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Estás sentado, con el café en la mano, avanzando por fin en tu lista de tareas pendientes. El día pinta bien. Entonces aparece una invitación de última hora. ¿De verdad? Ahora tienes que buscar una sala, falta la mitad del equipo y nadie parece saber por qué se celebra esa reunión. ¿Te suena de algo? Sí, a todos nos ha pasado.
Por qué las reuniones de última hora son más que molestas
Cada minuto de tu día es valioso, pero ¿estas reuniones inesperadas? Te roban el tiempo, la concentración y, sinceramente, la cordura.
Piense en ello. Estás inmerso en tu trabajo, totalmente en la zona, cuando de la nada -boom- tu flujo se interrumpe. ¿Y volver a entrar en ella? No es fácil. Los estudios demuestran que volver a centrarse puede llevar más de 20 minutos una vez que se ha perdido por completo la concentración. Ese rápido "check-in" te cuesta mucho más de lo que crees.
Y hablemos de números. Todos los presentes cobran por su tiempo. Multiplícalo por un grupo de personas sin preparación que están sentadas, intentando averiguar por qué están allí. Eso es dinero tirado a la basura. Si esto sigue ocurriendo, no sólo es frustrante, sino que afecta directamente a tu negocio. ¿Y si factura por horas? Eso son ingresos perdidos.
Pero la buena noticia es que tú tienes el control. No tiene por qué dejar que las reuniones de última hora le secuestren el día. Un poco de planificación y las herramientas adecuadas pueden ayudarte a proteger tu tiempo, aumentar la productividad y hacer que las reuniones trabajen a tu favor, no en tu contra.
El caos de una mala planificación
¿No se avisa con antelación? No se sorprenda: todo se viene abajo. No están presentes las personas adecuadas; la conversación da vueltas en círculo. ¿Y qué sala de reuniones creía que había reservado? De repente, no está disponible. ¿Y lo peor? Estas reuniones apresuradas rara vez resuelven algo, lo que significa -lo has adivinado- que probablemente necesitarás otra.
La moral por los suelos
Seamos realistas. Las interrupciones constantes te hacen sentir que tu tiempo no importa. Es frustrante. Distrae. Dificulta la concentración. Y al cabo de un tiempo, pasa factura. Aparece el agotamiento, disminuye la motivación y algunas personas incluso empiezan a buscar trabajos en los que se respeten sus horarios.
Hay una forma mejor
Algunas reuniones tienen que celebrarse lo antes posible. Pero si las reuniones de última hora se están convirtiendo en la norma en lugar de la excepción, algo tiene que cambiar.
Un poco de planificación ayuda mucho. Cuando las reuniones se programan con tiempo suficiente para prepararlas, la gente acude preparada, los debates son productivos y nadie se queda en la estacada. Y si el problema es la planificación, hay una solución fácil.
Doodle hace que sea ridículamente sencillo encontrar una hora que funcione para todos, sin idas y venidas ni caos de última hora. Si ya has superado el estrés de las reuniones inesperadas, quizá sea hora de probar algo que te haga la vida más fácil.
