Simplificar las revisiones de diseño con Doodle: guía paso a paso

Arquitectos, las revisiones de diseño no tienen por qué comerse vuestra semana. Entre las revisiones de los clientes, la coordinación de los consultores y las reuniones de obra, tu calendario se llena rápidamente. Una buena planificación puede liberar horas para los planos, los detalles y el control de calidad.

En esta guía, aprenderás una forma sencilla y repetible de programar revisiones de diseño con Doodle. Te guiaremos a través de la configuración, te mostraremos cuándo utilizar Páginas de reserva, Encuestas de grupo, 1:1 y Hojas de inscripción, y compartiremos consejos probados que puedes aplicar hoy mismo.

Tanto si diriges un pequeño estudio como si gestionas un gran despacho, verás cómo mantener las reuniones en movimiento al tiempo que proteges el tiempo de diseño facturable.

El reto al que se enfrentan los profesionales de la arquitectura

En la mayoría de las revisiones de diseño participan más de dos personas. Puede que necesites al representante del propietario, al PM, al estructural, al MEP, al paisajista y a tu equipo interno. Encontrar un momento mediante hilos de correo electrónico puede llevar días.

Añade zonas horarias, limitaciones del emplazamiento y plazos de permisos, y el problema crece. Las reuniones perdidas provocan retrasos en las revisiones y en las aprobaciones, problemas que pueden derivar en órdenes de cambio y clientes descontentos.

Necesitas una forma de programar rápidamente, reducir las idas y venidas y mantener tu calendario al día. Tu equipo también necesita un proceso coherente que pueda seguir en todas las fases.

Por qué es importante para el arquitecto

La gestión del tiempo es fundamental para el éxito del proyecto. Cada hora que se pasa persiguiendo respuestas es una hora que no se dedica a los CD o al control de calidad.

Una mejor programación mejora:

• La velocidad de decisión durante la SD, DD y CD

• La calidad en las redacciones y las sesiones de revisión

• La experiencia y la confianza del cliente

• Previsibilidad en tu calendario y carga de trabajo

Cuando puedes fijar reuniones en minutos, proteges el tiempo de enfoque para modelar, detallar y las especificaciones.

Crea tu ritmo de revisión: una configuración paso a paso en Doodle

Configura Doodle una vez y reutilízalo en todos los proyectos. Sigue estos pasos para construir un sistema fiable de programación de revisiones de diseño.

Conecta tu calendario y establece reglas de trabajo

• Conecta Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple Calendar.

• Establece horas de trabajo, tiempo de viaje y topes. Por ejemplo, añade un margen de 15 minutos antes y después de las revisiones para limpiar las notas.

• Activa la detección de zonas horarias: esencial cuando los consultores están en ciudades diferentes.

Doodle lee tu calendario y sólo ofrece las horas disponibles. Tus eventos personales permanecen privados.

Crea Páginas de Reservas específicas para cada proyecto

Crea una Página de Reservas para cada proyecto o cliente, de modo que las partes interesadas tengan un enlace coherente para todas las revisiones.

• Ofrece tipos de reunión claros alineados con la fase:

  • Revisión del concepto SD - 30 minutos (Zoom o Teams)

  • Revisión del diseño DD - 60 minutos (en la oficina o en línea)

  • Sesión de revisión de CD - 90 minutos (pantalla compartida)

• Añade preguntas obligatorias como ‘Qué planos debemos revisar?

• Establece topes diarios para evitar apilar varias revisiones pesadas en un día.

Ahora los clientes pueden reservar el tiempo que se ajuste a su calendario, sin enviarte un correo electrónico.

Añade opciones de vídeo y en persona

• Conecta Zoom, Google Meet, Cisco Webex o Microsoft Teams.

• Incluye una dirección física para visitas en persona o paseos por la obra.

• Añade una opción de llamada telefónica para tomar decisiones rápidas.

Doodle inserta el enlace de la reunión en el calendario de todos automáticamente.

