Ciudad de Arvada

Un estudio sobre la experiencia del usuario de Doodle

El pequeño equipo del Ayuntamiento de Arvada, Colorado, se encarga de satisfacer las diversas necesidades municipales de los más de 100.000 residentes de Arvada, ocupándose de todo, desde los servicios policiales hasta las iniciativas de sostenibilidad. Cuando hablamos con Charise Canales, responsable de la participación vecinal en la oficina del administrador municipal de Arvada, nos contó con franqueza el importante papel que desempeñan las reuniones en su día a día. Nos dijo que su función "suele implicar la coordinación de muchas reuniones, como en cualquier trabajo municipal". Además, muchas de esas reuniones son con partes interesadas externas, ya sean colaboradores corporativos o ciudadanos particulares. Celebrar reuniones frecuentes con diversos grupos de invitados externos puede provocar rápidamente quebraderos de cabeza en la programación. Pero la ciudad de Arvada agiliza su programación con Doodle Premium. Según Charise, "utilizamos Doodle constantemente.

Doodle permite programar sin problemas reuniones externas con otros programas de calendario

Las reuniones internas de la ciudad de Arvada son fáciles de programar porque todos los miembros de la oficina utilizan el mismo calendario. Charise explica: "Podemos consultar el calendario de todos y encontrar un hueco libre". Las reuniones con interlocutores externos solían ser más difíciles. Carise recuerda que intentaba organizar grandes reuniones externas por correo electrónico: Era un ir y venir de un lado a otro: "A mí me viene bien esta hora, pero a esta persona no". Era la Edad Media". Si se trata de partes interesadas externas", dice Charise, "entonces utilizamos Doodle". Con Doodle Premium, después de que una encuesta rápida haya decidido la hora de una reunión, ésta se introduce automáticamente en los calendarios de los participantes. Charise calcula que su equipo ahorra 3 horas a la semana ahora que han pasado a programar las reuniones externas a través de un plan de equipo de Doodle.

Inicio del Censo 2020

Cuanto más grande es el proyecto, más quebraderos de cabeza puede dar la planificación de reuniones. Y no hay proyecto más grande que el censo de una ciudad. En la oficina del Administrador Municipal, el personal se está preparando para el censo de 2020. Para empezar, están formando un Comité de Recuento Completo, compuesto por unos 70 líderes de la comunidad, para concienciar a Arvada sobre el censo. Como admite Charise, "reunir a tanta gente en una sala es todo un reto". Pero Doodle Premium les ha permitido ponerse manos a la obra rápidamente, y ya han programado y celebrado con éxito la primera sesión de formación del Comité. La próxima vez que tengan que reunirse con el Comité del recuento total, lo tendrán claro: volverán a utilizar Doodle.

Los recordatorios cambian las reglas del juego

Cuando los participantes no responden a las convocatorias de reunión, es mucho trabajo perseguirlos individualmente. Para Charise, recordar a la gente que confirme su disponibilidad para la reunión solía ser una tarea frustrante que llevaba mucho tiempo. Especialmente cuando teníamos reuniones muy grandes y sólo conseguía que respondieran un par de personas. Pero con Doodle Premium, puede fijar fechas límite para cada convocatoria de reunión que envíe y enviar recordatorios automáticos a quienes no hayan rellenado la encuesta, sin ningún trabajo extra por su parte.

Casos prácticos: Reuniones de equipo, grupos de interés externos, reuniones individuales, sesiones de formación.