Sådan planlægger du dit møde
Start med at overveje, hvad du skal mødes om, og udarbejd en liste over roller. På denne måde kan du skabe klarhed og en overordnet struktur for det forventede møde. Du kan også tildele rollerne til deltagerne for at strømline processen. Udarbejd en dagsorden, som du kan følge, så du bliver ved de vigtigste emner.
Når du har samlet alle, skal du beslutte, hvem der skal lede mødet, hvis det ikke er dig. Sørg for, at de har dagsordenen, at de holder sig til den og giver alle mulighed for at komme til orde. Det er vigtigt at høre alle stemmer i lokalet. Hvis der er områder, hvor en anden person i lokalet skal lede mødet, f.eks. lederen af en afdeling med mere indsigt i emnet, skal du også sørge for, at formanden ved det.
Nogle gange kan det være nyttigt at starte med en isbryder eller noget andet, der kan hjælpe alle til at føle sig trygge. Bare et par minutter til at snakke og snakke med kolleger kan få folk til at føle sig mere trygge ved at bidrage - især hvis det er et stort møde.
Sørg for, at dagsordenen er ordnet efter prioritet, så intet vigtigt går tabt. Begynd øverst og arbejd dig igennem. Hvis noget føles som om, at det vil tage for lang tid, kan du anbefale at flytte det til en opfølgning, hvor det kan diskuteres mere detaljeret.
Når mødet afsluttes, noterer du eventuelle opfølgninger eller handlingspunkter, og sørg for at drøfte dem med de relevante personer.
Efter mødet skal du bede om feedback, så du løbende kan forbedre strukturen af dine månedlige møder og få mest muligt ud af dem.
Du kan også gøre plads til at drøfte eventuelle opdateringer, f.eks. den retning, I er på vej i (det er bedst at starte med en positiv bemærkning - vi er glade for, at vi har opnået så meget indtil videre, men der er mere at gøre).
