Som rådgiver eller vejleder fyldes din kalender hurtigt op. Med paneler for afsluttende prøver, stående akademiske udvalg, stipendieundersøgelser og check-in med studerende holder du flere møder, end de fleste er klar over. Koordinering af fakultetet, eksterne mentorer og studerende kan tage timevis af e-mails frem og tilbage. Det er stressende, især i spidsbelastningsugerne omkring terminsprøver og semesterafslutning.
Hvis det lyder bekendt, er du ikke alene. Den gode nyhed er, at du kan gøre planlægningen nemmere uden at tilføje endnu et komplekst system. I denne vejledning lærer du, hvordan du bruger Doodle Group Polls til hurtigt at fastlåse paneler for afsluttende projekter og udvalgsmøder, selv når du har snesevis af travle mennesker. Du vil også se, hvornår du skal bruge bookingsider, 1:1-møder og tilmeldingsark til at håndtere resten af dine rådgivningsbehov. Målet er enkelt. Spar tid, beskyt dit fokus og få møder i bogen med mindre indsats.
Udfordringen for professionelle rådgivere og vejledere
Paneler for afsluttende projekter og -komiteer involverer mange interessenter. Hver person har et forskelligt undervisningsskema, kontortid og serviceforpligtelser. Eksterne dommere arbejder ofte uden for campus. Du prøver at finde et tidspunkt, der passer til alle, mens din indbakke fyldes med "måske" og ændringer i sidste øjeblik.
Almindelige smertepunkter:
Du sender tre eller flere runder af e-mails for at bekræfte et paneltidspunkt.
Tidszoner skaber forvirring for eksterne paneldeltagere
Lærere blokerer timer i deres kalendere, men glemmer at dele andre hold
Studerende har brug for et hurtigt svar for at overholde afdelingens deadlines
Du skal beskytte de studerendes privatliv, når du kommunikerer med store grupper
Disse koordineringsopgaver går ud over rådgivningstiden. De giver også stress i pressede perioder.
Hvorfor dette er vigtigt for rådgivere og vejledere
Når planlægningen er langsom, glider alt andet. Studerende går glip af forsvarsdatoer. Udvalgene forsinker beslutninger om ansøgninger eller stipendier. Underviserne bliver frustrerede. Du mister timer, som du kunne have brugt på coaching, fastholdelse og opsøgende arbejde.
Hurtig og klar planlægning understøtter din kerneopgave:
Hold de studerende på sporet af deres eksamen
Oprethold fair, dokumenterede udvalgsprocesser
Reducer friktionen for fakultetet og eksterne partnere
Beskyt din egen tid og energi
Et enkelt system, der fungerer på tværs af kalendere og formater, gør en reel forskel. Det er her, Doodle kommer ind i billedet.
Brug gruppeafstemninger til at fastlåse paneler på dage, ikke uger
Group Polls er bygget til ét spørgsmål. Hvornår kan vi mødes som gruppe. Du foreslår tidspunkter, inviterer alle og lader Doodle tælle de bedste muligheder. Ingen lange tråde. Ingen rodede regneark.
Her kan du se, hvordan du laver en gruppeafstemning for et panel, der består af fire undervisere, to branchedommere og en studerende.
Kortlæg dine tidsvinduer
Bloker 3 til 5 vinduer over en periode på 10 dage
Undgå fakultetets undervisningsblokke og kendte campusbegivenheder
Hvis du ikke er sikker, så spørg institutassistenten om almindelige no-go-tider.
