3 Tipps für die Kommunikation mit COVID-19-Frontline-Mitarbeitern aus der Ferne

Als Einwohner von Berlin, Deutschland, und jemand, der in einer früheren Position einige Jahre lang Vollzeit im Homeoffice gearbeitet hat, verstehe ich vollkommen, wie verrückt sich viele Leute in diesen Tagen fühlen. Es ist eine Sache, sich dafür zu entscheiden, zu Hause zu bleiben und Winterschlaf zu halten (weil man es so will). Aber es ist eine andere Sache, wenn einem die Regierung vorschreibt, dass man sein Haus nicht verlassen darf, oder wenn man es doch tut, dass man nicht in einer Gruppe von mehr als zwei Personen sein darf.

Aber dann sehe ich die Mitarbeiter an vorderster Front - die Angestellten in den Lebensmittelgeschäften, die so schnell wie möglich Lebensmittel und Haushaltsgegenstände einlagern, die Apotheker, die Fragen beantworten und die notwendigen Medikamente bereitstellen, die Krankenhausmitarbeiter, die sich in den überfüllten Einrichtungen um Tausende von infizierten Patienten kümmern, und die Angestellten im Einzelhandel und bei der Lebensmittelzustellung, die all die Online-Bestellungen zu den Menschen nach Hause bringen. Und ich überprüfe meine Gefühle und stelle fest, wie dankbar ich für den Mut und die Selbstlosigkeit dieser Mitarbeiter an vorderster Front bin.

In letzter Zeit habe ich mich gefragt, ob und wie die Manager dieser Mitarbeiter ihre Methoden, die Häufigkeit und den Stil der Kommunikation anpassen, um die große Zahl der Mitarbeiter zu erreichen - aus der Ferne. Das muss schwierig sein. Deshalb möchte ich Ihnen drei Möglichkeiten vorstellen, wie Manager in der derzeitigen Ungewissheit über das Coronavirus effektiv mit ihren Mitarbeitern kommunizieren können.

Kommunizieren Sie mit häufigen, leicht verdaulichen Informationsimpulsen

Man darf nicht vergessen, dass die Mitarbeiter an vorderster Front nicht am Schreibtisch sitzen oder am Computer arbeiten. Ihre Arbeit ist praktisch, anstrengend und erfordert einen intensiven persönlichen Kontakt mit den Kunden. Aber sie sind trotzdem Angestellte. Sie brauchen nach wie vor Anleitung, Klarheit, Unterstützung und Rat von ihren Vorgesetzten.

Da sie aber nicht vor einem Computer sitzen, sind die Instrumente und Methoden, mit denen Manager mit diesen Mitarbeitern kommunizieren, von großer Bedeutung. Und es gibt keine Zeit und keinen Raum für Verzögerungen oder unzählige E-Mails, Textnachrichten oder Anrufe, um den Zeitplan für große Gruppen von Mitarbeitern festzulegen. Verzögerungen können dazu führen, dass die Mitarbeiter überfordert und gestresst sind, was sich sowohl auf ihre Produktivität als auch auf ihr psychisches Wohlbefinden auswirken kann.

Pro-Tipps:

• Geben Sie regelmäßig Informationen, Aktualisierungen und Anleitungen weiter. Wenn Sie als Führungskraft dies bisher zweiwöchentlich getan haben, tun Sie es jetzt wöchentlich. Wenn Sie es wöchentlich getan haben, tun Sie es jetzt zweimal pro Woche. Eine häufigere Kommunikation mindert den Stress und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, etwaige Bedenken oder Herausforderungen zu äußern, mit denen sie konfrontiert sind.

• Geben Sie Informationen in leicht verdaulichen Häppchen weiter. Je kürzer, interaktiver und einfacher es für die Mitarbeiter ist, sich mit dem Inhalt zu beschäftigen, desto besser.

• Verwenden Sie keine komplizierte oder formale Sprache. Sprechen Sie mit ihnen in einer menschlichen und einfühlsamen Stimme. Machen Sie die Informationen nachvollziehbar.

Aufbau und Förderung einer digitalen Kultur der persönlichen Begegnung

Für die meisten Mitarbeiter ist das persönliche Gespräch ein fester Bestandteil des Arbeitslebens. Es ist eine Möglichkeit für Manager, einen regelmäßigen Kommunikationsrhythmus mit ihren direkten Mitarbeitern aufrechtzuerhalten - sei es, um ein Status-Update zu aktuellen Projekten zu erhalten, wichtige Hindernisse zu besprechen, mit denen sie konfrontiert sein könnten, oder um einen Puls-Check durchzuführen, wie sich ihre Mitarbeiter insgesamt fühlen (glücklich, engagiert, erfüllt).

