Cos'è lo Zoom?

Zoom è uno dei principali strumenti di videoconferenza al mondo. Poiché la maggior parte di noi è stata costretta a lavorare da casa durante la pandemia di COVID, un'applicazione che probabilmente la maggior parte delle persone non aveva mai sentito nominare è diventata improvvisamente molto popolare.

Oltre a poterla utilizzare per la famiglia e gli amici, Zoom consente alle aziende di tutto il mondo di incontrarsi virtualmente. Permette di organizzare sessioni di break-out, sondare i partecipanti e condividere lo schermo. Utile quando si tengono regolarmente riunioni online.

Cosa succede in una riunione Zoom?

"Sei in muto". Una frase che probabilmente molti di noi si sono sentiti dire durante i vari blocchi COVID. Tuttavia, lavorare da remoto è ormai così comune che molti di noi non ci pensano due volte quando arriva un invito a una riunione virtuale.

Ma cosa deve succedere in una riunione Zoom? C'è un formato specifico o cose specifiche a cui dobbiamo pensare?

La risposta semplice è che la maggior parte di esse dovrebbe funzionare proprio come una riunione di persona.

Iniziate inviando l'ordine del giorno. Elencate tutti gli argomenti che volete trattare, con i più importanti in cima. Se potete, assegnate dei tempi a ciascun argomento per mantenere la concentrazione. Lasciate che le persone si rivolgano a voi se c'è qualcosa di poco chiaro e siate aperti a eventuali modifiche, se necessarie.

Quando presiedete la riunione, le cose potrebbero sembrare un po' diverse all'inizio, ma dovrebbero diventare rapidamente una seconda natura. Chiedete a tutti di disattivare i microfoni all'inizio della riunione. Spesso nelle grandi sessioni questo avviene automaticamente. Le persone possono poi alzare la mano se hanno un contributo da dare e voi potete chiamarle in causa.

Come per qualsiasi altra riunione, assicuratevi di avere un addetto agli appunti e di fornire un elenco di punti d'azione al termine della riunione.

Come si pianifica una riunione Zoom?

All'inizio potrebbe sembrare scoraggiante, ma programmare una riunione Zoom è davvero facile se si usa Doodle. Inoltre, non importa se si tratta di una riunione con un gruppo numeroso o di una riunione individuale: si può fare tutto.

Quando si crea un evento Doodle, è sufficiente selezionare il pulsante "videoconferenza" per aggiungere automaticamente il collegamento a Zoom. La procedura è la stessa, indipendentemente dal fatto che stiate creando un Sondaggio di gruppo o una Pagina di prenotazione.

Il bello è che se dovete cambiare la data o l'ora dell'evento, terremo aggiornato anche il link alla videoconferenza. Basta modificare ciò che è necessario e noi faremo il resto.

Se volete utilizzare un altro strumento di videoconferenza, Doodle Professional vi permette di collegare Microsoft Teams, Webex, Google Meet e molto altro. Inoltre, è possibile eliminare gli annunci, impostare scadenze e inviare promemoria: un ottimo modo per evitare che le persone si perdano le riunioni.

Doodle semplifica gli incontri regolari, sia di persona che online tramite Zoom. Non dovrete più inviare e-mail per trovare un orario, ma avrete più spazio per dedicarvi alle cose importanti. Provatelo gratuitamente oggi stesso.