Cosa c'entrano le riunioni ricorrenti con lo sviluppo dei talenti?

Proprio mentre i canali di Venezia hanno iniziato a scorrere limpidi e i cieli di Pechino sono di nuovo azzurri, il coronavirus ha portato a un inaspettato ritorno a tempi migliori sul posto di lavoro. La pandemia globale ha rallentato decenni di follia delle riunioni.

Certo, le riunioni non si sono fermate del tutto - il prezzo delle azioni Zoom lo dice chiaramente - ma in generale si stanno accorciando e i nostri programmi hanno qualche buco in più rispetto al passato. Il rapporto ha fornito informazioni che le aziende stanno sfruttando, dalle organizzazioni che incoraggiano in modo proattivo i dipendenti a tenere meno riunioni alle aziende che hanno addirittura spostato le loro conferenze annuali online per ridurre i viaggi e aumentare l'efficienza.

Il rapporto di Doodle ha rivelato che il 71% dei professionisti ritiene di perdere tempo ogni settimana a causa di riunioni inutili o annullate, quindi un minor numero di riunioni non può che essere positivo. Ma questo non significa che tutte le riunioni siano inadeguate, improduttive o inefficienti. Le riunioni ricorrenti costituiscono la spina dorsale culturale, strategica e comunicativa della maggior parte delle aziende. Sono anche fondamentali per la gestione dei talenti e lo sviluppo personale. Ma quali sono le riunioni essenziali e quali sarebbe meglio lasciare completamente in sospeso?

Semplificando, possiamo collocare la maggior parte delle riunioni ricorrenti in una delle due categorie:

Riunioni regolari del team, del reparto o del progetto

Riunioni one-to-one

Riunioni regolari

Sono le riunioni che si tengono settimanalmente, mensilmente o trimestralmente e che tendono a sommarsi e a intasare i programmi molto rapidamente. Pensiamo ai kick-off settimanali del team, alle riunioni mensili del reparto, agli aggiornamenti bisettimanali del progetto... hai capito bene.

Il fatto che queste riunioni siano ricorrenti tende a renderle di scarsa qualità. L'organizzatore dedica poco tempo alla preparazione, mentre l'elenco degli invitati non cambia mai, il che significa che è molto probabile che il contenuto della riunione sia poco rilevante per tutti i partecipanti. In breve, sono queste riunioni che tendono a dare una cattiva reputazione a tutte le riunioni. Un terzo dei professionisti non riesce a contribuire alla maggior parte delle riunioni a cui partecipa. Allo stesso tempo, quasi la metà dei dipendenti ritiene che queste riunioni creino confusione sul posto di lavoro e influiscano sulla loro capacità di lavorare.

Sebbene queste riunioni regolari non riguardino apertamente lo sviluppo dei talenti, possono avere un impatto negativo su tutto, dal coinvolgimento e dalla soddisfazione dei dipendenti allo stress e al turnover, tutti fattori che possono influire sulla capacità di un'organizzazione di sviluppare con successo i talenti.

Tenendo presente questo aspetto, il nostro rapporto sullo Stato delle Riunioni del Q2 2020 offre alcuni consigli per evitare riunioni improduttive.

Stabilisci sempre obiettivi chiari.

Invia sempre un ordine del giorno chiaro.

Assicurati che alla riunione non ci siano più persone dello stretto necessario.

Renato Profico, CEO di Doodle, afferma:

"I nostri dati mostrano che il numero di riunioni di gruppo virtuali è aumentato del 109% nel secondo trimestre del 2020. Le riunioni online con video richiedono tutta la nostra attenzione e possono essere stancanti. Spesso possono far provare ai partecipanti una miriade di emozioni, come ansia, stress ed esaurimento. Quindi, partecipare a un numero minore di riunioni non necessarie non solo aiuterà a mantenere le riunioni di lavoro più mirate ed efficaci, ma aiuterà anche i dipendenti a combattere la stanchezza da zoom, che può avere un grave impatto sulla loro produttività e sul loro benessere mentale".