Laut Soapbox's State of One-on-Ones Report gaben jedoch 34 Prozent der befragten Manager an, dass ihre größte Herausforderung bei Einzelgesprächen darin besteht, sicherzustellen, dass sie ihren direkten Mitarbeitern einen Mehrwert bieten. Dies ist eine berechtigte Sorge, und ich kann mir vorstellen, dass viele Manager von Mitarbeitern an vorderster Front damit konfrontiert sind. Bei Tausenden von Mitarbeitern, die an vorderster Front arbeiten (z. B. Mitarbeiter im Gesundheitswesen, Angestellte in Lebensmittelgeschäften, Zusteller usw.), könnten Manager oder HR-Teams von zu Hause aus arbeiten und versuchen, Wege zu finden, um ihren Teams und direkten Mitarbeitern, die alle an vorderster Front arbeiten und einfach nicht in einen physischen Besprechungsraum für ihre Einzelgespräche kommen können, einen Mehrwert zu bieten.

Pro-Tipps:

• Stellen Sie sich als Manager für digitale Einzelgespräche mit Ihren direkten Mitarbeitern zur Verfügung.

• Machen Sie es Ihren Mitarbeitern ganz einfach, persönliche Termine in Ihrem Kalender zu buchen. Schicken Sie Ihren direkten Mitarbeitern eine personalisierte URL. Sie können dann einfach klicken und auswählen. Das war's. Kein Hin- und Herschreiben per E-Mail oder SMS/Anruf, um zu sehen, welcher Tag/Uhrzeit passt.

• Lassen Sie die Videokamera bei Ihren digitalen Einzelgesprächen eingeschaltet. Wenn Sie den Gesichtsausdruck und die Körpersprache der anderen sehen und sich in diesen echten Momenten miteinander verbinden können, trägt dies wesentlich dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter motiviert, engagiert und bei guter Laune bleiben. Und nutzen Sie die Zoom-Integration in Doodle, damit Sie sich nicht um das Erstellen und Hinzufügen des Zoom-Links zu Ihrer Kalendereinladung kümmern müssen. Das geschieht automatisch, direkt von Doodle aus.

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Tools und Kanäle, die Ihre Mitarbeiter täglich nutzen

Wie bei jeder Krise gibt es wahrscheinlich viele Dokumente, Leitfäden, Memos und andere Materialien, die von den Führungskräften, der Personalabteilung und anderen Abteilungen Ihres Unternehmens erstellt werden. All dies sind wichtige Informationen für die Mitarbeiter an vorderster Front - sie müssen sie erhalten und lesen.

Aber bedenken Sie, dass diese Mitarbeiter nicht den ganzen Tag vor einem Computer sitzen, sondern in ihrer täglichen Arbeit stehen, gehen oder fahren. Es kommt also darauf an, welche Kanäle Sie nutzen, um relevante Aktualisierungen zu diskutieren und weiterzugeben. Die Mitarbeiter an vorderster Front müssen in der Lage sein, die Informationen über ihre mobilen Geräte abzurufen. Das bedeutet, dass Sie digitale Tools und Kanäle nutzen sollten, die Ihre Mitarbeiter bereits täglich verwenden. Stellen Sie wichtige Links, schriftliche Materialien und Videos in die internen Kommunikations- und Kollaborationstools ein, die Ihre Mitarbeiter bereits nutzen. Dazu können das Intranet des Unternehmens, soziale Kanäle, der Unternehmensblog, die Mitarbeiterzeitung usw. gehören.

Wenn Sie wichtige Aktualisierungen nur per E-Mail versenden, könnten viele Ihrer Mitarbeiter an vorderster Front wichtige Informationen verpassen, was nicht nur ihre Fähigkeit beeinträchtigen könnte, ihre wesentlichen Aufgaben zu erfüllen, sondern auch zu unnötiger Verwirrung, Angst und Panik führen könnte.

Pro-Tipps:

• Wenn Ihre Mitarbeiter den Newsletter Ihres Unternehmens abonniert haben, nutzen Sie diesen Kanal für die Kommunikation und den Versand von Warnungen an diese Mitarbeiter.

• Wenn Sie sicherstellen wollen, dass die Aufmerksamkeit dieser Mitarbeiter (die nur wenig Zeit haben) geweckt wird, senden Sie ein 60-Sekunden-Video mit einem täglichen oder wöchentlichen Motivationstipp.

• Wenn Sie für die Kommunikation mit dieser Mitarbeitergruppe ein spezielles internes Kommunikationstool oder eine App verwenden, wie z. B. Slack, StaffConnect, Beekeeper oder SocialChorus, dann stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikation auch direkt und häufig in diese Kanäle fließt. Und wenn Sie Ihre Besprechung direkt von Slack oder einem anderen Kanal aus planen können, dann tun Sie das. Das spart entscheidende Zeit.

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