Kanban 101 : Organisez vos tâches pour améliorer le flux de travail

Kanban est l'un des moyens les plus efficaces d'organiser son travail. Que vous gériez une équipe ou que vous travailliez seul, ce système visuel vous permet d'établir des priorités de manière plus efficace en maintenant votre flux de travail en mouvement.

Kanban rend votre travail visible. Vous décomposez les tâches en cartes (également appelées tickets ou problèmes), vous les déplacez dans des colonnes telles que "à faire", "en cours" et "terminé", et vous obtenez un aperçu clair de l'état d'avancement des travaux.

Qu'est-ce que Kanban ?

Kanban est une méthode de gestion visuelle des tâches conçue pour vous aider à suivre les progrès et à gérer les charges de travail en temps réel. Développée à l'origine par Toyota pour optimiser les processus de fabrication, cette méthode est aujourd'hui très utilisée dans tous les domaines, du développement de logiciels au marketing de contenu, en passant par les opérations d'équipe.

Le système est simple : un tableau représente votre flux de travail, les colonnes représentent les différentes étapes (par exemple, planification, en cours, terminé) et les cartes représentent les tâches individuelles ou les éléments de travail. Lorsque vous terminez une tâche, vous déplacez la carte sur le tableau pour refléter son état. Le système Kanban est clair : il suffit d'un coup d'œil pour savoir où en sont les choses.

Comment mettre en place un tableau Kanban

Vous pouvez utiliser un tableau physique avec des notes autocollantes ou un tableau numérique comme Trello, Notion ou Asana. Restez simple, vous l'affinerez au fur et à mesure. Voici comment construire et utiliser votre tableau :

1. Créez vos colonnes: Commencez par les rubriques de base telles que "à faire", "en cours" et "terminé". En fonction de votre flux de travail, vous pouvez personnaliser en ajoutant des étapes supplémentaires. Par exemple, le pipeline de création de contenu peut comporter les rubriques "En attente de commentaires" ou "Planifié".

2. Créez vos fiches de tâches: Chaque tâche ou élément de travail reçoit sa propre fiche. Les titres doivent être courts mais précis, et vous pouvez ajouter des détails tels que des échéances, des listes de contrôle ou des personnes à qui confier des tâches si nécessaire.

3. Limitez les travaux en cours: Pour rester concentré et éviter la surcharge, limitez le nombre de tâches pouvant se trouver simultanément dans la colonne des travaux en cours.

4. Déplacez les tâches au fur et à mesure: Déplacer les cartes dans la colonne suivante au fur et à mesure de l'avancement du travail. Cela permet de visualiser les progrès accomplis et de repérer rapidement les obstacles.

5. Faites le point régulièrement: Quotidiennement ou hebdomadairement, vérifiez votre tableau pour redéfinir les priorités, supprimer les tâches périmées et vous assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Quelle est la différence entre Kanban et Scrum ?

Kanban et Scrum font partie de la famille Agile, mais fonctionnent de manière très différente.

Scrum repose sur des sprints structurés et délimités dans le temps (généralement deux semaines), au cours desquels les équipes s'engagent à accomplir un ensemble de tâches déterminé. Il implique un Scrum Master et/ou un Product Owner et des réunions régulières telles que la planification du sprint, les revues et les rétrospectives. Scrum est idéal pour les équipes interfonctionnelles travaillant au développement de produits complexes.

Kanban, quant à lui, est un processus continu. Il n'y a pas de sprints ni de rôles. Les tâches sont introduites au fur et à mesure que la capacité le permet et l'objectif est d'assurer la fluidité du travail. Il est particulièrement utile pour les travaux moins prévisibles, comme la gestion des demandes des clients, les pipelines de contenu ou les opérations courantes de l'équipe.

Le Kanban est-il Agile ou Lean ?

La réponse est simple : Kanban est Agile ou Lean. Les deux.

Le Kanban trouve son origine dans la production allégée, qui met l'accent sur l'efficacité, la réduction des déchets et l'optimisation des flux. Au fil du temps, il a été intégré aux pratiques agiles en raison de l'importance qu'il accorde à l'amélioration continue.

Les principes de la production allégée vous aident à éliminer les goulets d'étranglement et à rationaliser le déroulement du travail. Les principes agiles donnent la priorité à l'adaptabilité, à la communication et à la création rapide de valeur. Kanban réunit tous ces éléments : il encourage la transparence au sein de l'équipe, permet de repérer rapidement les retards et soutient une culture de l'amélioration sans processus lourds.

Comment Kanban stimule votre productivité

Une fois que vous avez commencé à organiser votre travail avec Kanban, il est plus facile d'identifier ce qui vous ralentit. Vous pouvez vous rendre compte que votre colonne "Faire" est surchargée ou que trop de tâches sont en attente. Cette visibilité facilite la gestion des priorités et la réduction du multitâche.

Vous risquez moins de passer d'une tâche à l'autre ou d'oublier des tâches importantes. Que vous travailliez sur l'administration ou le marketing, que vous passiez d'une réunion à l'autre, vous pouvez garder le cap sans vous sentir débordé. En outre, vous pouvez utiliser des aides visuelles, comme un code couleur pour les tâches à accomplir, afin de favoriser la concentration.

Quand la planification rencontre le flux : Kanban + Doodle

L'organisation des tâches à l'aide de Kanban apporte de la clarté, mais pour rester dans le flux, il faut gérer son temps de manière tout aussi efficace. C'est là qu'un outil de planification comme Doodle peut vous être utile.

Imaginez que vous avez planifié vos tâches sur votre tableau Kanban. Au lieu de perdre votre élan avec des courriels de planification, Doodle vous aide à fixer des réunions, des entretiens et des sessions sans friction. Qu'il s'agisse d'organiser des appels 1:1, de coordonner des réunions d'équipe ou de proposer des sessions réservables sur votre page de réservation, Doodle s'intègre à votre flux de travail.

En associant la méthode Kanban à Doodle, vous pouvez réduire les interruptions et vous concentrer sur le travail qui fait avancer vos objectifs. Gestion visuelle des tâches et planification transparente ? C'est une amélioration de la productivité qui en vaut la peine.