Utiliza encuestas de grupo para revisiones con varias personas

Para revisiones en las que participen tres o más personas, utiliza una Encuesta de Grupo.

• Propon 5-8 franjas horarias a lo largo de unos días.

• Invita hasta 1000 participantes por correo electrónico o enlace.

• Fija un plazo de respuesta y activa los recordatorios automáticos.

La encuesta destaca la mejor franja horaria para que puedas confirmarla rápidamente.

Envía invitaciones 1:1 para sesiones específicas

Utiliza el 1:1 para reuniones específicas con un solo consultor o un miembro del equipo interno.

• Comparte una lista de horarios para una sincronización de coordinación BIM o una revisión de planos de taller.

• Doodle mantiene el hueco una vez seleccionado, evitando la doble reserva.

• Añade una pregunta preparatoria como "Enlace al modelo o número de detalle".

Esto mantiene las pequeñas decisiones en movimiento entre las revisiones más importantes.

Gestiona la capacidad con Hojas de Inscripción

Para sesiones públicas, demostraciones de bibliotecas o formación, utiliza Hojas de Inscripción.

• Crea franjas horarias con límites de plazas (por ejemplo, "Recorrido de maqueta, 6 plazas").

• Comparte el enlace con las partes interesadas o el público.

• Recoge los nombres, la empresa y la información de seguridad antes de las visitas.

Obtendrás una lista limpia y evitarás el hacinamiento.

Activa recordatorios, plazos y privacidad

• Añade recordatorios automáticos 24 horas y 1 hora antes de las reuniones.

• Establece una fecha límite para el Sondeo en Grupo para fijar las horas rápidamente.

• Oculta los datos de los participantes si tu cliente prefiere la confidencialidad.

Menos seguimiento por tu parte significa más tiempo para los dibujos.

Cobrar por consultas y servicios adicionales

Algunas consultas entran dentro de los servicios adicionales. Con Stripe en Páginas de reserva y 1:1, puedes cobrar el pago durante la reserva.

• Cobra por consultas de viabilidad o revisiones fuera de horario.

• Elige cuándo se cobra el pago (por adelantado o tras la confirmación).

• Los fondos van directamente a tu cuenta de Stripe.

Esto simplifica la administración y mejora el flujo de caja.

Utiliza descripciones de reuniones generadas por IA para establecer el orden del día

Doodle Pro incluye descripciones de reuniones generadas por IA con tono y longitud personalizables.

• Indícalo con: "Revisión DD para el Proyecto X. Centrado en el plan de Nivel 2, detalles de la escalera, coordinación RCP".

• Añade instrucciones como: "Por favor, abre el conjunto de PDF y añade notas de Bluebeam antes de la convocatoria".

• Guarda plantillas de SD, DD y CD para reutilizarlas en todos los proyectos.

Las agendas claras ahorran tiempo y centran los debates.

Marca tus enlaces y guárdalos

• Añade el logotipo y los colores de tu empresa a las Páginas de Reserva.

• Guarda los enlaces del proyecto en tu herramienta de gestión de proyectos o en la portada del PDF.

• Forma a tu equipo para que utilice el enlace correcto para cada fase.

Los clientes reservan el tipo correcto de reunión sin preguntarte.

Consejos prácticos para mejorar las reuniones de revisión del diseño

Programar es sólo la mitad de la batalla. Utiliza estas tácticas para mejorar los resultados de las reuniones.

• Planifica el orden del día

Divide una revisión de DD de 60 minutos en planos, alzados y secciones.

• Exige la preparación previa

Solicita la información previa mediante preguntas obligatorias.

• Protege el tiempo de concentración

Restringe la disponibilidad de la Página de Reserva a dos ventanas diarias.

• Utiliza los buffers con prudencia

Añade un búfer de 15 minutos después de sesiones de revisión intensivas.

• Mantén visibles las decisiones

Añade los siguientes pasos a la descripción de la IA o enlaza con Asana.

• Respeta las zonas horarias

Activa la detección y etiqueta claramente las franjas horarias.

