5 façons d’utiliser les données pour mieux planifier

La planification peut sembler simple, mais elle est souvent longue et compliquée. Que vous soyez un designer indépendant jonglant avec les appels de ses clients ou un administrateur d'école gérant les réunions du personnel, votre calendrier ne se résume pas à des blocs de temps. Il s'agit plutôt d'une carte du déroulement de votre journée. Et si vous prenez ces décisions sans disposer de données, vous volez à l'aveuglette.

1. Prêtez attention à ce qui s'est déjà passé

Sarah est illustratrice indépendante et les lundis commençaient à la stresser. Elle a remarqué que beaucoup d'appels de clients prévus pour le lundi matin étaient reportés ou annulés. Elle s'est donc penchée sur les réservations de quelques mois et a clairement vu la tendance se dessiner. Il réserve désormais ses appels pour le mardi après-midi, et les choses se sont nettement améliorées. Moins d'absences et de meilleures conversations.

Si vous travaillez dans le secteur de l'éducation, vous remarquerez peut-être quelque chose de similaire avec les visites de personnel ou les sessions d'étudiants. Un petit retour en arrière peut vous faire gagner beaucoup de temps à l'avenir.

2. Utilisez les tendances en matière de réservation pour organiser votre semaine

Mario, un jeune coach d'entreprise, a commencé à remarquer une tendance intéressante : la plupart de ses appels de découverte avaient lieu les mercredis et les jeudis. Au lieu de les répartir sur toute la semaine, il les regroupe désormais sur ces deux jours et réserve le lundi et le vendredi au travail stratégique et à la création de contenu. Ce changement est directement lié aux données de réservation.

Les enseignants et les tuteurs peuvent faire de même en remarquant quand les élèves ont tendance à réserver des séances d'aide ou quand les parents sont plus susceptibles de répondre aux invitations à des réunions.

3. Détecter rapidement les petits problèmes d'emploi du temps

Si vous les détectez, ils ne s'aggraveront pas. Emily, par exemple, dirige une petite entreprise à but non lucratif et doit malheureusement souvent faire face à des annulations de dernière minute. Après avoir recherché des données simples sur les réservations, elle s'est rendu compte que les gens étaient beaucoup plus susceptibles de se désister si la réunion était fixée trop longtemps à l'avance. Elle a donc réduit la marge et permis aux gens de réserver moins longtemps à l'avance. Cela n'a pas tout arrangé, mais les désistements ont diminué et son emploi du temps est devenu beaucoup moins chaotique.

Les coachs, les consultants ou les fondateurs d'entreprises technologiques qui passent beaucoup d'appels successifs peuvent bénéficier de ce type d'idées, en particulier lorsque le calendrier commence à se désorganiser.

4. Déterminez où vous passez votre temps

Un simple tableau peut vous ouvrir les yeux et changer votre façon de voir votre temps ; vous n'avez pas besoin de quelque chose d'extravagant. En tant que développeur de logiciels et fondateur d'une startup, Ryan a commencé à comptabiliser le temps qu'il passait en réunion par rapport au temps qu'il passait à programmer. Les chiffres l'ont surpris. Il passait 60 % de sa semaine en réunion. Il a utilisé cette information pour réduire certaines réunions récurrentes et passer plus de temps à créer.

Les éducateurs, en particulier ceux qui occupent des fonctions administratives, peuvent utiliser les données pour voir si les réunions consomment du temps qui serait mieux employé à la préparation des cours ou au soutien individuel des élèves.

5. Utiliser les données pour améliorer la façon dont vous vous réunissez

Une fois que vous disposez des informations, vous pouvez prendre des décisions plus intelligentes. En tant qu'accompagnatrice professionnelle, Layla a constaté que son énergie (et l'engagement de ses clients) était maximale en début d'après-midi. Elle a déplacé toutes les séances du début à ce moment-là et les commentaires de ses clients se sont améliorés de façon spectaculaire. Il n'a pas modifié son emploi du temps, mais s'est fié à ce que son calendrier lui indiquait déjà. Il n'est pas nécessaire d'utiliser toutes les fonctionnalités ou de transformer votre calendrier en un projet scientifique. Il est préférable de procéder à de petits changements qui ont soudainement un impact.

Laissez les données faire le gros du travail

La planification intelligente ne consiste pas à avoir un calendrier parfait. Il est plus important de tirer des enseignements de ce qui s'est déjà passé et de les utiliser pour prendre de meilleures décisions à l'avenir. Et c'est là que les données brillent vraiment. Si vous êtes prêt à mieux contrôler votre temps et à faire en sorte que la planification travaille pour vous, Doodle est fait pour vous aider. Il est simple, intuitif et conçu pour s'adapter à votre façon de travailler.