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Checkliste für Kundenfeiern zum Jahresende für professionelle Teams
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Zu einer vollständigen Checkliste für die Kundenfeier zum Jahresende gehören die Wahl des richtigen Veranstaltungsformats, die Festlegung des Budgets, die Bestätigung der Gästeliste, das rechtzeitige Versenden von Einladungen, die Vorbereitung von Dankesmomenten und das Management der gesamten Logistik - vom Veranstaltungsort über das Catering bis hin zu Reden, Geschenken und Nachbereitung. Am einfachsten ist es, eine Doodle-Gruppenumfrage zu starten, um einen Termin zu finden, an dem deine Kunden teilnehmen können, und einen Doodle-Anmeldebogen zu verwenden, um verschiedene Sitzungen oder Aktivitäten zu organisieren, ohne dass sich die E-Mails hin und her bewegen.
Jahresendfeier mit Kunden
Eine Feier zum Jahresende ist eine der besten Möglichkeiten, sich bei deinen Kunden zu bedanken, ihre Beziehungen zu stärken und das Jahr mit einer positiven Note abzuschließen. Ganz gleich, ob du ein kleines Dankeschön-Dinner oder einen Tag der offenen Tür mit mehreren Veranstaltungen ausrichtest, eine gute Planung hilft dir, ein warmes, unvergessliches und wirklich professionelles Erlebnis zu schaffen.
Im Folgenden findest du die vollständige Checkliste - für Kundenteams, Agenturen, Berater und alle, die eine Kundenveranstaltung organisieren.
Vollständige Checkliste für Kundenfeiern zum Jahresende
Kategorie | Was ist zu beachten / was ist zu tun? |
Zweck der Veranstaltung | Kläre, ob die Feier der Wertschätzung, dem Networking, dem Austausch von Meilensteinen oder dem Aufbau von Beziehungen dient. |
Budget | Lege frühzeitig ein Budget fest (Veranstaltungsort, Catering, Getränke, Geschenke, Unterhaltung, Materialien, Transport). Bestätige die interne Genehmigung. |
Datum und Verfügbarkeit | Biete mehrere Termine an und verwende eine Doodle-Gruppenumfrage, damit die Kunden wählen können, was für sie passt. |
Veranstaltungsformat | Wähle zwischen einem After-Work-Drink, einem kleinen Abendessen, einem Networking-Frühstück, einem Hybrid-Event, einem Tag der offenen Tür, einem Workshop und einer Feier. |
Gästeliste | Entscheide, welche Kunden du einlädst, ob du Kundengruppen mischst und ob Kollegen oder Partner teilnehmen können. |
Veranstaltungsort | Berücksichtige die Zugänglichkeit, den Geräuschpegel, die Sitzplätze, die Kapazität, die Privatsphäre für Reden und die Nähe zu Verkehrsmitteln. |
Einladungen | Verschicke sie frühzeitig. Gib den Zweck, die Kleiderordnung (optional), Datum/Uhrzeit, die Tagesordnung, die Frist für die Einladungen und den Veranstaltungsort an. |
Einladungen und Anwesenheit | Erfasse die Zusagen, Essenswünsche und Anforderungen an die Barrierefreiheit. Schicke Erinnerungen. |
Notfallkontakte | Sammle die Notfallnummern des Veranstaltungsortes und stelle sicher, dass die Gastgeber/innen die Kontaktdaten der anderen Teilnehmer/innen kennen. |
Essen & Getränke | Biete einfache, hochwertige Optionen an: Fingerfood, Degustationsmenü, kleine Teller. Biete eine Auswahl an alkoholfreien Getränken an. |
Tagesordnung & Ablauf | Plane den Check-in, das Mischen, den Moment der Danksagung, die Vorstellung der wichtigsten Personen und optionale Präsentationen. |
Reden und Danksagungen | Bereite eine kurze, herzliche Dankesrede vor und hebe gemeinsame Erfolge hervor. Fasse dich kurz. |
Geschenke (optional) | Wähle durchdachte Geschenke: lokale Leckereien, Bücher, Gourmetartikel oder kleine kuratierte Produkte. Vermeide starkes Branding. |
Unterhaltung | Optional: leichte Hintergrundmusik, akustische Untermalung, Verkostungserlebnis, Fotoecke oder kleine Netzwerkaktivitäten. |
Anmeldungsbogen | Wenn du mehrere Zeitfenster, Demos oder Workshops anbietest, verwende einen Doodle-Anmeldebogen, damit sich die Kunden leicht anmelden können, ohne dass sie doppelt buchen müssen. |
Logistik und Ausrüstung | Überprüfe Mikrofone, Lautsprecher, Laptop-Adapter, Beleuchtung, Namensschilder, Beschilderung und Präsentationsmaterialien. |
Barrierefreiheit & Inklusion | Vergewissere dich, dass der Veranstaltungsort alle Mobilitätsbedürfnisse, akustischen Aspekte und Ernährungseinschränkungen unterstützt. |
Transport | Verteile klare Wegbeschreibungen, biete Taxigutscheine an (falls nötig) und sorge für sichere Transportmöglichkeiten nach der Veranstaltung. |
Personalverantwortung | Verteile die Rollen: Begrüßer, Moderatoren, Fotografen, Kundenbetreuer, Logistik. |
Koordination am Tag der Veranstaltung | Komme früh an, teste die Ausrüstung, lege das Layout fest, stimme die Musik ab, bestätige das Catering und überprüfe die Teilnehmerliste. |
Nachbereitung | Versende Danksagungen, Veranstaltungsfotos, gemeinsame Höhepunkte und Einladungen für das neue Jahr. |
Zeitplan für die Jahresendfeier
Ein einfacher Zeitplan sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Kundenveranstaltungen - vor allem in den arbeitsreichsten Monaten des Jahres.
