10 bewährte Methoden zur Priorisierung von Aufgaben

Um bei der Arbeit produktiv zu sein, muss man nicht ständig beschäftigt sein, sondern sich auf das Wesentliche konzentrieren. Bei endlosen Aufgaben, E-Mails und Besprechungen kann das Wissen um die richtige Prioritätensetzung den Unterschied zwischen Fortschritt und Burnout ausmachen. Das Setzen von Prioritäten gibt unseren Bemühungen Struktur und hilft uns, unsere Zeit dort zu investieren, wo sie gebraucht wird.

Aber wie entscheidet man, was man zuerst in Angriff nimmt? Welche Aufgaben sind wirklich wichtig, und welche können warten? An dieser Stelle kommen die Methoden zur Priorisierung von Aufgaben ins Spiel. Im Folgenden stellen wir zehn bekannte Ansätze vor, die alle ihre Stärken haben. Ganz gleich, ob Sie ein visuelles System, eine datengestützte Bewertung oder einen besseren Start in den Tag benötigen, Sie werden eine Methode finden, die Ihre Arbeitsweise unterstützt.

Warum Prioritätensetzung wichtig ist

Ohne ein klares System für die Entscheidung, worauf man sich konzentrieren soll, wird die Arbeit schnell reaktiv. Am Ende reagieren Sie auf die letzte Nachricht oder die lauteste Stimme und nicht auf die Aufgabe, die den Fortschritt vorantreibt. Diese Art von verstreutem Fokus führt zu Ineffizienz, erhöht den Stress und trägt mit der Zeit zum Burnout bei.

Die Prioritätensetzung bietet eine Möglichkeit, die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen. Sie verringert die Entscheidungsmüdigkeit, indem sie Ihnen hilft zu wissen, woran Sie als nächstes arbeiten sollen. So können Sie Ihre Energie auf die wertvollsten Aufgaben lenken, anstatt sich auf alles zu verteilen. Mit der richtigen Methode kann die Prioritätensetzung Ihnen helfen, sich Zeit für intensive Arbeit zu nehmen - für die ununterbrochenen Abschnitte, in denen bedeutende Fortschritte erzielt werden.

1. Kanban-Methode

Die Kanban-Methode verwendet visuelle Tafeln (digital oder physisch), um den Ablauf von Aufgaben in verschiedenen Stadien darzustellen, z. B. "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt". Jede Aufgabe befindet sich auf einer Karte und wird während der Arbeit in Spalten verschoben.

Diese Methode eignet sich hervorragend für die Verwaltung von Aufgaben in mehreren Projekten oder Teams. Sie hilft Ihnen, Engpässe auf einen Blick zu erkennen, und fördert die Begrenzung des Arbeitsfortschritts, damit Sie sich nicht selbst überfordern.

Wenn Sie Struktur bevorzugen, aber keine starren Zeitblöcke wollen, bietet die Organisation Ihrer Aufgaben mit Kanban Klarheit ohne Druck.

2. RICE-Bewertungsmodell

Das RICE-Bewertungsmethode wird häufig in der Produktentwicklung eingesetzt, ist aber ebenso wertvoll für die Entscheidungsfindung in den Bereichen Marketing, Betrieb oder Inhaltsplanung. RICE steht für Reichweite, Wirkung, Vertrauen und Aufwand.

Jede Aufgabe oder Idee erhält eine Punktzahl, die sich danach richtet, wie viele Menschen davon betroffen sein werden (Reichweite), wie groß das Ergebnis ist (Wirkung), wie sicher Sie sind (Vertrauen) und wie lange es dauern wird (Aufwand). Die endgültige Punktzahl hilft Ihnen, konkurrierende Prioritäten objektiv zu vergleichen.

Wenn Ihre Aufgabenliste mehrere "wichtige" Punkte enthält, kann die RICE-Methode Ihnen helfen, Ideen auf der Grundlage der potenziellen Ergebnisse - und nicht nur der Dringlichkeit - zu priorisieren.

