Was haben wiederkehrende Sitzungen mit Talententwicklung zu tun?

So wie Venedigs Kanäle wieder klar sind und Pekings Himmel wieder blau ist, hat das Coronavirus zu einer unerwarteten Rückkehr zu besseren Zeiten am Arbeitsplatz geführt. Die weltweite Pandemie hat den jahrzehntelangen Meeting-Wahnsinn gebremst.

Natürlich sind die Meetings nicht ganz zum Stillstand gekommen - der Aktienkurs von Zoom zeigt das deutlich - aber sie werden im Allgemeinen kürzer und unsere Zeitpläne weisen ein paar mehr Lücken auf als früher. Diese Erkenntnisse werden von Unternehmen genutzt, die ihre Mitarbeiter/innen proaktiv dazu ermutigen, weniger Meetings abzuhalten, und die sogar ihre Jahreskonferenzen ins Internet verlegt haben, um Reisen zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Der Doodle-Bericht hat ergeben, dass 71 Prozent der Berufstätigen glauben, dass sie wöchentlich Zeit durch unnötige oder abgesagte Meetings verlieren - weniger Meetings können also nur gut sein. Das soll aber nicht heißen, dass alle Meetings unangemessen, unproduktiv oder ineffizient sind. Wiederkehrende Meetings bilden das kulturelle, strategische und kommunikative Rückgrat der meisten Unternehmen. Sie sind auch entscheidend für das Talentmanagement und die persönliche Entwicklung. Aber welche Besprechungen sind unverzichtbar und welche sollte man besser ganz unorganisiert lassen?

Vereinfacht gesagt, können wir die meisten wiederkehrenden Besprechungen in eine von zwei Kategorien einordnen:

Regelmäßige Team-, Abteilungs- oder Projektbesprechungen

Einzelbesprechungen

Regelmäßige Besprechungen

Das sind die Besprechungen, die wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich stattfinden und die sich schnell summieren und den Zeitplan durcheinander bringen können. Denk an wöchentliche Teambesprechungen, monatliche Abteilungsbesprechungen, zweiwöchentliche Projektbesprechungen... du verstehst schon.

Die Tatsache, dass diese Meetings immer wieder stattfinden, führt dazu, dass sie von schlechter Qualität sind. Der Organisator verbringt nur wenig Zeit mit der Vorbereitung und die Liste der Eingeladenen ändert sich nie, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass nur wenige Inhalte für alle Teilnehmer relevant sind. Kurz gesagt, es sind diese Treffen, die allen Meetings einen schlechten Ruf einbringen. Ein Drittel der Berufstätigen findet, dass sie bei den meisten Meetings, an denen sie teilnehmen, nichts beitragen können. Gleichzeitig ist fast die Hälfte der Beschäftigten der Meinung, dass diese Besprechungen für Verwirrung am Arbeitsplatz sorgen und ihre Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen.

Auch wenn es bei diesen regelmäßigen Besprechungen nicht offenkundig um die Talententwicklung geht, können sie sich negativ auf alles auswirken, von der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit bis hin zu Stress und Fluktuation, was die Fähigkeit eines Unternehmens, Talente erfolgreich zu entwickeln, beeinträchtigen kann.

Vor diesem Hintergrund bietet unser Bericht Q2 2020 State of Meetings ein paar Tipps, um unproduktive Meetings zu vermeiden.

Setze immer klare Ziele.

Verschicke immer eine klare Tagesordnung.

Achte darauf, dass nicht mehr Personen als unbedingt nötig an der Besprechung teilnehmen.

Renato Profico, CEO von Doodle, sagt:

"Unsere Daten zeigen, dass die Zahl der virtuellen Gruppenmeetings im zweiten Quartal 2020 um 109 Prozent gestiegen ist. Videogestützte Online-Meetings erfordern unsere volle Aufmerksamkeit und können anstrengend sein. Oft lösen sie bei den Teilnehmern eine Vielzahl von Gefühlen aus, wie Angst, Stress und Erschöpfung. Die Teilnahme an weniger, unnötigen Meetings trägt also nicht nur dazu bei, dass geschäftliche Besprechungen konzentrierter und effektiver ablaufen, sondern hilft den Beschäftigten auch, die Zoomüdigkeit zu bekämpfen, die ihre Produktivität und ihr psychisches Wohlbefinden stark beeinträchtigen kann."

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Das Einzelgespräch, in der Regel zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten, ist die wichtigste und wirkungsvollste Waffe, die jedes Unternehmen in seinem Talententwicklungsarsenal hat. Mehr als 90 Prozent der US-Beschäftigten geben die Unfähigkeit, klar zu kommunizieren oder konstruktives Feedback zu erhalten, als Hauptkritikpunkt an ihrer Führungskraft an.

