Automatiza tu día: Doodle y el calendario de Outlook

Una planificación eficaz es crucial para mantener la productividad en el trabajo y el equilibrio en la vida profesional. ¿Sabías que una eficaz programación puede ahorrarte hasta 45 minutos a la semana? En un año, eso supone cerca de 40 horas: una semana laboral completa sólo con programar mejor.

La monotonía de programar reuniones, llamadas y citas puede acabar con la productividad incluso de los más organizados. Hacer malabarismos con las zonas horarias, las preferencias y las disponibilidades no es tarea fácil. Pues bien, combinando dos de las herramientas favoritas del mundo -Doodle y el Calendario de Outlook- puedes automatizar el proceso y recuperar tu día.

Veamos cómo puedes empezar a ahorrar tiempo hoy mismo.

Comparte tu Calendario de Outlook con Doodle

No tiene por qué ser Calendario de Outlook contra Doodle, puede ser Calendario de Outlook con Doodle.

La integración del Calendario de Outlook con Doodle hace que la programación de eventos y reuniones sea más eficiente. Hay dos maneras de enlazar con Doodle. Veámoslas.

La primera forma es vincular Office 365 con Doodle.

Ve a "Configuración de la cuenta" en tu cuenta de Doodle. Haz clic en "Calendarios conectados" y luego en "Conectar" junto a Office 365.

Una vez conectado, puedes utilizar Doodle para programar eventos y reuniones y los añadirá automáticamente a tu calendario.

Alternativamente, dirígete a tu bandeja de entrada y activa el Doodle Outlook Add-in.

Para ello, crea un nuevo mensaje y, a continuación, haz clic en los tres puntos de la parte inferior y en "Obtener complementos".

Busca Doodle e inicia sesión. Una vez lo hayas hecho, aparecerán a la derecha tus Páginas de Reservas, Encuestas de Grupo y 1:1s o podrás crear una nueva.

Cada vez que envíes una Encuesta de Grupo o compartas el enlace de tu Página de Reservas, una vez que tus participantes encuentren una hora, Doodle la añadirá automáticamente a tu calendario.

Y lo que es más, los participantes sólo verán las horas que tú decidas que estén disponibles, así que nada de reservas dobles ni de agobios por demasiadas reuniones.

Cómo crear una página de reservas sincronizada con el calendario de Outlook

Crear una Página de Reservas es realmente fácil y una gran manera de automatizar tu agenda.

Para empezar, accede a tu cuenta Doodle. Una vez aquí, haz clic en el botón "Crear una nueva página de reservas" situado a la derecha del panel de control.

Rellena el título, la descripción y la ubicación (si es en persona o en línea). A continuación, decide si la página de reservas es para ti o si vas a utilizar nuestra función de anfitriones (sólo en los planes Doodle Professional Team y Enterprise) para reservar reuniones en nombre de otra persona.

En la siguiente sección, decide tu disponibilidad y cuánto tiempo pueden reservar contigo. Si haces clic en la opción "Ajustes de energía", podrás añadir tiempos de amortiguación entre reuniones, un número máximo que tendrás al día, cambiar tu zona horaria y mucho más.

A continuación, comprueba que el calendario correcto está conectado a la página de reservas. Puedes cambiar tu calendario en "Configuración de la cuenta" o añadir otro calendario si quieres que se tengan en cuenta los horarios de varias personas.

Una vez que hayas terminado, simplemente pulsa "Crear página de reservas" y podrás empezar a compartir tu enlace inmediatamente.

Con tu de Doodle Página de Reservas sincronizada con tu calendario de Outlook, puedes estar tranquilo sabiendo que nunca volverás a tener una doble reserva. Por ejemplo, cualquier evento extraído de tu bandeja de entrada, como reservas de vuelos, se añadirá automáticamente a tu calendario, por lo que Doodle no considerará esas horas como disponibles.

Ya no tendrás que ir y venir actualizando tu calendario manualmente.

Integra tu calendario con otras aplicaciones y herramientas a través de Doodle

Cuando Doodle está conectado a tu calendario de Outlook, puedes aprovechar Microsoft Teams para reuniones virtuales. Esto significa que las videoconferencias son tan fáciles como un clic.

Sin embargo, no sólo puedes utilizar Microsoft Teams. Doodle también se conecta a Zoom, Webex y Google Meet.

Si quieres conectar una herramienta de videoconferencia diferente a tu cuenta de Doodle, ve a "Configuración de la cuenta" y haz clic en "Aplicaciones e integraciones".

La integración de Zoom está disponible en los planes gratuitos, otros requieren una cuenta Profesional.

Decide qué herramienta quieres utilizar y haz clic en "Conectar". Accederás a su página de inicio de sesión. Rellena los detalles de tu cuenta para la herramienta que quieres añadir y ya está. Ahora, cada vez que vayas a Página de reservas, Sondeo en grupo o 1:1 y selecciones videoconferencia, podrás utilizar la que acabas de conectar.

Si quieres llevar Doodle al siguiente nivel e integrarlo realmente en tu flujo de trabajo puedes hacerlo sin código a través de Zapier. Al igual que con las videoconferencias, si te diriges a la pestaña de aplicaciones e integraciones en la configuración de la cuenta, haz clic en "Iniciar configuración" en Zapier y crea los Zaps que necesites.

Integrar Doodle y el Calendario de Outlook te ayudará a recuperar tu día y liberar tiempo para cosas más importantes, tanto profesionales como personales.