3. Friss den Frosch

Wenn das erste, was Sie jeden Tag tun, Ihre schwierigste oder wichtigste Aufgabe ist, fällt alles, was danach kommt, leichter. Das ist die Idee hinter "Friss den Frosch" ein Satz, der von Brian Tracy populär gemacht wurde. Der "Frosch" ist Ihre schwierigste Aufgabe, die Sie in Angriff nehmen, bevor Ihnen E-Mails, Besprechungen oder Ablenkungen in die Quere kommen.

Diese Methode ist von Vorteil, wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie große Ziele hinauszögern. Wenn Sie den Tag mit einem Sieg beginnen, sind Sie konzentrierter und dynamischer. Den Frosch zu essen hilft, Vermeidungsverhalten zu vermeiden und Disziplin aufzubauen, indem man den wichtigen Dingen Priorität einräumt.

4. Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

Dieses nach dem Ökonomen Vilfredo Pareto benannte Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % des Inputs resultieren. In Bezug auf die Arbeit bedeutet dies, dass eine kleine Anzahl von Aufgaben für die meisten Ergebnisse verantwortlich ist.

Die Herausforderung besteht darin, die Maßnahmen mit den größten Auswirkungen zu ermitteln und ihnen Priorität einzuräumen. Schreiben Sie Berichte, die niemand liest? Könnte ein fünfminütiger Anruf eine zweistündige Besprechung ersetzen?

Durch Anwendung der der 80/20-Regel auf das Aufgabenmanagementbeginnen Sie, die richtigen Fragen zu stellen und Ihren Aufwand dort einzusetzen, wo er einen echten Nutzen bringt.

5. MoSCoW-Methode

Bei dieser Technik werden die Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt: Müssen, Sollten, Könnten und Werden (vorerst) nicht haben. Die MoSCoW-Methode eignet sich gut für die Planung von Sprints, Funktionen oder Besprechungsplänen, bei denen Sie Kompromisse eingehen müssen.

Anstatt Ihre Aufgabenliste als einen langen Strom zu betrachten, regt diese Methode zum kritischen Denken an: Was muss heute erledigt werden? Wenn Sie ein Team leiten oder Projekte managen, ist die MoSCoW-Methode ein praktischer Rahmen, um schwierige Entscheidungen sichtbar zu machen und zu teilen.

6. ABCDE-Methode

Diese einfache, aber wirkungsvolle Methode, die vom Zeitmanagement-Experten Brian Tracy entwickelt wurde, hilft Ihnen, Ihre Aufgaben anhand von fünf Buchstaben nach Priorität zu sortieren:

A = muss erledigt werden B = sollte erledigt werden C = kann erledigt werden D = delegieren E = streichen

Was diese Methode so effektiv macht, ist ihre Klarheit. Sie listen die Aufgaben nicht auf, sondern ordnen sie auf einer Konsequenzebene. Das ist ein schneller, intuitiver Weg, um Ordnung in das Chaos zu bringen.

Die ABCDE-Methode gibt Ihrer Liste Struktur und hilft Ihnen, mit Absicht zu handeln.

7. OHIO-Methode (Only Handle It Once)

Kleine Aufgaben können sich schnell ansammeln. Die OHIO-Methode hilft Ihnen dabei, eine Aufgabe gleich beim ersten Mal zu erledigen - vor allem, wenn Sie sie sofort erledigen können. Denken Sie an das Aufräumen Ihres Posteingangs: Wenn das Lesen einer E-Mail 30 Sekunden dauert, Sie aber fünfmal darauf zurückkommen, haben Sie mehr Zeit damit verbracht, als Sie durch Aufschieben gespart haben. Bei OHIO geht es um effizientes Handeln und die Minimierung von Unordnung.

