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Félicitations. Vous êtes arrivé jusqu'ici. Vous vous êtes fixé un objectif, vous avez trouvé un nom et vous avez finalement constitué votre organisme sans but lucratif. Le plus dur est fait ; maintenant, le travail vraiment difficile commence.
Qu'il s'agisse d'une œuvre de bienfaisance, d'un projet artistique ou scientifique, d'un club ou d'un événement sportif ou même d'un fonds de pension ou de retraite, le parcours a probablement comporté de nombreuses réunions autour d'un café, des appels Zoom et des séances de réflexion autour d'un verre. Mais le moment est venu d'organiser votre première réunion officielle. Si les principaux participants restent les mêmes, il est temps de passer à la vitesse supérieure, car les officielles (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/) devront remplir certaines conditions légales et aborder des sujets relatifs à l'avenir de l'organisation.
Votre première réunion donnera le ton de la suite des événements et vous devez donc la réussir. Heureusement, il y a beaucoup de choses à préparer avant la réunion pour s'assurer qu'elle se déroule sans accroc, comme un pot de beurre de cacahuètes frais le jour même.
Créez et distribuez un ordre du jour détaillé pour la réunion.
Assurez-vous que les participants nécessaires sont invités à temps et peuvent tous être présents.
Désignez un animateur pour la réunion.
Indiquez les attentes et les lignes directrices de la réunion.
Envoyez et pré-lisez les documents suffisamment à l'avance.
Examinons chacun de ces points plus en détail et, avec un peu de chance, vous découvrirez au passage quelques conseils, astuces, trucs et astuces de réunion.
1 : L'art de l'agenda
Toutes les structures durables ont besoin de fondations solides et l'ordre du jour est la base sur laquelle les grandes réunions sont construites. Deux tiers des professionnels affirment qu'un ordre du jour clair est vital pour des réunions efficaces. Pour commencer, énumérez tous les points obligatoires dans un ordre logique. En tant que nouvelle organisation à but non lucratif, il se peut que certaines exigences légales doivent être couvertes si vous ne l'avez pas déjà fait :
Une fois que les points obligatoires ont été inclus, c'est vraiment à vous de choisir les autres points à inclure dans la liste. Cependant, les meilleurs ordres du jour ont tendance à être à la fois succincts et spécifiques. "Faire le point sur la collecte de fonds" est trop vague et donne l'occasion aux participants de soulever toutes sortes de points tangentiels. En revanche, un ordre du jour qui dit "Fournir le dernier total de collecte de fonds et les prévisions pour les quatre prochaines semaines" est clair et limite les points superflus au minimum.
Il est facile de surestimer les capacités de décision d'un groupe dans lequel différentes personnes, opinions et styles de décision doivent converger pour aboutir à une solution. Un bon ordre du jour ne comportera qu'un ou deux points de décision et proposera des options A/B plutôt que des questions ouvertes.
2 : Qui devrait participer ?
Décider qui inviter à vos réunions, en particulier à une réunion aussi importante que votre première officielle (https://doodle.com/en/solutions/non-profit/), c'est comme marcher sur une corde raide. Si vous allez trop loin dans l'une ou l'autre direction, c'est la catastrophe assurée. Notre rapport 2019, L'état des réunions, a révélé que 35 % des personnes pensent que le fait de ne pas avoir trop de participants est vital pour une réunion efficace. Cependant, les personnes interrogées ont également identifié le manque de décideurs pertinents comme l'une de leurs plus grandes frustrations en matière de réunions.
Si vous avez déjà nommé des administrateurs, ils doivent bien sûr être présents, ainsi que les personnes nommées ou les candidats aux postes de direction. Les autres invités doivent être choisis en fonction de l'ordre du jour. Seules les personnes nécessaires pour représenter ou faire avancer l'ordre du jour doivent être présentes.
L'une des frustrations des organismes à but non lucratif est que tous les membres concernés, du moins au début, sont susceptibles d'être des bénévoles et que la communication se fera par le biais d'adresses électroniques personnelles ou professionnelles. Cela fait de la planification un cauchemar pour les organisations à but non lucratif, car la personne qui organise la réunion n'a aucune idée de la disponibilité de chacun. En tant qu'organisation dirigée par des bénévoles, les heures de réunion disponibles risquent également d'être extrêmement limitées.