• Divide agendas sobredimensionadas

Crea dos sesiones en lugar de un maratón de 90 minutos.

Errores comunes que hay que evitar

Los arquitectos suelen caer en estas trampas durante la programación de la revisión del diseño.

• Confiar en los hilos de correo electrónico

Utiliza en su lugar una encuesta de grupo.

• Ofrecer demasiadas franjas horarias

Limítalo a 5-8 opciones.

• Olvidar el tiempo de preparación y de viaje

Establece topes en Doodle.

• Mezclar tipos de reunión

Separa los tipos de reunión SD, DD y CD.

• Ignorar las necesidades de privacidad

Utiliza detalles ocultos de los participantes.

• Reservar sin orden del día

Utilizar descripciones de IA y preguntas obligatorias.

• No confirmar las herramientas

Conecta tu herramienta de vídeo para que los enlaces se rellenen automáticamente.

Herramientas y soluciones para la programación de arquitectos

A continuación te mostramos cómo las funciones de Doodle se adaptan a los escenarios habituales de revisión de diseños.

Visión general del producto Doodle (tabla)

Ejemplos reales de casos de uso de Architect

Revisión de DD en tres zonas horarias

Una empresa de 12 personas de Austin estaba coordinando una revisión de DD con un cliente de Boston e ingenieros de Seattle. Los correos electrónicos se alargaron durante una semana.

Una encuesta de grupo con seis opciones y un plazo de 48 horas redujo las opciones rápidamente. Lo que antes tardaba siete días, ahora tardaba 36 horas.

Comprobaciones de clientes con Páginas de Reservas

Un estudio boutique creó una Página de Reservas con tres tipos de reuniones. Los clientes reservaron durante períodos específicos, liberando dos mañanas a la semana para los detalles.

Consultas de viabilidad de pago con Stripe

Un promotor necesitaba revisiones rápidas de viabilidad. El director creó una Página de Reservas con pago. Los clientes reservaron y pagaron por adelantado, reduciendo las ausencias.

Coordinación GC y reuniones OAC

Durante la CA, el equipo utilizó 1:1 para las sincronizaciones semanales de la CG y una Página de Reservas para las retenciones de la OAC. Los recordatorios mantenían las reuniones dentro de plazo y las decisiones más claras.

Inscripciones para la charrette comunitaria

Para un proyecto de centro cívico, la empresa utilizó una Hoja de Inscripción con 25 plazas por hueco. El personal recibía una lista limpia antes de cada sesión.

Mejores prácticas avanzadas que ahorran horas

• Crea una biblioteca de plantillas para SD, DD y CD.

• Sincroniza las reservas con Slack o Asana con Zapier.

• Establece reglas para toda la oficina como "nada de reuniones los lunes por la mañana".

• Utiliza análisis de reservas para ajustar la duración.

• Forma a los clientes en el inicio para que utilicen tu Página de Reservas.

Puntos clave

• Utiliza Páginas de Reservas para revisiones por fases.

• Utiliza las Encuestas de Grupo para la coordinación entre varias partes.

• Utiliza 1:1 para tomar decisiones rápidas entre revisiones.

• Utiliza Hojas de Inscripción para eventos y visitas.

• Activa recordatorios, plazos y topes.

• Añade Stripe para cobrar las consultas.

• Utiliza descripciones AI para agendas apretadas.

• Conecta tu calendario para evitar conflictos.

Empieza a programar mejor

Las revisiones de diseño deben hacer avanzar los proyectos, no ralentizarlos. Con Doodle, puedes coordinar clientes, consultores y equipos de obra en minutos, manteniendo tu calendario despejado para el trabajo de diseño.

Configura Páginas de Reserva por fases y utiliza Encuestas de Grupo cuando participen muchas personas. Comparte hoy tu primer enlace y verás lo rápido que aterriza la siguiente revisión en el calendario de todos.

¿Listo para agilizar tu programación? Crea un Doodle y comprueba cómo los profesionales de la arquitectura ahorran horas cada semana.