Sådan opretter og automatiserer du dit skema online

Forestil dig en verden, hvor alle dine arbejdsmøder, personlige aftaler og alt derimellem falder problemfrit på plads, og du kan fokusere på det, der virkelig betyder noget. Forestil dig, hvor meget tid du får tilbage, når du ikke længere skal håndtere endeløse e-mails frem og tilbage, telefonopkald og planlægning.

Manuelle planlægningsprocesser kan være kedelige, fejlbehæftede og tidskrævende, men heldigvis er der en bedre måde at administrere din kalender og dine aftaler på: ved at automatisere din kalender online.

Problemet med manuel planlægning

Manuel planlægning kan hurtigt blive et mareridt, især hvis du jonglerer med flere aftaler, møder og begivenheder og forsøger at finde et passende tidspunkt for alle involverede.

Den konstante koordinering er tidskrævende og kan tage en betydelig del af din dag, for slet ikke at tale om opfølgningen med andre. Når der sker flere ting på samme tid, er der også større sandsynlighed for, at der sker fejl, hvilket fører til dobbeltbookede aftaler eller missede møder.

Den manuelle planlægningsproces mangler effektivitet og kan være frustrerende for dig og dine kolleger eller kunder. Desuden er det en udfordring at få et overblik over din tidsplan og hurtigt foretage justeringer, når det er nødvendigt.

Tips til at automatisere din vagtplan online

Heldigvis er der en løsning på alle de ovenstående problemer. Hvis du bruger et onlinesystem til at oprette og automatisere din planlægning, kan du reducere den tid, du bruger på at koordinere aftaler, betydeligt.

Først skal du sørge for at vælge en pålidelig kalenderapp. Der findes flere populære onlinekalendere som Google Calendar. Vælg en, der passer til dine behov og præferencer. Sørg for, at din valgte kalenderapp synkroniserer problemfrit på tværs af din smartphone, tablet og computer. Det giver dig adgang til din kalender, uanset hvor og hvornår du har brug for det.

Brug funktionen for tilbagevendende begivenheder til regelmæssige forpligtelser som stand-up-møder, projektopdateringer eller endda personlige begivenheder som træningssessioner. På den måde slipper du for manuelt at tilføje den samme begivenhed flere gange.

Overvej også at bruge flere kalendere. Kalendersæt er en fantastisk funktion, der findes i mange digitale kalendere. De giver dig mulighed for at administrere forskellige aspekter af dit liv eller arbejde separat. Det er især nyttigt, hvis du har en kompleks tidsplan med forskellige forpligtelser.

Hvis du vil forenkle planlægningen yderligere, kan du prøve at bruge en dedikeret aftaleplanlægningsplatform som Doodle, da den kan strømline opsætning af møder og styring af din tilgængelighed.

Du kan dele din tilgængelighed og finde de bedste mødetidspunkter baseret på dine præferencer. Du skal blot forbinde din kalender og konfigurere din tilgængelighed i værktøjet. Du kan indstille mødets varighed og svarfrister eller endda sende automatiske påmindelser.

Drag fordel af en automatisk online tidsplan

Du kan automatisk eliminere planlægningskonflikter og fejl, når du bruger et planlægningssystem. Mange planlægningsplatforme, herunder Doodle, tilbyder integration med populære kalenderapps som Google Calendar, Apple Calendar og Microsoft Outlook, hvilket gør det endnu nemmere at administrere dine aftaler.

Ved at forbinde din kalender er det kun de ledige tider eller den tid, du har valgt som tilgængelig, der er synlige for andre. Det bliver nemmere at samarbejde med andre, da planlægningen af store gruppemøder og events bliver mere smidig.

Du vil også opleve tilgængelighed som en ekstra fordel. Du kan se dit skema hvor som helst og når som helst, hvilket gør det praktisk til fjernarbejde, eller når du er på farten.

Byg dit teams tidsplan på få minutter

Det behøver ikke at være kompliceret at finde det rigtige tidspunkt at mødes med en gruppe mennesker. Opret en gruppeafstemning, angiv de tidspunkter, hvor du er tilgængelig, og Doodle genererer et link til din afstemning.

Du kan dele linket til afstemningen med dit team, dine kunder eller andre, du har brug for at planlægge med. De kan så nemt få adgang til afstemningen og vælge deres foretrukne tidsrum. Doodle finder automatisk det bedste tidspunkt baseret på alles præferencer og eliminerer behovet for kommunikation frem og tilbage.

Når du har besluttet dig for et tidspunkt, sender Doodle bekræftelser til alle deltagere og synkroniserer aftalen med din kalender.

Du behøver ikke længere forestille dig at spare al den tid.