En optant pour un outil de planification en ligne, vous pouvez économiser des heures de travail, ce qui est d'autant plus important lorsque des personnes donnent leur temps gratuitement. Doodle, par exemple, vous permet d'envoyer une réunion de groupe (sondage) qui trouvera le créneau horaire le plus pratique pour la réunion, ce qui rend le processus de planification beaucoup plus rapide et moins frustrant que le jeu de tennis par e-mail qui s'ensuit généralement pour trouver une heure et une date qui conviennent à toutes les parties.
3 : Il est temps de désigner un animateur
Tout comme chaque personne au sein de votre organisation à but non lucratif aura un rôle et un ensemble de responsabilités spécifiques, des tâches particulières doivent être assignées avant de se réunir pour la première fois. Un bon animateur veillera à ce que votre réunion reste sur la bonne voie, à ce que tous les participants participent et aient leur mot à dire, et à ce qu'aucune personne ne domine les débats. L'objectif d'une réunion doit toujours être d'aboutir à des opinions, des décisions et des résultats supérieurs à ceux qu'un membre de votre organisation pourrait produire seul. L'animateur garde cela à l'esprit tout au long de la réunion.
Dans de nombreux organismes à but non lucratif, c'est le président du conseil d'administration qui assume ce rôle, mais il n'y a aucune raison pour que ce soit le cas. Veillez simplement à choisir une personne organisée, juste et respectée, capable de maintenir l'enthousiasme tout en évitant que les participants ne se laissent distraire par des questions sans rapport avec l'ordre du jour. Idéalement, l'animateur sera également chargé d'envoyer l'ordre du jour des prochaines réunions.
4 : Préparez votre stand
Qu'il s'agisse de personnes qui refusent d'écouter les autres et les interrompent continuellement ou de celles qui arrivent toujours en retard ou doivent partir tôt, nous avons découvert que nous avons tous nos bêtes noires en matière de réunions. Votre première réunion est l'occasion de définir les conditions de participation et les attentes que vous exigez de tous les participants. Présentez-les, rendez-les faciles à comprendre, demandez à chacun de les lire et de confirmer qu'il les a lues avant la première réunion.
Voici quelques exemples de règles et de conditions de réunion que vous pouvez définir :
Cela peut vous faire passer pour un directeur d'école en manque de pouvoir, mais vous serez reconnaissant d'avoir établi ces règles de base dès le début. Une fois que les participants se sont habitués à ce que les réunions soient désordonnées, il est difficile de faire reculer la marée. Vous ne voulez certainement pas que cela se produise.
5 : La lecture est faite avant la réunion
Nous avons tous assisté à des réunions au cours desquelles au moins une personne, généralement la personne la plus haut placée dans la salle, doit passer dix minutes à lire le document sur lequel porte la réunion avant que la conversation puisse commencer. C'est incroyablement frustrant pour toutes les personnes concernées, tout en étant très inefficace et peu susceptible de déboucher sur de bonnes décisions.
Si vous disposez d'un document - rapports financiers, tendances récentes du secteur, livres blancs, articles d'actualité, plans d'affaires - susceptible d'être au cœur de votre réunion, vous devez le communiquer aux participants au moins une semaine avant la réunion. Cela donne à chacun le temps d'assimiler et d'examiner l'information, ce qui permet une discussion plus informée et plus productive et des résolutions plus rapides pendant la réunion elle-même.
Idéalement, il en va de même pour les présentations. Si le responsable de la collecte de fonds a une nouvelle proposition de campagne, sa présentation peut être partagée à l'avance. Faites en sorte que les réunions soient axées sur la clarification, la discussion et la prise de décision, et non sur la transmission de rames de contenu.
Voilà, c'est fait. Passez en revue ces cinq actions avant votre première réunion et nous vous garantissons qu'elle sera meilleure que la plupart des autres réunions auxquelles vos participants auront assisté cette semaine-là. Lorsqu'il s'agit de réunions, un peu de préparation est très utile. Et dans le monde associatif, où les budgets et le temps sont particulièrement limités, ce travail préparatoire est encore plus important. Bonne chance.
Pour savoir comment Doodle peut simplifier, automatiser et accélérer votre processus de planification (afin que vous puissiez vous concentrer sur les activités de votre association), visitez notre page de solutions pour les associations à but non lucratif.
