Utilizzo delle funzioni avanzate di Google Calendar

Avete impostato il vostro calendario digitale e state prenotando e confermando gli eventi. Ma sapevate che Google Calendar può fare ancora di più? Scopriamo nuovi modi per portare la vostra programmazione a un livello superiore.

Come assegnare codici colore agli eventi?

I codici colore di Google Calendar sono una funzione preziosa che consente di raggruppare determinati tipi di eventi. In questo modo è possibile identificare e distinguere rapidamente tra riunioni di lavoro, appuntamenti personali ed eventi sociali.

L'uso dei codici colore è molto semplice e può essere fatto in due modi.

Quando si crea un evento, in fondo al riquadro dovrebbe comparire un cerchio colorato accanto al nome del calendario. Facendo clic su questo cerchio si può scegliere tra una serie di colori o aggiungere un'etichetta se si vuole ricordare il significato dei colori. In alternativa, se l'evento è già stato creato, basta fare clic con il tasto destro del mouse per scegliere il colore. Facile.

I codici colore di Google Calendar possono aiutarvi a rimanere organizzati, a risparmiare tempo e ad aumentare la produttività.

Come utilizzare le funzioni Compiti, Tempo di concentrazione e Fuori ufficio?

Attività di Google Calendar è come creare un elenco di cose da fare sul calendario. Può aiutare a stabilire e rispettare le scadenze e a gestire il tempo in modo più efficiente.

Come per la creazione di un evento, occorre trovare il giorno e l'ora che si desidera impostare come scadenza. Fare clic su di esso e, quando appare la casella, selezionare "Attività". Dovrete poi aggiungere una descrizione e modificare la data, se necessario. Una volta terminato, fare clic su "Salva".

Una volta completata l'attività, è sufficiente fare clic su di essa e scegliere "Contrassegna completamento".

Google Calendar Focus Time è creato in modo molto simile, ma con una differenza: è possibile rifiutare automaticamente le riunioni.

Come per le Attività, è possibile scegliere l'ora e la data desiderate. Aggiungete una descrizione e un luogo, se volete, ma la cosa importante è che se volete essere sicuri di non essere disturbati, selezionate "Rifiuta automaticamente le riunioni" e decidete se si tratta solo di nuove riunioni o anche di quelle esistenti.

Fuori ufficio consente di informare rapidamente gli altri che si è assenti dal lavoro. È sufficiente scegliere la data e l'ora di inizio del congedo e, quando si apre il riquadro degli eventi, fare clic su "Fuori ufficio". Da qui è possibile impostare il periodo di assenza, se rifiutare o meno le riunioni e se aggiungere un messaggio.

Eventi da Gmail - Prelevare gli inviti dalla posta elettronica

Sempre più spesso organizziamo i nostri eventi via e-mail. Prenotazioni di voli, hotel, biglietti per concerti... l'elenco continua.

La funzione Events from Gmail aggiunge automaticamente eventi come questi al vostro calendario, evitandovi di doverlo fare manualmente e assicurandovi di non perdere mai un evento importante.

Il bello è che non dovete fare nulla perché questi eventi appaiano sul vostro calendario. Tuttavia, se volete assicurarvi che altri non possano vedere questi eventi, fate clic su "Impostazioni" in alto a destra. Trovate "Eventi da Gmail" e decidete se potete vederli solo voi o anche gli altri che hanno accesso al vostro calendario.

Come utilizzare Google Calendar sui dispositivi mobili

Google Calendar è disponibile come applicazione mobile per iOS e Android. È possibile utilizzarla per tenere traccia dei propri impegni sia nell'app stessa che integrata tramite gli strumenti di posta e calendario del telefono.

Se si desidera utilizzare le applicazioni di Google Calendar, scaricarle tramite App Store o Google Play. Una volta installate, accedete al vostro account Google e dovreste essere in grado di vedere tutti i vostri eventi e appuntamenti imminenti. Come sul desktop, è possibile cambiare vista, creare ed eliminare eventi e richiamare inviti da Gmail.

A seconda del dispositivo mobile, è possibile accedere all'account Gmail e sincronizzare le funzioni di posta e calendario con Google Calendar.

Per iOS, accedere alle impostazioni e selezionare "Calendario", quindi "Account" e infine "Aggiungi account". Da qui, selezionate Google e accedete come di consueto. Una volta completata la procedura, si otterrà una sincronizzazione con Google calendar iCal.

Per Android, Google Calendar è già integrato nel sistema operativo Android. Pertanto, viene sincronizzato automaticamente con l'app calendario integrata sul dispositivo Android.