Opret din gruppeafstemning i Doodle
Forbind din kalender, så Doodle foreslår åbne tidspunkter
Tilføj klare titler som Spring 2026 Capstone Panel for Maria Lee
Inkluder mødelængde, sted og videolink, hvis det er hybrid
Tilføj en kort beskrivelse af panelets mål og materialer
Slå nøgleindstillinger til
Tidszonedetektering sikrer, at alle inviterede ser lokale tider
Sæt en svarfrist for at holde momentum
Aktivér automatiske påmindelser for dem, der ikke svarer
Skjul deltageroplysninger, hvis du vil have ekstra privatliv
Begræns stemmerne til ét foretrukket tidspunkt, hvis du har brug for en enkelt bedste mulighed
Inviter dine paneldeltagere
Tilføj e-mails direkte i Doodle eller del et link
Du kan invitere op til 1000 deltagere til store komiteer
Brug Doodle Pro til at sende e-mails fra Doodle og spore svar
Bekræft og sæt det i kalenderen
Vælg det bedste tidspunkt, når svarene kommer ind
Doodle føjer begivenheden til din forbundne kalender
Send de sidste detaljer til dit panel og de studerende
Denne proces reducerer dit arbejde til få minutter. Alle ser de samme muligheder. Du får et hurtigt svar, der sidder fast.
Pro tip: Inkluder forberedelsesinfo i afstemningen
Travle paneldeltagere svarer hurtigere, når de ved, hvad de kan forvente. Tilføj i beskrivelsen:
Den studerendes navn, program og projekttitel
Gennemgangsformat som 15 minutters præsentation plus 10 minutters spørgsmål og svar
Link til udkastet eller rubrikken
Om der kræves kameraer til eksterne paneldeltagere
Hvem der skal være formand for panelet
Med Doodle Pro kan du bruge AI-genererede mødebeskrivelser. Vælg tone og længde, indsæt projektdetaljer, og lad Doodle lave en klar invitation, der føles professionel.
Praktiske tips til rådgivere og vejledere, der planlægger komiteer
Group Polls kan håndtere de fleste behov for udvalgsmøder. Brug disse taktikker til at gøre dem endnu mere effektive i din rådgivningssammenhæng.
Valgmuligheder i tidsboksen
Tilbyd færre, stærkere valgmuligheder. Fem muligheder er bedre end femten
Varier tidspunkterne mellem tidlig morgen, midt på dagen og sen eftermiddag for at dække undervisningsmønstre.
Brug Hvis-nødvendigt-afstemninger til at opbygge backups
Giv paneldeltagerne mulighed for at markere sekundære tider
Det giver dig en backup, hvis nogen falder fra
Undgå spidsbelastninger
Spring fælles undervisningstider over for din campus
Favoriser toppen af timen for at gøre det nemmere at booke lokaler
Beskyt de studerendes privatliv
Brug Skjul deltageroplysninger i Doodle Pro, så paneldeltagerne ikke kan se hinandens svar.
Del først den studerendes materiale, når tiden er sat
Opret en panelskabelon
Gem en standardbeskrivelse, varighed og videolink
Genbrug den til hver capstone-sæson
Indstil deadline og påmindelser
Giv 48 til 72 timer til at svare
Slå automatiske påmindelser til sene svarere til
Brug brugerdefineret branding for at skabe klarhed
Tilføj dit programlogo og dine farver i Doodle Pro
Dette hjælper eksterne dommere med at stole på invitationen
Bekræft lokaler og links tidligt
Tilføj Zoom, Google Meet, Microsoft Teams eller Cisco Webex i afstemningen
Medtag oplysninger om det fysiske lokale, når du klikker på Bekræft
Håndter tidszoner uden forvirring
Hvis dit panel består af en alumne på vestkysten og en partner i London, kan tidszoner være en udfordring. Doodle viser hver person deres lokale tid. Det kan du også gøre:
Tilføje en note, der viser den grundlæggende tidszone for værten
Tilbyde et tidligt og et sent vindue for at dække intervaller
Sende en endelig bekræftelse med både lokaltid og basistid
Brug tilmeldingsskemaer til flerdages præsentationer af hovedværker
Et enkelt capstone-forsvar passer til en gruppeafstemning. En dagslang eller ugelang fremvisning kræver et andet format. Brug Doodle Sign-up Sheets når:
Du har mange studerende, der præsenterer over flere dage
Du har brug for at begrænse antallet af dommere pr. session eller lokale
Du vil have studerende til at gøre krav på et tidsrum efter først-til-mølle-princippet
Opret din begivenhed, tilføj tidsintervaller, indstil pladsbegrænsninger, og del linket med studerende eller dommere. Deltagerne vælger deres foretrukne tidspunkt. Du kan se, hvordan deltagerlisten opbygges i realtid.
