Email e programmazione online: Il grande dibattito

Le persone civili non discutono mai di religione o di politica... o almeno così si dice. Ma sappiamo tutti che ci sono argomenti ancora più controversi. Grandi dibattiti che possono dividere a metà una stanza o addirittura una famiglia. Questi ruotano attorno alle questioni più importanti del nostro tempo. I Beatles o i Rolling Stones, per esempio. Batman o Superman? Harry o William? I Lakers o i Celtics? Non ci possono essere vie di mezzo. A nessuno "piace" il Real Madrid e il Barcellona.

Tuttavia, se si va oltre la superficie, queste accese discussioni sono solo dibattiti di nome. Chiunque sia dotato di buon senso sa che gli Stones erano solo un'imitazione scolastica di ciò che i Beatles erano stati anni prima, suonando nelle bettole di Amburgo. Batman, pizza, Harry e, grazie a Magic e Kobe, i Lakers sono la risposta giusta.

Nei dipartimenti IT, negli uffici delle risorse umane e nelle conferenze sulla produttività di tutto il mondo è in corso un dibattito altrettanto acceso: e-mail o programmazione online. Come negli esempi precedenti, non si tratta nemmeno di una lotta ad armi pari.

L'e-mail è la nostra compagna fidata e fedele. Da un quarto di secolo ci serve in modo ammirevole ed è eccellente per molte cose. Ma la programmazione delle riunioni non è una di queste.

Tennis vs tiro con l'arco

Quante e-mail vi servono per fissare un incontro con clienti, potenziali clienti o addirittura candidati a un ruolo? Se la mia casella di posta elettronica è un dato di fatto, direi che circa 157 e-mail per ogni incontro sono più o meno così, con ogni tentativo di fissare un appuntamento che si traduce in una partita di tennis via e-mail che va più o meno in questo modo:

*Quindi, quando sei disponibile?

*Ho 20 minuti il prossimo martedì mattina, posso riprogrammare qualcosa per mercoledì pomeriggio e qualcosa potrebbe liberarsi venerdì. Altrimenti, giovedì prossimo saranno tre settimane.

*Hmmm, per me non funzionano. Hai qualcosa tra quattro settimane?

Si', in qualsiasi momento di martedi'.

10:30?

Oh no, è appena stato programmato un evento per tutto il giorno.

*Il venerdi' successivo?

No, vacanza.

*A meta' giornata del 17?

*Sì! E' perfetto.

*Grazie, ti manderò un invito. L'indirizzo e-mail è .com o .co.uk?

Molto spiacente, devo rimandare l'appuntamento...

Non c'è da stupirsi che la posta elettronica sia spesso percepita come un killer della produttività. Non solo il continuo avanti e indietro è inefficiente, ma distrae i dipendenti dalle loro altre attività.

Confrontatelo con la precisione infallibile alla Kim Soo-Nyung di uno strumento di pianificazione online. Inviate un sondaggio per scoprire la disponibilità di tutti i partecipanti a una riunione di gruppo. Ancora più semplice è l'invio di un calendario prenotabile, precompilato con i vostri impegni e le vostre disponibilità, che consenta all'invitato di scegliere gli orari disponibili.

Queste funzioni sono ancora più utili se i vostri clienti, colleghi o consulenti sono sparsi in diversi paesi e continenti. Invece di dover cercare su Google i fusi orari e fare aritmetica (è GMT o EST? E comprende anche l'ora legale?), gli strumenti di pianificazione hanno i fusi orari incorporati, quindi è la tecnologia a pensarci.

Occupati vs Produttivi

È emerso che tutti noi - e con "noi" intendo i dipendenti e non gli uomini - siamo pessimi nel multitasking. Quando passiamo da un piano strategico all'altro e apriamo la casella di posta per rispondere a una nuova e-mail, ci piace pensare che stiamo facendo multitasking, ma in realtà stiamo passando da un compito all'altro. E il passaggio da un compito all'altro non è costruttivo, anzi, è improduttivo, pari al 40% (https://www.psychologytoday.com/us/blog/brain-wise/201209/the-true-cost-of-multi-tasking) della nostra produzione totale.

La buona notizia è che qualsiasi attività interrotta, sia che si tratti di una chiamata non programmata da parte di un cliente o di un'altra serie di e-mail di tennis, tende a essere terminata entro lo stesso giorno lavorativo. Ma non immediatamente. In media, un dipendente interrotto impiega più di 23 minuti per tornare al suo compito. E ancora di più per tornare allo stesso livello di produttività.

Il costo della produttività e la consapevolezza che l'e-mail è un metodo di comunicazione obsoleto e inefficiente hanno portato le organizzazioni a cercare delle alternative. La più popolare, soprattutto nei settori creativi, SAAS, sviluppo, consulenza e reclutamento, è senza dubbio Slack. Le piattaforme di collaborazione come Slack consentono agli utenti di svolgere più lavoro all'interno di un'unica piattaforma, riducendo il passaggio da un'attività all'altra e le relative perdite di produttività. Questo è certamente il caso del bot Doodle Slack, che consente agli utenti di trovare l'orario migliore per una riunione e di programmarla direttamente dall'ambiente Slack.

