Reducer antallet af udeblivelser: påmindelser og bedste praksis for betaling

Som coach koster hver misset session dig penge og momentum. Du forbereder dig på hver enkelt klient, sætter tid af i din kalender, og når du så ikke dukker op, er det slut. Det er mere end tabt indkomst. Det bryder den vane, som din klient forsøger at opbygge, og æder dit fokus.

Den gode nyhed er, at du kan reducere antallet af udeblivelser med et enkelt system. Du har ikke brug for ekstra administration eller manuel jagt. Du har brug for rettidige påmindelser, klare politikker og betalingsregler, der sætter de rigtige forventninger. I denne guide kan du se, hvad der virker for coaches på tværs af nicher - fra executive coaching til wellness- og karrierecoaching. Du vil også se, hvordan Doodle hjælper dig med at køre dette system gnidningsløst med påmindelser, kalenderforbindelser og indbyggede Stripe-betalinger.

Til sidst vil du have en brugsklar drejebog, som du kan anvende i dag.

Udfordringen for professionelle coaches

Klienter springer sjældent over med vilje. De fleste udeblivelser sker på grund af tre problemer, der kan forebygges:

• De glemmer eller dobbeltbooker

• De føler sig mindre engagerede uden betaling

• De er forvirrede over tidszoner, links eller omplanlægningsmuligheder

For coaches løber disse problemer op i tabte fakturerbare timer, rod i kalenderen og lavere energi. Hvis du leder grupper, kan ét udeblivelse forstyrre dynamikken for alle.

Hvorfor det er vigtigt at reducere udeblivelser

At reducere udeblivelser handler ikke kun om at genvinde tid. Det forbedrer klienternes resultater og din indtjening:

• Færre huller betyder flere betalte sessioner hver uge

• Konsekvent fremmøde hjælper klienterne med at opbygge langsigtede vaner

• Klare regler beskytter dine grænser og reducerer udbrændthed

• Pålidelig booking og betaling forbedrer klientoplevelsen

Et godt system er enkelt. Det bekræfter fremmøde, minder klienterne på de rigtige tidspunkter og håndterer betaling på forhånd. Doodle giver dig dette system gennem bookingsider, 1:1, gruppeafstemninger og tilmeldingsark, der synkroniseres med dine kalendere og konferenceværktøjer.

Opbyg et påmindelsessystem, som kunderne respekterer

En påmindelse er ikke et irritationsmoment. Det er en service. Brug disse tips til timing, kanal og indhold for at reducere antallet af udeblivelser uden at virke påtrængende.

Sæt tid på dine påmindelser

Brug en tidsplan med tre påmindelser til de fleste 1:1-sessioner:

• Bekræftelse ved booking

• Påmindelse 24 timer før

• Sidste skub 1 time før

Ved sessioner tidligt om morgenen kan du tilføje en påmindelse kl. 20 aftenen før. Til sessioner, hvor der er meget på spil - f.eks. præstationsvurderinger eller første samtale - tilføj en påmindelse 3 dage før.

Med Doodle Pro er påmindelser automatiske, så alle bookinger får den samme rækkefølge uden manuel indsats.

Brug de rigtige kanaler

Match kanalen med typen af session:

• E-mail til bekræftelser og 24-timers påmindelser

• SMS eller en kort e-mail til 1-times-påmindelser

• Kalenderinvitationer, så begivenheden ligger direkte i deres kalender

Doodle sender automatisk e-mailbekræftelser og kalenderinvitationer, når klienter booker via din bookingside eller 1:1. Tilslut Google Kalender, Outlook Kalender eller Apple Kalender for at synkronisere begge sider med det samme. Til SMS kan du bruge Zapier til at udløse sms'er baseret på oprettelse af Doodle-begivenheder.

Sig præcis de detaljer, kunderne har brug for

Hold indholdet af påmindelser kort og klart. Medtag kun det, din kunde har brug for for at dukke op.

Kopier og indsæt skabelon

Emne: Påmindelse om vores coachingsession den [dato]

Brødtekst:

Hej [fornavn],

Dette er en hurtig påmindelse om vores session den [ugedag, dato] kl. [tid] [klientens tidszone]. Vi mødes på [Zoom-link]. Medbring venligst [en sætning om forberedelse].

Har du brug for en ny aftale? Brug dette link: [link til ny aftale].

Vi ses snart igen,

[Dit navn]

Doodle Pro kan generere mødebeskrivelser med AI. Indstil din foretrukne tone, og genbrug teksten på tværs af bookinger.