Almindelige fejl at undgå
Selv en lille planlægningsfejl kan ødelægge en paneldato. Her er, hvad du skal undgå, og hvordan du løser det.
For mange muligheder
Problem: Folk går i stå, når de ser 20 muligheder
Løsning: Tilbyd 5 til 8 stærke muligheder på tværs af forskellige dage
Ingen deadline for svar
Problem: Folk udskyder det, og du taber ugen
Løsning: Sæt en deadline i din gruppeafstemning med påmindelser
Manglende varighed eller placering
Problem: Paneldeltagerne ved ikke, hvor lang tid de skal reservere, eller hvor de skal tage hen
Løsning: Tilføj varighed, lokale og videolink i beskrivelsen af afstemningen
Ignorerer tidszoner
Problem: Eksterne paneldeltagere dukker op en time for sent
Løsning: Lad tidszonedetektering være slået til, og bekræft lokale tider i den sidste e-mail
Overdreven deling af deltageroplysninger
Problem: Bekymring for privatlivets fred med elevdata
Løsning: Brug Hide participant details og del materialer sikkert, når tiden er sat
Glemmer at forbinde din kalender
Problem: Dobbeltbookinger, når dine afstemningstider er i konflikt
Løsning: Forbind Google Calendar, Outlook eller Apple Calendar, så Doodle kun foreslår åbne tider
Værktøjer og løsninger, der passer til dit rådgivningsworkflow
Doodle giver dig en komplet værktøjskasse til planlægning i undervisningen. Se her, hvordan hvert produkt hjælper rådgivere og vejledere.
Gruppeafstemninger til paneler og komitéer
Find det bedste tidspunkt for undervisere, eksterne dommere og studerende
Inviter op til 1000 deltagere
Brug deadlines, automatiske påmindelser og tidszonedetektering
Skjul deltageroplysninger af hensyn til privatlivets fred
Send invitationer via e-mail direkte fra Doodle
Tilmeldingsark til fremvisninger, prøveforsvar og workshops
Opret flere tidsintervaller og begræns antallet af pladser pr. session
Lad studerende eller dommere selv vælge deres slot
Brug til frivillige vagter, karrierepaneler eller rådgivningsworkshops
Bookingside til kontortid og optagelsessessioner
Del ét link, der kun viser dine åbne tider
Studerende booker selv uden at sende dig en e-mail
Forbind Zoom, Google Meet, Microsoft Teams eller Cisco
Hvis dit program opkræver betaling for certificeringsforberedelse eller alumnecoaching, skal du opkræve betaling med Stripe
1:1 til forberedelse af studerende før forsvar
Tilbyd en kort liste med forberedelsestider for en enkelt studerende eller fakultetspartner
Doodle tager sig af bekræftelser og kalenderinvitationer
Tilføj Stripe, hvis du kører betalte fællesskabsprogrammer eller ekstern rådgivning
Sikkerhed, branding og integrationer
Dine møder involverer ofte følsomme oplysninger om de studerende. Doodle Pro og Doodle Teams inkluderer:
Datasikkerhed og privatliv på virksomhedsniveau
Brugerdefineret branding med dit logo og dine farver
Annoncefri oplevelse for en ren invitation
Zapier-integration til at logge afstemningsdata i Sheets, opbygge dashboards eller underrette Slack-kanaler
AI-genererede mødebeskrivelser for at spare tid på udarbejdelsen
Disse funktioner hjælper dig med at bevare et professionelt udseende, samtidig med at du beskytter data og reducerer manuelt arbejde.
Eksempler fra den virkelige verden fra rådgivningsteams
Scenarierne nedenfor viser, hvordan Advisors & Counselors kan bruge Doodle i deres kalender.
