7 conseils pour des réunions 1:1 efficaces avec les subordonnés directs

Approchez-vous. Je vais vous confier un secret. Je viens de découvrir quelque chose d'incroyable. Pas une découverte du style Buzzfeed "Vous ne devinerez jamais ce qu'il a trouvé sous sa poubelle", mais une découverte qui change véritablement la donne. Il s'avère que les réunions en tête-à-tête sont en fait destinées à être agréables.

Ayant été des deux côtés de la relation employé-manager, j'ai toujours considéré comme acquis que les réunions en tête-à-tête sont juste quelque chose que vous faites tous les deux de votre mieux pour repousser ou reporter jusqu'à ce qu'il ne soit plus possible de l'éviter. À ce moment-là, vous acceptez poliment de le subir ensemble.

Il s'avère que les entretiens individuels peuvent non seulement être incroyablement épanouissants pour les employés, en offrant la possibilité d'un retour d'information honnête, d'un accompagnement et de l'établissement d'une relation avec le manager, mais qu'ils constituent également une opportunité tout aussi précieuse pour les managers. Andy Grove, ancien PDG d'Intel, a déclaré que les entretiens individuels productifs offrent un retour sur investissement de 10 fois pour les managers.

Si cela n'est pas assez convaincant, des multinationales comme GE et Adobe ont réussi à remplacer la routine de l'évaluation annuelle des performances - qui n'est certainement pas agréable ni pour le manager ni pour l'employé - par des entretiens individuels plus réguliers, Adobe ayant constaté une réduction de 30 % de la rotation du personnel.

Il existe de nombreux outils de gestion des talents capables de mesurer le rythme cardiaque de votre organisation, de vérifier les niveaux d'engagement et même de répondre aux besoins de microformation. Le rôle de leader d'aujourd'hui est centré sur les compétences non techniques. Les solutions automatisées ne peuvent pas remplacer ce type de temps de qualité entre humains.

La pandémie de COVID-19 a accéléré notre évolution vers un monde de travail de plus en plus virtuel et distant, rendant les rencontres individuelles encore plus cruciales pour communiquer la culture, aligner la stratégie et établir la confiance avec les employés.

Commencez par l'état d'esprit

En tant qu'employé et manager, j'avais une mauvaise attitude avant de me lancer dans les 1:1, les considérant comme des corvées qui m'empêchaient d'accomplir des tâches plus importantes, plutôt que comme les créneaux horaires les plus critiques de mon emploi du temps hebdomadaire. Si c'est un comportement que vous reconnaissez en vous, il est temps de changer cette mentalité car vous apportez probablement un air de négativité dans tous vos entretiens individuels.

Réfléchissez à la façon dont vous organisez vos entretiens individuels avec vos subordonnés directs. Si vous avez cinq subordonnés directs ou moins, vous devriez organiser des entretiens individuels chaque semaine. Si vous avez plus de cinq collaborateurs, vous pouvez organiser des 1:1 toutes les deux semaines.

Certains managers ont plus d'énergie et trouvent que leurs compétences sociales sont plus fines le matin. Assurez-vous que le créneau de 9 heures dans votre emploi du temps est réservé chaque jour aux réunions avec les employés. D'autres managers préfèrent bloquer une journée entière chaque semaine et faire tous leurs entretiens individuels pendant cette journée. Il n'y a pas de réponse universelle, mais choisissez une approche qui vous convient afin que vos employés tirent le meilleur parti de vous pendant cette période.

Soyez un peu préparé

Il existe un célèbre dicton en informatique : "garbage in, garbage out". Certaines entreprises feraient bien d'accrocher un panneau orné de ces quatre mots dans leurs salles de réunion. Lorsque la préparation et la planification des réunions sont bâclées, il n'est pas étonnant que nous finissions par trouver que ces réunions sont une perte de temps.

Partagez un ordre du jour avant toutes les réunions 1:1. Il n'a pas besoin d'être long ou détaillé et la responsabilité de l'ordre du jour doit être partagée entre l'employé et le manager.

Clarifiez les résultats que vous attendez de la conversation. Par exemple, si le développement personnel d'un employé est discuté, devez-vous quitter la réunion avec les prochaines étapes convenues ou vous contentez-vous d'introduire le sujet et de donner quelques idées ?

Ne stressez pas trop. Le 1:1 est censé être une conversation, il n'est donc pas nécessaire de respecter un ordre du jour aussi strict que pour les autres réunions. Mais l'ordre du jour sert à s'assurer que tous les points importants sont abordés.

Fixez un créneau récurrent

Même si vos réunions 1:1 avec vos subordonnés directs sont excellentes, elles ne seront efficaces que si elles ont lieu régulièrement. Plus facile à dire qu'à faire. Près de 70 % des managers reconnaissent qu'ils ont du mal à jongler entre leurs responsabilités envers leurs subordonnés directs et leurs autres tâches.