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L'incontro individuale, di solito tra un dipendente e il suo manager, è l'arma più importante e d'impatto che ogni organizzazione ha nel suo arsenale per lo sviluppo dei talenti. Oltre il 90% dei dipendenti statunitensi cita l'incapacità di comunicare chiaramente o di ricevere un feedback costruttivo come la prima lamentela nei confronti del proprio manager.

I manager che investono tempo nei loro dipendenti tendono a vedersi ripagati. I dipendenti che hanno a disposizione il doppio del tempo a tu per tu con il proprio manager hanno il 67% in meno di probabilità di essere disimpegnati.

In tutta onestà, questa non è una novità per la maggior parte dei manager che già capiscono istintivamente la relazione tra tempo con i propri dipendenti, prestazioni e soddisfazione. Tuttavia, più di due terzi dei manager ritengono che destreggiarsi tra le responsabilità individuali e quelle di leader delle persone sia la loro sfida più grande.

Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti e trucchi che non solo aiuteranno le organizzazioni a comprendere e riconoscere l'impatto che gli incontri one-to-one hanno sullo sviluppo dei talenti, ma aiuteranno anche i manager a organizzare incontri one-to-one migliori e più produttivi con i loro dipendenti.

1 Se gestisci un team di cinque o meno dipendenti, organizza incontri individuali settimanali. Se il tuo team è più numeroso, gli incontri dovrebbero essere al massimo bisettimanali.

2. Fai in modo che gli incontri one-to-one siano la tua priorità assoluta ogni settimana. Non cancellarli o rimandarli regolarmente: a torto o a ragione, questo manda ai dipendenti il messaggio che non sono importanti per te. Fai in modo che i tuoi incontri individuali si svolgano nello stesso giorno e alla stessa ora ogni settimana oppure permetti ai dipendenti di scegliere un orario comodo tramite uno smartwatch.

3. Gli incontri individuali dovrebbero avere una durata ideale di un'ora (ma anche 30 minuti e 45 minuti vanno bene). Non cercare di farli durare 15 minuti. Anche se un incontro individuale durante una passeggiata o un pranzo è accettabile, a patto che la tua attenzione non sia rivolta altrove.

4. Non affrontare mai un colloquio individuale con un dipendente senza un piano di discussione. La definizione dell'ordine del giorno può essere una responsabilità del manager o una responsabilità condivisa tra il dipendente e il manager, ma deve avvenire.

"Il segreto di una riunione di successo ed efficiente in termini di tempo è la preparazione. L'ordine del giorno non deve essere troppo lungo. Altrimenti si rischia di dedicare troppo tempo ai primi punti e di affrettare quelli successivi", consiglia il Dr. Sankalp Chaturvedi, Professore Associato di Comportamento Organizzativo e Leadership presso l'Imperial College di Londra.

5. Lascia parlare il dipendente. Sì, è un'occasione privilegiata per trasmettere informazioni vitali, ma è la riunione del dipendente, non quella del manager, e il dipendente deve condurre la conversazione.

6. Ascolta, prendi appunti e fai domande. C'è la tentazione di farsi prendere dai dettagli del ruolo e dei progetti specifici, ma è fondamentale che i manager facciano anche le domande più importanti di tanto in tanto. Come stai? Sei felice qui? C'è qualcosa in cui posso aiutarti?

7. I colloqui individuali avranno più successo se si concentreranno sul futuro piuttosto che sul passato, sulla crescita, sullo sviluppo e sulle opportunità invece che sulle prestazioni passate. Allo stesso modo, è fondamentale concentrarsi sui punti di forza di un dipendente e sul modo migliore per sfruttarli o per migliorare una specifica abilità, piuttosto che soffermarsi sulle carenze. I manager devono anche sottolineare come i punti di forza, la crescita e lo sviluppo di un dipendente siano in linea con la cultura e gli obiettivi dell'azienda.