Respekter tidszoner

Hvis du coacher internationalt, skal hver tid, du sender, afspejle klientens tidszone. Doodle registrerer automatisk tidszoner og viser sessioner i klientens lokale tid, hvilket reducerer forvirring og sene ankomster.

Betalingspolitikker, der reducerer no-shows uden at skade tilliden

Betaling ændrer adfærd. Du har ikke brug for hårde straffe - bare enkle regler, der sætter forventninger.

Vælg det rigtige betalingsflow

• Første betalte session: Kræv fuld betaling ved booking

• Løbende ugentlige sessioner: Brug et depositum eller en forudbetalt pakke

• Gruppeprogrammer eller workshops: opkræv den fulde pris på forhånd

Med Doodle-bookingsider og 1:1-sessioner kan du opkræve betaling via Stripe i bookingøjeblikket. For depositumsbaserede sessioner skal du indstille bookingprisen til dit depositum og opkræve resten gennem dit sædvanlige faktureringssystem.

Fastsæt et fair afbestillings- og omlægningsvindue

Vælg en standardpolitik, og anvend den overalt:

• 24-timers vindue for ugentlige klienter

• 48-timers vindue for engangssessioner eller sessioner med stor efterspørgsel

• Aflysninger samme dag tæller som udeblivelser

Doodle sender automatisk et link til omlægning/aflysning til kunderne baseret på dine regler, hvilket reducerer antallet af e-mails frem og tilbage.

Eksempel på en politik til kopiering:

Kunder kan ombooke op til 24 timer før sessionen ved hjælp af linket i bekræftelsesmailen. Aflysninger inden for 24 timer eller udeblivelser opkræves det fulde beløb.

Brug no-show-gebyrer med omtanke

Et gebyr skal signalere engagement - ikke straffe kunderne. Hvis du foretrækker ikke at opkræve fuld pris:

Eksempel:

Udeblivelse koster et gebyr på 40 dollars. Hvis du ombooker inden for 7 dage, bruger vi gebyret på din næste session.

Du kan angive dette gebyr som bookingpris for den næste session på din Doodle-bookingside og spore kreditter i dit CRM.

Beløn engagement med pakker

Klienter deltager mere pålideligt, når de forudbetaler for en blok af sessioner. Tilbyd pakker med 4, 8 eller 12 sessioner med en beskeden rabat.

Opret en privat Doodle-bookingside til pakkekunder, når de har betalt. Det holder din kalender ren og reserverer de bedste tider til engagerede klienter.

Gør tilbagebetalinger enkle

Undgå beslutninger fra sag til sag. Hold reglerne korte:

• Fuld refusion, hvis du aflyser inden for refusionsperioden

• Kredit til en fremtidig session, hvis den er inden for vinduet

• Ingen refusion for gruppeprogrammer efter startdatoen

Inkluder en kort erklæring om tilbagebetaling i beskrivelsen af din Doodle-bookingside, så kunderne kan se den, før de betaler.

Opsæt planlægning for at forhindre forvirring

Mange no-shows kan forhindres med smarte planlægningsindstillinger.

Kræv minimumsvarsel og tilføj buffere

• Minimumsvarsel: Kræv mindst 12-24 timer før booking, så kunderne ikke planlægger i sidste øjeblik og glemmer det.

• Buffere: Tilføj 10-15 minutter før og efter sessioner

Du kan indstille begge dele i Doodle Booking Pages og 1:1s. Disse grænser reducerer forhastede bookinger, som ofte fører til udeblivelser.

Send de rigtige links hver gang

Forkerte eller manglende mødelinks giver ubesvarede opkald. Forbind Zoom, Google Meet, Cisco Webex eller Microsoft Teams i Doodle. Hver booking indeholder automatisk det korrekte videolink. Hvis du skifter værktøj, vil fremtidige bookinger bruge det nye link.

Brug klare sessionsnavne og forberedelsesprompter

Omdøb dine slots for at kommunikere forventningerne tydeligt:

• 50-minutters fokus-session

• 30 minutters strategisamtale

• 90 minutters dybdykning

Tilføj en sætning om forberedelse i beskrivelsen. På den måde undgår du forvekslinger og reducerer frafald.

Hold gruppesessioner organiseret

Hvis du har grupper, kan du bruge Doodle Sign-up Sheets til at angive tidspunkter og antal pladser. Deltagerne vælger deres plads, og påmindelser sendes automatisk ud.

Til gruppeopdagelse eller kohorteplanlægning kan du bruge Doodle Group Polls til at finde et tidspunkt, der fungerer for alle. Indstil en svarfrist og automatiske påmindelser.

Med Doodle Pro og Teams kan du skjule deltageroplysninger for at beskytte gruppens privatliv.

