Cómo la ciudad de Arvada mejoró la coordinación de las reuniones para servir a una ciudad en crecimiento

Un estudio de la experiencia del usuario de Doodle

El pequeño equipo del Ayuntamiento de Arvada, Colorado, se encarga de satisfacer las diversas necesidades municipales de los más de 100.000 habitantes de Arvada, ocupándose de todo, desde los servicios policiales hasta las iniciativas de sostenibilidad. Cuando hablamos con Charise Canales, responsable de participación vecinal en la oficina del Administrador Municipal de Arvada, fue franca sobre el importante papel que desempeñan las reuniones en su día a día.

Nos dijo que su función "suele implicar la coordinación de muchas reuniones, como en cualquier trabajo municipal". Además, muchas de esas reuniones son con partes interesadas externas, ya sean colaboradores de empresas o ciudadanos particulares.

Celebrar reuniones frecuentes con diversos grupos de invitados externos puede causar rápidamente quebraderos de cabeza de programación. Pero la ciudad de Arvada agiliza su programación con Doodle Premium: "Usamos Doodle constantemente", dice Charise.

Doodle permite una programación fluida a través del software de calendario para reuniones externas

Las reuniones internas en la ciudad de Arvada son fáciles de programar porque todos en la oficina utilizan el mismo calendario. Explica Charise, "podemos consultar el calendario de todos y encontrar un hueco libre". Las reuniones con las partes interesadas externas solían ser más difíciles.

Charise recuerda cuando intentaba organizar grandes reuniones externas por correo electrónico: Era un montón de idas y venidas, como: "Esta hora me viene bien a mí, pero no a esta persona". Era la Edad Media". ¿Ahora? 'Si se trata de partes interesadas externas', dice Charise, 'entonces es cuando utilizamos Doodle'.

Con Doodle Premium, después de que una rápida encuesta de Doodle haya decidido la hora de una reunión, ésta se introduce automáticamente en los calendarios de los participantes. Charise calcula que su equipo ahorra 3 horas a la semana ahora que han pasado a programar reuniones externas mediante un plan de equipo de Doodle.

El inicio del Censo 2020

Cuanto mayor es el proyecto, más quebraderos de cabeza puede dar la planificación de reuniones. Y no hay proyecto más grande que el censo de una ciudad. En la oficina del Administrador Municipal, el personal se está preparando para el censo de 2020. Para empezar, están formando un Comité de Recuento Completo, de unos 70 líderes de la comunidad, para concienciar sobre el censo en Arvada.

Como admite Charise, "reunir a tanta gente en una sala es todo un reto". Pero Doodle Premium les ha permitido ponerse manos a la obra rápidamente, y ya han programado y celebrado con éxito la primera sesión de formación del Comité. La próxima vez que tengan que reunirse con el Comité del recuento total, no tendrán ninguna duda: volverán a utilizar Doodle.

Los recordatorios cambian las reglas del juego

Cuando los participantes no responden a las convocatorias de reunión, es mucho trabajo perseguirlos individualmente. Para Charise, recordar a la gente que confirmara su disponibilidad para la reunión solía ser una tarea frustrante que consumía mucho tiempo.

Sobre todo", dice, "cuando teníamos reuniones muy grandes y sólo conseguía que respondieran un par de personas". Pero con Doodle Premium, puede establecer fechas límite para cada convocatoria de reunión que envíe, y enviar recordatorios automáticos a quien no haya rellenado la encuesta, sin ningún trabajo extra por su parte.

Casos prácticos: Reuniones de equipo, partes interesadas externas, reuniones individuales, sesiones de formación