Le moyen le plus simple de parvenir à la cohérence consiste à organiser des entretiens individuels à la même heure et le même jour chaque semaine. Cependant, les vacances, les échéances des projets et les réunions hautement prioritaires peuvent rendre cet engagement irréaliste. C'est encore plus difficile pour les managers d'équipes qui travaillent en équipe.

C'est là que les outils de planification intelligents valent leur pesant d'or. Les managers peuvent identifier les moments où ils sont disponibles, partager ce planning avec leurs équipes, puis les individus peuvent choisir le moment le plus opportun pour leur rendez-vous. C'est particulièrement utile pour les nouveaux employés ou les employés réservés qui se sentent réticents ou indignes de réserver du temps dans l'emploi du temps déjà chargé d'un manager. Le manager propose des créneaux disponibles et les employés choisissent celui qui leur convient le mieux.

Pensez flexible

Dans une certaine mesure, l'entretien individuel est une discussion ouverte où tous les sujets sont abordés. Cependant, les managers doivent éviter d'annexer toute la réunion à des mises à jour de statut qui devraient être partagées dans des réunions d'équipe ou d'autres canaux de communication. C'est un moyen infaillible de frustrer les membres de l'équipe.

Par ailleurs, profitez de la nature moins formelle des entretiens individuels pour demander aux employés s'ils sont heureux dans leur travail ou pour vous enquérir de leurs relations avec les autres membres de l'équipe. Veillez simplement à ce que la conversation ne se transforme pas en commérage.

Pourquoi ne pas également sortir ces réunions du cadre formel habituel des salles de réunion ? Vous pouvez faire vos entretiens individuels au cours d'une promenade, autour d'un café ou d'un déjeuner. Veillez simplement à rester concentré sur vos subordonnés directs et à ne pas vous laisser distraire par les autres convives ou les collègues qui passent prendre un café.

N'ayez pas peur d'être personnel

Il n'y a pas de mal à donner un ton un peu plus personnel à la conversation lors d'un tête-à-tête que lors d'une réunion d'équipe.

Demandez à un employé de parler de sa vie privée. Sa vie professionnelle a-t-elle un impact négatif sur sa vie personnelle ? Y a-t-il quelque chose que vous pouvez faire en tant que manager ou organisation pour réduire ces frictions entre vie professionnelle et vie privée ?

Encouragez tous les subordonnés directs à considérer les entretiens individuels comme un espace sûr et confidentiel où ils peuvent parler franchement.

Encouragez vos subordonnés directs à vous donner un retour honnête sur vos performances lors de chaque tête-à-tête. Cela vous aidera à vous améliorer en tant que manager, mais aussi à donner le ton d'une relation de confiance.

Affinez vos compétences non techniques

Les employés modernes ne sont pas à la recherche de managers héros inspirés. Lorsqu'on leur demande quelles sont les les plus importantes (https://www.cultureamp.com/blog/what-makes-a-good-manager), la plupart des gens citent des traits tels qu'être un excellent communicateur, ne pas faire de microgestion et traiter les employés équitablement.

Avant d'entamer chaque entretien individuel avec un collaborateur direct, dressez une liste de contrôle mentale (voire une liste de contrôle écrite) en demandant, par exemple, d'être ouvert d'esprit et patient. Rappelez-vous de mettre l'accent sur les points forts d'un employé avant d'aborder les possibilités de développement.

Soyez un auditeur actif

Nous connaissons tous ce manager qui passe les trois premiers quarts de votre entretien individuel à parler de sa journée bien remplie, ou qui fait semblant de vous poser une question sur vous avant de se lancer dans son soliloque à la première personne. Ne soyez pas "ce" manager.

Écoutez délibérément et activement ce que dit votre employé et prenez des notes (https://hypercontext.com/state-of-one-on-ones-report) pour vous aider à vous souvenir de la conversation et vous inciter à y donner suite. Essayez de ne pas l'interrompre, même si vous avez une remarque importante à faire. Et commencez toujours par vous mettre complètement et inconditionnellement du côté de votre employé.

Le dernier point est le plus important de tous et même la réunion individuelle la mieux gérée échouera sans lui. Après chaque réunion, envoyez un résumé rapide de ce dont vous avez discuté, rappelez à votre collaborateur direct les prochaines étapes qu'il s'est engagé à suivre, puis résumez vos points d'action tout en fixant des attentes quant au délai et à la portée de vos actions.

Suivez ces sept points et vous ferez autorité en matière de réunions individuelles avec l'équipe la plus engagée et la plus productive de l'organisation. Vous pourrez alors surprendre tout le monde en leur disant que les entretiens individuels sont la sauce secrète de votre succès.

Pour savoir comment des outils de planification intelligents peuvent faciliter et accélérer la planification de réunions 1:1 avec votre équipe, consultez notre [white paper, "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms. "*](https://doodle.com/en/resources/best-practices/guide-to-scheduling-technology-platforms/)****