Manager/innen, die Zeit in ihre Mitarbeiter/innen investieren, sehen, dass sich das auszahlt. Beschäftigte, die doppelt so viel Zeit mit ihrer Führungskraft verbringen, haben ein um 67 Prozent geringeres Risiko, sich zu entfremden.

Fairerweise muss man sagen, dass dies für die meisten Manager/innen keine Neuigkeit ist, da sie den Zusammenhang zwischen der Zeit, die sie mit ihren Mitarbeiter/innen verbringen, und deren Leistung und Zufriedenheit bereits instinktiv kennen. Mehr als zwei Drittel der Manager/innen sind jedoch der Meinung, dass es für sie die größte Herausforderung ist, ihre persönlichen Aufgaben mit ihrer Verantwortung als Personalverantwortliche zu vereinbaren.

Wir haben ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt, die nicht nur dazu beitragen, dass Unternehmen die Auswirkungen von Einzelgesprächen auf die Talententwicklung verstehen und anerkennen, sondern die auch Führungskräften helfen, bessere und produktivere Einzelgespräche mit ihren Mitarbeitern zu führen.

1 Wenn du ein Team von fünf oder weniger Mitarbeitern leitest, solltest du wöchentliche Einzelgespräche einplanen. Wenn dein Team größer ist, sollten die Treffen höchstens alle zwei Wochen stattfinden.

2. Mache Einzelgespräche zu deiner obersten Priorität in jeder Woche. Sage sie nicht regelmäßig ab oder verschiebe sie - ob zu Recht oder zu Unrecht, es vermittelt den Beschäftigten die Botschaft, dass sie dir nicht wichtig sind. Entweder du vereinbarst für deine Einzelgespräche jede Woche denselben Tag und dieselbe Uhrzeit oder du erlaubst deinen Mitarbeitern, über einen intelligenten Dienstplan einen passenden Termin zu wählen.

3. Einzelgespräche sollten idealerweise eine Stunde dauern (aber 30 und 45 Minuten sind auch gut). Versuche nicht, sie in 15 Minuten zu packen. Ein Einzelgespräch während eines Spaziergangs in der Mittagspause oder sogar während des Mittagessens ist akzeptabel, solange deine Aufmerksamkeit nicht anderweitig gebunden ist.

4. Geh nie ohne einen Plan, was ihr besprechen wollt, in ein Einzelgespräch mit einem/einer Beschäftigten. Für die Festlegung der Tagesordnung kann entweder die Führungskraft verantwortlich sein oder der/die Beschäftigte und die Führungskraft teilen sich die Verantwortung, aber es muss geschehen.

"Das Geheimnis eines erfolgreichen und zeitsparenden Treffens ist die Vorbereitung. Die Tagesordnung sollte nicht zu lang sein. Sonst besteht die Gefahr, dass zu viel Zeit auf die ersten Punkte verwendet wird und spätere Punkte überstürzt werden", rät Dr. Sankalp Chaturvedi, außerordentlicher Professor für Organisationsverhalten und Führung am Imperial College London.

5. Lass den Mitarbeiter reden. Ja, das ist die beste Gelegenheit, um wichtige Informationen weiterzugeben, aber es ist das Gespräch des Arbeitnehmers, nicht des Vorgesetzten, und der Arbeitnehmer sollte das Gespräch führen.

6. Höre zu, mache dir Notizen und stelle Fragen. Die Versuchung ist groß, sich in die Details der Aufgabe und der Projekte zu vertiefen, aber es ist wichtig, dass die Führungskraft von Zeit zu Zeit auch die wichtigeren Fragen stellt. Wie geht es dir? Bist du glücklich hier? Gibt es etwas, bei dem ich dir helfen kann?

7. Einzelgespräche sind erfolgreicher, wenn sie sich auf die Zukunft statt auf die Vergangenheit konzentrieren - auf Wachstum, Entwicklung und Chancen statt auf vergangene Leistungen. Umgekehrt ist es wichtig, sich darauf zu konzentrieren, wo die Stärken eines Mitarbeiters liegen und wie man sie am besten nutzen oder bestimmte Fähigkeiten verbessern kann, anstatt sich mit den Defiziten aufzuhalten. Die Führungskraft sollte auch hervorheben, wie die Stärken, das Wachstum und die Entwicklung eines Mitarbeiters mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen übereinstimmen.

8. Sprich an, wie die Mitarbeiter/innen gerne arbeiten, und was sie tun. Gibt es eine Tageszeit, zu der sie besonders energiegeladen oder produktiv sind? Könnten sie davon profitieren, mehr von zu Hause aus zu arbeiten oder flexiblere Arbeitszeiten zu haben?