Senior design capstone panel med eksterne dommere
Situation: En ingeniørrådgiver skal planlægge et forsvar for fire lærere, to erhvervsmentorer og en studerende inden for to uger.
Handling: Rådgiveren opretter en gruppeafstemning med seks muligheder, sætter en 72-timers deadline og tilføjer et Zoom-link. Skjul deltageroplysninger er slået til. Påmindelser sendes ud efter 24 timer
Resultat: Panelet beslutter sig på to dage. Arrangementet lander i alles kalender med det endelige Zoom-link og lokalenummer.
Møde i det stående akademiske udvalg på tværs af afdelinger
Situation: Et udvalg med syv fakulteter og to dekaner mødes hver måned for at gennemgå appeller.
Handling: Formanden bruger en tilbagevendende Group Poll-skabelon med forudindstillede blokke på 60 minutter. Formanden forbinder Outlook-kalenderen og indstiller If-need-be-afstemninger til sikkerhedskopier.
Resultat: Gruppen låser den øverste tid hver måned og spiller aldrig e-mail-tag
Capstone showcase med 40 studenterpræsentationer
Situation: Et college afholder en todages showcase med fire lokaler, der har brug for to dommere hver time.
Handling: Eventkoordinatoren laver et tilmeldingsark med 30 minutters slots, sætter to dommere pr. slot og deler linket med branchepartnere.
Resultat: Partnerne vælger tidspunkter, der passer ind i deres arbejdskalender. Koordinatoren eksporterer listen til et regneark til check-in.
Rådgiverens kontortid i add-drop-ugen
Situation: To rådgivere skal håndtere stor efterspørgsel uden e-mail-kaos
Handling: Hver rådgiver deler en bookingside, der afspejler deres Google-kalender i realtid. Videolinks tilføjes automatisk. Udeblivelser droppes efter fem minutter for at åbne nye slots.
Resultat: De studerende booker de tider, der passer dem. Vejlederne holder deres kalendere rene og opdaterede.
En-til-en-forberedelse før specialeforsvar
Situation: En vejleder tilbyder 30 minutters forberedelsessessioner for seniorer
Handling: Vejlederen opretter en 1:1 med en liste over ti tidspunkter i denne uge. De studerende vælger et tidspunkt og får øjeblikkelig bekræftelse.
Resultat: Vejlederen ser alle forberedelsessessioner i kalenderen uden nogen form for frem og tilbage.
Små detaljer, der gør en stor forskel
Brug brugerdefineret branding til at sætte dit programs logo på hver invitation
Tilføj et kort link til en rubrik, så dommerne kan læse om forventningerne, før de stemmer
Send en hurtig undersøgelse efter mødet med et tilmeldingsark, der bruges som en tekstundersøgelse til at indsamle feedback
Det vigtigste at tage med
Gruppeafstemninger hjælper rådgivere og vejledere med hurtigt at planlægge paneler og udvalgsmøder
Hold afstemninger korte, sæt deadlines og brug påmindelser til hurtige svar
Forbind din kalender for at undgå konflikter og tilføj begivenheder med et enkelt klik
Brug tilmeldingsark til showcases med flere pladser og bookingsider til kontortid
Doodle Pro-funktioner som AI-beskrivelser, brugerdefineret branding og privatlivsindstillinger sparer tid og beskytter data
Kom i gang med bedre planlægning
Capstone-sæsonen behøver ikke at dræne din tid. Brug Doodle Group Polls til at vælge datoer, der fungerer for paneler og udvalg, og brug derefter Sign-up Sheets, Booking Pages og 1:1s til at håndtere alt andet. Tilslut din kalender, tilføj din videoplatform, og lad Doodle gøre det tunge arbejde.
Er duklar til at gøre planlægningen nemmere?Opret en Doodle, og se, hvordan rådgivere og vejledere sparer timer hver uge på paneler og udvalgsmøder.
Vejledninger
Sådan skaber du et bookingflow for kundeeskaleringer, der rent faktisk virker
Read ArticlePlanlægning