Wie Sie eine Besprechung professionell verschieben

Ob bei der Arbeit oder im Privatleben - immer wieder kommt es zu unerwarteten Umständen, die eine Verschiebung von Terminen erforderlich machen. Ganz gleich, ob es sich um einen plötzlichen Konflikt, eine dringende Angelegenheit oder einfach um eine Änderung der Prioritäten handelt, es ist wichtig zu wissen, wie man den Prozess der Terminverschiebung professionell handhabt.

Dies ist umso wichtiger, wenn man in verschiedenen Kulturen arbeitet, in denen unterschiedliche Normen und Erwartungen gelten. In diesem Artikel gehen wir auf die Kunst ein, Besprechungen auf elegante Weise zu verschieben, und geben Ihnen Tipps, wie Sie dies effektiv tun können.

Häufige Gründe für die Verschiebung von Besprechungen

Bevor Sie sich mit der Terminverschiebung befassen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was ein triftiger Grund für die Änderung einer Besprechungszeit ist. Während einige Situationen unvermeidbar sind, müssen andere sorgfältig geprüft werden. Gültige Gründe für die Verlegung einer Besprechung sind u. a. Konflikthafte Verpflichtungen, Notfälle und unvorhergesehene Umstände.

Es kann vorkommen, dass Besprechungen, die mit höheren Prioritäten verbunden sind, nur begrenzt möglich sind und die einzige Möglichkeit darin besteht, die Besprechung mit einer bereits bestehenden Verpflichtung zu überschneiden. Wenn ein plötzlicher Konflikt wie eine unerwartete Kundenbesprechung oder ein dringender Termin auftritt, ist es akzeptabel, die ursprüngliche Besprechung auf einen anderen Tag zu verlegen.

Manchmal können jedoch auch unvorhergesehene Notfälle oder Umstände eintreten. Bei Krankheit oder Familienangelegenheiten ist es beispielsweise wichtig, dem persönlichen Wohlbefinden Vorrang einzuräumen und die Besprechung entsprechend zu verschieben. Andere unerwartete Umstände können Transportprobleme, Stromausfälle oder Probleme mit der Internetverbindung sein. Auf diese Ereignisse haben Sie keinen Einfluss, so dass Sie eine Besprechung verschieben müssen.

Der richtige Weg, eine Besprechung zu verschieben

Wenn Sie feststellen, dass eine Besprechung verschoben werden muss, sollten Sie die Situation professionell und höflich angehen.

Sobald Sie feststellen, dass die Besprechung verschoben werden muss, sollten Sie alle Teilnehmer umgehend benachrichtigen. Geben Sie eine kurze Erklärung für die Planänderung ab und entschuldigen Sie sich für die entstandenen Unannehmlichkeiten. Es liegt an Ihnen, wie viel Kontext Sie bereitstellen möchten, aber die Wahrung Ihrer Privatsphäre ist ebenso wichtig.

Wenn Sie einen neuen Termin für das Treffen vorschlagen, bieten Sie mehrere alternative Termine und Uhrzeiten an, um die Zeitpläne aller Teilnehmer zu berücksichtigen. Seien Sie flexibel und nehmen Sie Rücksicht auf deren Verfügbarkeit. Sobald sich alle Teilnehmer auf eine neue Besprechungszeit geeinigt haben, bestätigen Sie die neue Besprechung schriftlich. Dies kann über Tools zur Terminverschiebung oder über eine Kalendereinladung erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Vermeiden Sie es, eine Besprechung zu verschieben, wenn sie bereits begonnen hat, da dies als Missachtung der Zeit anderer Personen empfunden werden kann. Wenn sich die Besprechung als unnötig erweist, sollten Sie sie nicht verschieben, es sei denn, sie ist von Nutzen.

Bewährte Praktiken für die Verlegung von Besprechungen

Um einen reibungslosen und respektvollen Ablauf der Terminverschiebung zu gewährleisten, sollten Sie transparent sein. Teilen Sie die Gründe für die Verlegung der Besprechung klar und deutlich mit und informieren Sie die Teilnehmer so rechtzeitig wie möglich, damit sie ihren Zeitplan entsprechend anpassen können.

Entschuldigen Sie sich aufrichtig für etwaige Unannehmlichkeiten, die durch die Verlegung der Besprechung entstehen. Erkennen Sie die Auswirkungen auf die Zeit der Teilnehmer an und zeigen Sie Einfühlungsvermögen.

Bewahren Sie während des gesamten Verschiebungsprozesses einen professionellen Ton und ein professionelles Auftreten. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen oder Ausreden und konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden.

Umplanung mit Doodle automatisieren

Für Fachleute, die ihre Produktivität steigern wollen, kann die Automatisierung des Planungs- und Umplanungsprozesses eine große Hilfe sein. Mit Doodle können Organisatoren und Teilnehmer Besprechungen mit nur wenigen Klicks neu planen.

Meetings, die mit Doodle geplant werden, werden mit einem Verschiebungslink versehen, so dass die Teilnehmer nicht mehr nachfragen müssen und das zusätzliche Hin und Her, das oft mit einer Verschiebung einhergeht, vermeiden können.

Dank der nahtlosen Integration in Kalenderplattformen wie Google Calendar, Microsoft 365 und Apple Calendar rationalisiert Doodle den Planungsprozess und ermöglicht es Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Es werden nur verfügbare Terminalternativen angeboten.

Terminverschiebungen sind in der heutigen dynamischen Geschäftswelt ein häufiges und unvermeidliches Phänomen. Wenn sie jedoch mit Anstand und Effizienz durchgeführt werden, kann eine scheinbar negative Situation zu einer Gelegenheit werden, stattdessen einen positiven Eindruck zu hinterlassen.