Anche per le aziende ancora legate a strumenti più tradizionali come Outlook c'è speranza. La nostra integrazione con Doodle Outlook consente agli utenti di accedere ai loro calendari prenotabili e di generare link per riunioni facilmente condivisibili dall'interno di Outlook, evitando così agli utenti di dover passare dalla posta elettronica al calendario e allo strumento di pianificazione.

Il futuro contro il presente

Non siamo solo pessimi multitasking; siamo anche pessimi nell'attesa. Lo odiamo. Ma non è colpa nostra: il nostro cervello è preprogrammato con la predisposizione a detestare i ritardi. Questa antipatia per gli intervalli è in gioco anche per i clienti, la cui opinione della vostra azienda o agenzia subisce un leggero impatto negativo ogni volta che c'è un intoppo nel processo.

La posta elettronica non è adatta a questo tipo di impazienza. Le e-mail spesso ritardano processi che potrebbero avvenire proprio in quel momento, quando il ferro è più caldo e l'interesse è massimo.

Per esempio, i selezionatori potrebbero includere un link alla loro pagina di prenotazione proprio nel primo messaggio a un candidato, dicendogli che ha un ottimo profilo e che vi piacerebbe chiacchierare. In questo modo, il candidato può programmare immediatamente e in modo proattivo l'incontro introduttivo, facendolo sentire bene. Allo stesso tempo, l'intero processo di pianificazione richiede all'incirca zero tempo ed energia da parte del selezionatore, consentendogli di concentrarsi su attività più urgenti fino alla fissazione dell'incontro.

La maggior parte delle aziende che offrono servizi, soluzioni e strumenti software ha un modulo di contatto sul proprio sito web. Quindi, se un potenziale cliente, che ha fatto le sue ricerche, è approdato sul vostro sito web, ha apprezzato ciò che ha letto ed è rimasto sufficientemente colpito da mettersi in contatto, lascerà i suoi dati in quel modulo. Un membro del team di vendita li raccoglierà, magari il giorno dopo o dopo il fine settimana, a seconda di quando è arrivato il contatto, e poi inizierà il giro di e-mail tennistiche. L'alternativa è includere la pagina di prenotazione proprio sul vostro sito web, in modo che i clienti possano fissare un incontro mentre il loro interesse è alle stelle. In questo modo i potenziali clienti hanno la sensazione di avere il controllo della situazione (https://openviewpartners.com/blog/tips-to-control-the-sales-process/), invece di essere venduti, il che li rende più ricettivi.

Pony e unicorni vs. pugni in faccia

Alcuni paragoni non sono affatto paragoni.

Tutti noi abbiamo partecipato a una pessima riunione. Non solo una riunione "non buona", ma quel tipo di riunione in cui ci si sente come se si calpestasse continuamente un pezzo di Lego a piedi nudi. Quel tipo di riunione in cui si fa internamente un patto con l'universo per farla finire.

Circa il 70% di noi ritiene di perdere regolarmente tempo a causa di riunioni mal organizzate, con la mancanza di un ordine del giorno chiaro e l'impreparazione dei partecipanti in cima alla lista dei motivi per cui queste riunioni hanno luogo.

Ecco perché strumenti di pianificazione come Doodle hanno aggiunto una funzione di domande personalizzate a prodotti come Bookable Calendar. Quando un nuovo cliente o un candidato per un nuovo ruolo, ad esempio, prenota direttamente il suo incontro con voi, potete assicurarvi che abbia letto quella pagina di FAQ o quella presentazione super utile, assicurando che ogni incontro programmato sia il più produttivo possibile.

Vediamo se sei in grado di competere con questa, di e-mail!

Persone contro robot

No, non si tratta della presentazione di una serie di fantascienza di Netflix. O una minaccia che le macchine stanno arrivando per prendere il nostro lavoro.

Ci sono cose che gli esseri umani fanno molto meglio delle macchine, come costruire relazioni, mostrare empatia ed essere creativi. Siamo anche più bravi a elaborare informazioni nuove e non strutturate e ad affrontare compiti di problem solving non strutturati. Siamo flessibili e imprevedibili in modi che i computer non possono nemmeno lontanamente eguagliare.

Tuttavia, i computer superano di gran lunga gli esseri umani nell'esecuzione di compiti di base basati su regole che richiedono velocità e precisione. Come trovare il percorso più veloce per arrivare in ufficio a quest'ora del giorno. Come elaborare il pagamento di quelle nuove scarpe da ginnastica su cui avete messo gli occhi da un po' di tempo. Come programmare le riunioni.

Sebbene l'e-mail sia, ovviamente, una tecnologia, la programmazione di riunioni via e-mail è, in ultima analisi, un processo molto umano. Lo sappiamo bene, viste le urla di frustrazione che spesso suscita. Al contrario, la pianificazione tramite uno strumento di pianificazione online utilizza l'intelligenza artificiale che fa tutto il lavoro pesante per voi.

Quando si parla di programmazione, io dico: fate entrare i robot. Naturalmente, qualcuno potrebbe non essere d'accordo. C'è chi preferisce la posta elettronica. Così come c'è chi preferisce gli Stones, il Principe William e i Celtics. Ma tutti noi sappiamo, nel profondo, che queste persone si sbagliano. Non c'è dibattito.

L'automazione può fare molto di più della semplice programmazione. Potete scoprire il ruolo che svolge nel processo di vendita qui**.