congiunto di entrambi i metodi crei l'equilibrio perfetto.