Wenn sie konsequent angewendet wird, die OHIO-Methode die Nacharbeit und die mentale Belastung und hilft Ihnen, geistig klar und aufgabenorientiert zu bleiben.

8. Erledigte Dinge (GTD)

Getting Things Done ist ein leistungsfähiges System zur Bewältigung von Überlastung und zur Entlastung Ihres Gehirns.

GTD wurde von David Allen entwickelt und ist ein umfassender Ansatz, um alle Ihre Aufgaben, Ideen und Projekte in einem zuverlässigen System zu organisieren. Es umfasst die Erfassung aller zu erledigenden Aufgaben, die Aufteilung in die nächsten Schritte, die Organisation dieser Schritte, die regelmäßige Überprüfung und die Erledigung der umsetzbaren Aufgaben.

GTD braucht Zeit zum Einrichten, aber wenn es einmal eingeführt ist, gibt es Ihnen die Gewissheit, dass nichts durch die Maschen fällt.

9. Ivy-Lee-Methode

Schreiben Sie am Ende eines jeden Tages die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie morgen erledigen müssen. Ordnen Sie sie in der Reihenfolge. Wenn der nächste Tag beginnt, fangen Sie mit Aufgabe Nr. 1 an und machen erst weiter, wenn sie erledigt ist.

Diese Methode zwingt Sie, Prioritäten zu setzen, und hilft Ihnen, Multitasking zu vermeiden. Sie eignet sich gut für Menschen, die einen klaren, konzentrierten Start in den Tag wünschen. Die Ivy-Lee-Methode baut eine tägliche Dynamik auf, die Ihnen hilft, den Tag zielgerichtet zu beginnen und mit Klarheit zu beenden.

10. Pomodoro-Technik

Diese Zeitblockierungsmethode unterteilt Ihre Arbeit in 25-Minuten-Sprints (Pomodoros), gefolgt von kurzen 5-Minuten-Pausen. Nach vier Pomodoros machen Sie eine längere Pause. Diese Methode eignet sich gut für Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, bei denen die Energie aber mit der Zeit nachlässt.

Außerdem gibt sie Ihrem Gehirn die Möglichkeit, sich neu zu orientieren, ohne den Arbeitsfluss zu beeinträchtigen. Die Pomodoro-Technik fördert die Konzentration und beugt Ermüdung vor, insbesondere in abgelegenen oder digitallastigen Umgebungen.

Bessere Prioritäten setzen mit Doodle

Doodle ist eine Terminplanungsplattform, die Einzelpersonen und Teams hilft, die Planung von Meetings und Veranstaltungen zu vereinfachen. Doodle reduziert den Zeitaufwand für die Koordination von Kalendern und gibt Ihnen mehr Freiraum, um sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Mit der Buchungsseite können Sie anderen die Möglichkeit geben, Zeit mit Ihnen zu buchen, basierend auf Ihrer Echtzeit-Verfügbarkeit - ohne dass Sie E-Mails hin- und herschicken müssen. Gruppenumfragen machen es einfach, die beste Zeit für Meetings mit mehreren Teilnehmern zu finden, während die 1:1-Planung es Ihnen ermöglicht, eine kuratierte Auswahl an verfügbaren Zeiten zu teilen. Wenn Sie Workshops oder zeitkritische Sitzungen veranstalten, helfen Ihnen Anmeldeformulare, die Teilnahme zu verwalten und alles zu organisieren.

Doodle lässt sich mit Tools verbinden, die Sie bereits verwenden, wie Google Calendar, Microsoft Outlook und Zoom. Sie können sogar Stripe integrieren, um Zahlungen während der Terminplanung einzuziehen. Dank dieses Automatisierungsgrads wird Ihr Zeitplan mit Ihren Prioritäten in Einklang gebracht, der Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten verringert und ein konzentrierterer, produktiverer Arbeitsablauf unterstützt.

Wählen Sie die Methode, die für Sie am besten geeignet ist, und überlassen Sie Doodle das "Wann".