9. Es ist manchmal ein schwieriges Gespräch, aber scheue dich nicht, nach der Teamdynamik, den Beziehungen zu anderen Teammitgliedern und der fruchtbarsten Zusammenarbeit zu fragen. Vermeide einfach die Versuchung, in den Klatsch und Tratsch der Kollegen zu verfallen.

10. Einige der wichtigsten Fragen, die eine Führungskraft stellen kann, sind: Was sind deine größten Hindernisse? Gibt es einen ständigen Engpass, den du frustrierend findest? Kann ich dir dabei helfen, dich irgendwo zu befreien?

11. Es wird unweigerlich Momente geben, in denen unerschütterliche Positivität nicht möglich ist. Zum Beispiel wurde eine Beschwerde vorgebracht oder sie hatten eine Auseinandersetzung mit einem anderen Mitarbeiter. Bei diesen Treffen müssen die Führungskräfte einen Rahmen für schwierige Gespräche haben und der Mitarbeiter muss sich immer noch wie ein aktiver Teilnehmer fühlen und nicht wie ein gescholtenes Schulkind.

Pendletons Feedback-Prozess ist eine gute Illustration dafür, wie das geschehen kann:

Vergewissere dich, dass der Mitarbeiter offen für Feedback ist.

Bitte den Mitarbeiter, den Kontext der Situation zu erklären.

Bitte den Mitarbeiter, zu sagen, was er gut gemacht hat.

Die Führungskraft erklärt dann, was ihrer Meinung nach gut gelaufen ist.

Frage den Mitarbeiter, was verbessert werden könnte.

Die Führungskraft schlägt daraufhin einige Verbesserungen vor.

Der Mitarbeiter und die Führungskraft erarbeiten gemeinsam einen Verbesserungsplan.

Nach dem Einzelgespräch

Wenn die Festlegung einer klaren Tagesordnung und die Durchführung eines erfolgreichen Gesprächs für das Engagement der Mitarbeiter/innen entscheidend sind, dann ist es die Nachbereitung des persönlichen Gesprächs zwischen Mitarbeiter/in und Führungskraft, die dieses Gespräch zum Eckpfeiler des Talententwicklungsprozesses eines Unternehmens macht.

Der erste Schritt besteht darin, die kurz- und langfristigen Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters mit den Möglichkeiten des Unternehmens abzustimmen. Die Führungskraft und der/die Mitarbeiter/in sollten sich darüber einig sein, wie sie vorgehen wollen und was ein Fortschritt ist. Dieses Thema sollte in allen folgenden Einzelgesprächen wieder aufgegriffen werden.

Dies ist oft der Punkt, an dem die Führungskraft ihr Ego unter Kontrolle bringen muss. Die besten Führungskräfte finden heraus, was ihre Mitarbeiter/innen brauchen - sei es Weiterbildung, Mentorenschaft oder Coaching - und bieten nicht alles selbst an.

Schließlich sollten alle Einzelgespräche mit einer schriftlichen Zusammenfassung und den nächsten Schritten fortgesetzt werden. Das hilft, das Gespräch zu festigen und stellt sicher, dass sowohl der/die Mitarbeiter/in als auch die Führungskraft zur Verantwortung gezogen werden.

Ein zeitaufwändiger Prozess?

Wenn sich das kompliziert und aufwändig anhört, sollte es das auch sein. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung macht in den meisten Unternehmen zwischen 30 und 70 Prozent aus und ist damit der größte Kostenfaktor. Deshalb lohnt es sich auch, Zeit in deine Arbeitskräfte zu investieren.

Wenn die Vorteile jedoch greifbarer sein sollen, solltest du Folgendes bedenken. Im Durchschnitt verbringen Führungskräfte vier Wochen pro Jahr mit Leistungsbeurteilungen, so dass alle anderen Arbeiten einen Monat lang zum Erliegen kommen.

Unternehmen wie Adobe und GE haben es jedoch erfolgreich geschafft, diese jährlichen Leistungsbeurteilungen abzuschaffen, indem sie häufigere und nach Prioritäten geordnete Einzelgespräche während des Jahres eingeführt haben. Auf diese Weise wurde der enorme jährliche Arbeitsaufwand vermieden, und bei Adobe sank die Fluktuation um 30 Prozent, während die Strategie bei GE zu einer Produktivitätssteigerung von 500 Prozent beitrug.

Lohnt es sich also, sich Zeit für persönliche Treffen mit deinem Team zu nehmen?

Wenn du wissen willst, wie Doodle dabei helfen kann, Einzelgespräche in deinem Unternehmen zu vereinfachen und zu rationalisieren, melde dich für eine Produktdemonstration an.