8. Parla di come i dipendenti amano lavorare, oltre che di quello che fanno. C'è un momento della giornata in cui sono più energici o produttivi? Potrebbero trarre vantaggio dal fatto di lavorare di più da casa o di avere orari più flessibili?

9. A volte è una conversazione difficile da affrontare, ma non esitare a chiedere informazioni sulle dinamiche di squadra, sui rapporti con gli altri membri del team e sulle collaborazioni più fruttuose. Evita però la tentazione di indulgere in pettegolezzi da salotto.

10. Alcune delle domande più critiche che un manager può fare sono: Quali sono i tuoi maggiori ostacoli? C'è un ostacolo costante che trovi frustrante? Posso aiutarti a sbloccarti da qualche parte?

11. Inevitabilmente, ci saranno momenti in cui la positività incrollabile non è possibile. Ad esempio, è stato sollevato un reclamo o c'è stato uno scontro con un altro dipendente. Durante queste riunioni, i manager devono avere un quadro di riferimento per le conversazioni difficili e il dipendente deve sentirsi un partecipante attivo, piuttosto che un bambino sgridato.

Il processo di feedback di Pendleton è un buon esempio di come ciò possa avvenire:

Assicurati che il dipendente sia aperto al feedback.

Chiedi al dipendente di spiegare il contesto della situazione.

Chiedi al dipendente di indicare cosa ha fatto bene.

Il manager spiega cosa, secondo lui, è andato bene.

Chiede al dipendente cosa potrebbe essere migliorato.

Il manager suggerisce alcuni miglioramenti.

Il dipendente e il manager elaborano insieme un piano di miglioramento.

Dopo l'incontro individuale

Se stabilire un ordine del giorno chiaro e organizzare un incontro di successo è essenziale per il coinvolgimento dei dipendenti, è il follow-up del one-to-one tra dipendente e manager che rende questo incontro la pietra miliare del processo di sviluppo dei talenti di qualsiasi organizzazione.

Il primo passo è allineare gli obiettivi e le opportunità di sviluppo a breve e lungo termine del dipendente con le opzioni dell'azienda. Sia il manager che il dipendente devono concordare su come procedere e su cosa si intende per progresso. Questo argomento dovrebbe essere ripreso in tutti i successivi incontri individuali.

Questo è spesso il momento in cui i manager devono controllare il proprio ego. I manager migliori individuano ciò di cui i loro dipendenti hanno bisogno - che si tratti di formazione, mentorship o coaching - piuttosto che fornire tutto da soli.

Infine, tutti gli incontri individuali dovrebbero essere seguiti da un riassunto scritto e dai passi successivi. Questo aiuta a rafforzare la conversazione e garantisce che sia il dipendente che il manager siano responsabili.

Un processo che richiede molto tempo?

Se ti sembra complicato e impegnativo, è perché dovrebbe esserlo. Le buste paga rappresentano tra il 30% e il 70% della maggior parte delle organizzazioni, il che rende i dipendenti il tuo costo più elevato. Pertanto, vale la pena investire tempo nella tua forza lavoro.

Tuttavia, se vuoi che i benefici siano più tangibili, tieni presente quanto segue. In media, i manager dedicano quattro settimane all'anno alla valutazione delle prestazioni, il che fa sì che tutto il resto del lavoro si fermi per un mese all'anno.

Tuttavia, aziende come Adobe e GE sono riuscite a fare a meno di queste valutazioni annuali delle prestazioni, adottando riunioni individuali più frequenti e con maggiori priorità durante l'anno. In questo modo si è evitato l'enorme carico di lavoro annuale e Adobe ha visto diminuire il turnover del 30%, mentre la strategia ha contribuito a un aumento della produttività del 500% in GE.

Ti sembra che valga la pena dedicare del tempo alle riunioni one-to-one con il tuo team?

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