Hurtige tiltag for at reducere udeblivelser i denne uge

• Tilføj en kort bekræftelseslinje ved booking: Svar "Ja" for at bekræfte din plads på [tidspunkt] [tidszone].

• Inkluder et link til ombooking i hver påmindelse

• Kræv betaling ved booking af første session

• Planlæg tilbagevendende klienters næste session, før du afslutter opkaldet

• Brug en 24-timers påmindelse med resultatbaserede emnelinjer

• Tilføj en 10-minutters advarsel i klientens kalender (Doodles begivenhedsinvitationer håndterer dette automatisk)

• Send en tekst med en linje en time før til nye klienter

• Hvis en klient udebliver fra en session, så send et venligt skub og et link til en ny tid inden for 15 minutter.

Almindelige fejl, der skal undgås

• Vage e-mails uden tidszone eller mødelink

• For mange påmindelser, der føles som spam

• Gratis intake-opkald uden tidsbegrænsning

• Skjulte regler for omplanlægning

• At tage betaling manuelt efter sessioner

• Planlægning på tværs af tidszoner uden et værktøj, der justerer tiderne

• Tillader bookinger i sidste øjeblik uden varsel

Værktøjer og løsninger, der hjælper dig med at reducere no-shows

• Bookingside: Del ét link. Kunderne ser din tilgængelighed, følger dine regler og betaler via Stripe.

• 1:1: Tilbyd kuraterede tider til VIP eller nye kunder. Tiden holdes, mens de beslutter sig, og tilføjes derefter automatisk til kalenderen.

• Tilmeldingsark: Opret workshops, klasser eller gruppecoaching med pladsgrænser og automatiske påmindelser.

• Afstemninger i grupper: Vælg tidspunkter for kohorteopkald eller planlægningssessioner med op til 1.000 deltagere.

• Integration af kalender og konferencer: Forbind Google Kalender, Outlook, Apple Kalender, Zoom, Google Meet, Webex eller Microsoft Teams.

• Betalinger med Stripe: Opkræv betaling for sessioner eller indskud ved booking. Pengene går til din Stripe-konto.

• Pro-funktioner: Automatiske påmindelser, AI-genererede beskrivelser, brugerdefineret branding, reklamefri oplevelse, Zapier-forbindelser, deltagerbeskyttelse og sikkerhed på virksomhedsniveau.

Indstil det én gang i Doodle, og lad systemet køre, så du kan coache uden at skulle jonglere med administration.

Eksempler fra den virkelige verden

Ledercoach halverer antallet af udeblivelser

Maya driver en praksis for ledercoaching med kunder i hele USA og Europa. Hun ændrede de første sessioner til betaling ved booking på sin Doodle-bookingside. Hun tilføjede et afbestillingsvindue på 48 timer, en påmindelse på 24 timer og en sms på 1 time via Zapier. Antallet af udeblivelser faldt fra 18 % til 7 % i løbet af en måned.

Karrierecoach forbedrer kundernes vaner

Jordan arbejder med nyuddannede. Han omdøbte sine sessioner til 45 minutters interviewpraksis, indførte 24-timers minimumsvarsel og tilføjede buffere. Han tilbød forudbetalte pakker med en privat bookingside. Fremmødet blev bedre, og kunderne ankom mere forberedte.

Wellness-coach, der kører fulde grupper

Ava kører et 6-ugers gruppeprogram. Hun brugte en Doodle-gruppeafstemning til at vælge gruppens ugentlige tidspunkt. Derefter oprettede hun et tilmeldingsark til valgfri kontortid med seks pladser. Med påmindelser og pladsbegrænsninger registrerede hun nul udeblivelser fra kontortiden.

Vigtige pointer

• Brug en plan med tre påmindelser

• Kræv betaling med Stripe for første session og gruppearbejde

• Fastsæt klare tidsfrister og inkluder linket overalt

• Beskyt din tid med minimumsvarsel og buffere

• Brug tydelige sessionsnavne og forberedelsesprompter

• Brug Doodle-værktøjer til at automatisere påmindelser, betalinger og planlægning

Kom i gang med bedre planlægning

Du behøver ikke at kæmpe mod udeblivelser alene. Opret en bookingside i Doodle, forbind din kalender, tilføj dit mødelink, og slå Stripe til. Aktivér påmindelser og dit vindue for ombooking. Del dit link, og lad kunderne booke det tidspunkt, der passer dem bedst.

Er du klar til at forenkle planlægningen og reducere antallet af udeblivelser? Opret en Doodle og se, hvordan coaches sparer timer hver uge.