Zeitleiste | Was zu tun ist |
4 Wochen vorher | Format auswählen, Budget festlegen, Doodle-Gruppenumfrage erstellen, Datum bestätigen. |
3 Wochen vorher | Veranstaltungsort festlegen, Einladungen verschicken, Anmeldeformular für Sitzungen öffnen (falls zutreffend). |
2 Wochen vorher | Catering bestätigen, Tagesordnung vorbereiten, Danksagung planen, Geschenke organisieren. |
1 Woche vorher | Überprüfe die Einladungen, teste die Präsentationen, lege die Rollen der Mitarbeiter/innen fest, bereite Schilder und Materialien vor. |
2-3 Tage vorher | Bestätige die Details mit dem Veranstaltungsort, überprüfe die Kundenliste, räume den Raum auf und bereite die Check-in-Punkte vor. |
Veranstaltungstag | Begrüße die Gäste, halte dich an die Tagesordnung, mache Fotos, halte einen Moment der Wertschätzung fest und genieße die Veranstaltung. |
Wie du Doodle für die Organisation deiner Kundenfeier nutzt
Für die Planung mit deinen Kunden brauchst du Werkzeuge, die ihre Zeit respektieren und die Teilnahme einfach machen.
Verwende eine Gruppenumfrage, um das Datum auszuwählen
Mit einer Doodle-Gruppenumfrage können vielbeschäftigte Kunden in Sekundenschnelle abstimmen, du vermeidest Doppelbuchungen und stellst eine maximale Beteiligung sicher. Du kannst Umfragen auch für die Planung nutzen:
interne Vorbereitungstreffen
Briefing-Sitzungen
Proben vor der Veranstaltung
Verwende einen Anmeldungsbogen für verschiedene Sitzungen
Wenn deine Veranstaltung aus mehreren Komponenten besteht, ist ein Anmeldebogen die einfachste Möglichkeit, die Teilnahme zu verwalten:
Perfekt für:
Zeitfenster für Workshops
Produktvorführungen
Verkostungserlebnisse
Treffen mit dem Team als Dankeschön für die Kunden
Aktivitäten mit begrenzter Kapazität
Die Kunden können ihr bevorzugtes Zeitfenster auswählen und Doodle verhindert automatisch Überbuchungen.
So entsteht ein reibungsloses, professionelles Erlebnis - ohne manuelle Koordination.
Wie du deine Kundenfeier stressfrei gestalten kannst
Frühzeitig beginnen und klar kommunizieren
Halte das Veranstaltungsformat einfach
Biete bedeutungsvolle, aber kurze Momente der Wertschätzung
Wähle zugängliche, komfortable Veranstaltungsorte
Überfrachte die Tagesordnung nicht
Delegiere Aufgaben innerhalb deines Teams
Konzentriere dich auf persönliche Beziehungen, nicht auf Perfektion
Glückliche Kunden erinnern sich an durchdachte Details, nicht an komplizierte Logistik.
"Wir haben unsere erste Jahresendfeier mit Doodle organisiert, um Termine und Anmeldungen zu koordinieren. Mehrere Kunden sagten uns, dass es von Anfang bis Ende beeindruckend reibungslos und professionell ablief." - Marco T., Account Director
FAQ
Was sollte eine Veranstaltung zum Jahresende beinhalten?
Ein klarer Zweck, ein Datum, ein Veranstaltungsort, Einladungen, Essen, Getränke, Momente der Wertschätzung und eine einfache Tagesordnung.
Wie früh sollte ich meine Kunden einladen?
Am besten drei bis vier Wochen im Voraus, vor allem im November und Dezember.
Soll die Veranstaltung Reden enthalten?
Kurze, von Herzen kommende Botschaften sind gut geeignet. Lange oder formelle Präsentationen sind nicht nötig.
Wie kann ich mehrere Kundentermine verwalten?
Verwende einen Doodle-Anmeldebogen, damit die Gäste sofort Zeitfenster auswählen und reservieren können.
Was ist das beste Format für eine Kundenveranstaltung?
Einfache Formate wie After-Work-Drinks, Frühstücks-Networking, kleine Abendessen oder gemischte Veranstaltungen eignen sich sehr gut.
Bist du bereit, deine Jahresendfeier zu planen?
Finde den perfekten Termin mit einer Doodle-Gruppenumfrage und lass deine Kunden sich ganz einfach mit einem Doodle-Anmeldebogen für die Sitzungen anmelden. Verschaffe ihnen ein Erlebnis, das sich reibungslos, gut organisiert und wirklich wertvoll anfühlt.
