La importancia de la retro alimentación a la hora de planificación de reuniones

En un discurso de graduación de Stanford en 2005, el ex consejero delegado de Apple Steve Jobs dijo: "La única forma de hacer un gran trabajo es amar lo que haces. Si aún no lo has encontrado, sigue buscando. No te conformes. Como en todos los asuntos del corazón, lo sabrás cuando lo encuentres". Tenía razón. Encontrar algo que te apasione significa que el trabajo no te parece trabajo.

Pero, ¿qué hacemos cuando encontramos el trabajo de nuestros sueños? ¿Seguro que ese no puede ser el final del camino? ¿A qué otra cosa puedes dedicar tu atención, impulso y energía?

El desarrollo personal es importante, trabajemos donde trabajemos. Para ti, para tus compañeros y para tu empresa. Obtener feedback es una buena manera de conseguirlo. No sólo le ayudará a convertirse en una persona más completa, sino que sus empleados se sentirán escuchados, lo que redundará en una mayor productividad. Dado que las reuniones son una parte fundamental de la diaria de cualquier CEO, ejecutivo o empresario Doodle, veamos cómo podemos utilizar el feedback para hacer brillar la tuya.

Por qué es importante la retroalimentación

Cuando se trata de planificar reuniones, incorporar la opinión de los asistentes puede reportar grandes beneficios.

Para empezar, mejora la comunicación y la colaboración dentro del equipo. Cuando preguntas a compañeros, partes interesadas o empleados qué piensan de una sesión, puedes comprender mejor qué necesitan llevarse. Esto significa que las reuniones de grupo, las entrevistas y las puestas al día son más productivas, eficaces y eficientes porque te centras en las cosas que importan y no te distraes con tangentes.

También te resultará más fácil tomar decisiones. Los comentarios le proporcionarán un mayor abanico de ideas y perspectivas, lo que significa que podrá analizar todos los aspectos de un debate antes de tomar una decisión final. Además, cuando los miembros del equipo sienten que se les escucha y que se valora su aportación, es más probable que acepten las decisiones que tomes. Planificarán las reuniones con antelación y contribuirán sabiendo que es importante.

Esto nos lleva al último punto. El personal que se siente escuchado asumirá una mayor responsabilidad y responsabilidad por las cosas que hace. También estarán más contentos con su trabajo y tendrán menos probabilidades de quemarse. Cuando confíen en que pueden acudir a usted con sus preocupaciones o sugerencias de cambio, se sentirán más seguros a la hora de hacer su trabajo. En las reuniones, hablarán más claro, lo que mejorará la eficacia de los resultados.

Cómo recabar opiniones

Ahora que sabemos por qué es necesaria la opinión, ¿cómo recopilamos la información adecuada para marcar la diferencia?

Una encuesta para programar de seguimiento o un cuestionario posterior a la reunión son buenos para obtener una reacción rápida a lo que acaba de ocurrir.

Digamos que trabajas con un grupo grande de personas, hablar con ellas en reuniones 1:1 no siempre va a ser práctico. Una encuesta rápida te permite mantener el pulso y asegurarte de que vas en la dirección correcta. Además, es una forma estupenda de obtener información anónima, lo que puede ser útil si algunos miembros de tu equipo no se atreven a hablar en persona.

Si lo que quieres es un feedback anónimo, puedes utilizar tus formularios vinculados a una cuenta de Google Calendar para crear algunas preguntas y simplemente no pedir ningún dato identificativo como el correo electrónico o el nombre.

Por supuesto, las reuniones 1:1 o los grupos focales siempre son geniales si realmente quieres o necesitas ese feedback detallado. Utilizar una aplicación de programación para empresas puede ayudarte a encontrar un momento para todos.

Si acabas de terminar una reunión grande, dividirte en grupos más pequeños o incluso ponerte al día individualmente puede hacer que todos se sientan más cómodos compartiendo sus pensamientos y opiniones, sin tener que hacerlo delante de un grupo grande.

Por último, si has creado una agenda de reunión, puedes programar algo de tiempo para comentarios en tiempo real. Deja que la gente puntúe la reunión en grupo utilizando algo como Mentimeter o Sli.do. También puedes preguntarles qué les ha parecido bien y qué no, y tomar nota de lo que digan.

Cómo hacer que los comentarios cuenten

No recojas opiniones de la gente si no vas a actuar en consecuencia: esa es la primera lección importante. Priorice las cuestiones y preocupaciones más importantes y elabore un plan para abordarlas.

Si se trata de una reunión periódica, considere la posibilidad de dedicar algún tiempo a hablar sobre el problema y ver si hay alguna forma de solucionarlo. Puede ser un espacio de tiempo dedicado al principio de la sesión para un debate abierto o un punto específico del orden del día en el que se aborden comentarios concretos.

Otra cosa que hay que tener en cuenta es que la incorporación de comentarios no siempre tiene que ser negativa. Además de quejas y problemas, también significa incluir nuevas ideas y sugerencias. Fomente la participación activa y el compromiso de todos los asistentes y asegúrese de hacer un seguimiento con cualquiera que haya sugerido una idea que usted no haya tenido tiempo de explorar. Esto podría significar utilizar su calendario de programación para que puedan reservar algo de tiempo con usted después de la reunión.

Además del seguimiento, mantén un registro de los comentarios que has recibido, para poder medir su progreso a lo largo del tiempo. Averigüe qué funciona y qué no, y haga los ajustes necesarios.

Superar los retos

Puede que todo esto suene demasiado fácil, pero no estará exento de desafíos.

Si tienes reuniones de grupo desde hace tiempo, puede que la gente se resista al cambio. Los seres humanos somos animales de costumbres: nos acostumbramos muy fácil y rápidamente. Por eso es importante comunicar claramente la importancia de incorporar comentarios y las ventajas que tendrá para el equipo. También es importante asegurarse de que los compañeros entienden cómo se utilizará lo que dicen y los cambios que pueden esperar.

Para cualquier ejecutivo o empresario, el tiempo siempre va a ser un problema, especialmente cuando se trata de recopilar y analizar opiniones. El de Doodle es útil para gestionar tu productividad y automatizar tu agenda. Esto debería liberarte tiempo suficiente para que puedas priorizar la obtención de la información que necesitas.

Por último, la cuestión es cómo medir el éxito. Para algunos aspectos, será fácil. Por ejemplo, las cosas que se pueden cuantificar: deberías ver que las métricas se mueven en la dirección correcta. Pero, ¿qué pasa con las cosas que no se pueden medir? Haz un seguimiento de lo que dice la gente y establece objetivos específicos para actuar en consecuencia. Incluso si es algo que no puedes medir, deberías empezar a ver que las cosas se mueven en una dirección positiva si lo estás haciendo bien.