La integración de Doodle y Zoom aumenta la eficacia y la participación en las reuniones virtuales

Las reuniones a distancia se han convertido en mi nueva normalidad. Y no soy el único. Un estudio de Miro reveló que el 73% de los empleados celebraron al menos cuatro reuniones a distancia en siete días. Esto tiene mucho que ver con el competitivo panorama empresarial, que ha provocado un gran aumento del número de trabajadores distribuidos globalmente y a distancia en todo el mundo.

Hoy hemos añadido una nueva integración con Zoom, una de las herramientas de videoconferencia más fiables y populares del mundo, para simplificar, automatizar y mejorar la experiencia de las reuniones remotas.

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*Para que conozcas mejor esta integración y lo que significa para las empresas, me he sentado a charlar con uno de nuestros jefes de producto, Timoteo Canonica.

**¿Qué diferencia a Zoom de otras herramientas de videoconferencia? ¿Por qué tenía sentido asociarse con ellos para esta integración?

Timoteo: Según un reciente artículo de CNBC, Zoom ya ha sumado 2,22 millones de usuarios activos mensuales en 2020, mientras que en 2019 sumó 1,99 millones. Estas cifras dicen mucho de por qué Zoom se ha convertido en la herramienta de videoconferencia preferida utilizada por empresas -y profesionales de ventas, marketing, RRHH y productos- de todo el mundo. Y en Doodle, utilizamos Zoom para llevar a cabo nuestros seminarios web centrados en productos.

¿Crees que existe una correlación entre la ineficacia de la programación y la ausencia en las reuniones? ¿Cómo crees que la integración Doodle-Zoom solucionará este problema?

Timoteo: Creo que la falta de eficacia en la planificación tiene un impacto directo en las ausencias (https://doodle.com/en/solutions/enterprise/). A nadie le gusta esperar a que alguien llegue a una reunión para luego no llegar nunca. Desgraciadamente, el famoso "no-show" ocurre más a menudo de lo que nos gustaría. Cuando el motivo es real (una urgencia o un cambio de prioridades de última hora), lo entendemos, nos adaptamos y lo superamos.

Pero cuando la ausencia se debe a una ineficacia en la programación -simplemente porque el organizador se olvidó de crear un enlace de Zoom y añadirlo a la invitación del calendario- es muy frustrante.

Por desgracia, en el mundo de los negocios es frecuente que no se presente nadie. ¿Por qué? Bueno, la mayoría de los profesionales tienen una gran carga de trabajo, una larga lista de tareas y proyectos que completar cada semana y unos objetivos y KPI claramente definidos que deben cumplir en el desempeño de sus funciones. Por eso, cuando organizan reuniones (ya sea con equipos internos y partes interesadas, o con clientes externos, socios y proveedores), no prestan demasiada atención a la parte de la programación. Suele ser una idea tardía.

La mayoría de la gente intenta dedicar el menor tiempo posible a la programación de la reunión. Así que rápidamente crean una invitación en el calendario, invitan a los participantes y pulsan enviar. Pero la mayoría de las veces dejan en blanco la pestaña "ubicación" del calendario, sobre todo porque puede haber participantes que estén en otras oficinas (o que trabajen a distancia). Así que inevitablemente se necesitará una herramienta de videoconferencia. Por supuesto, el organizador de la reunión tiene toda la intención de actualizar la invitación del calendario más tarde, una vez que haya establecido el enlace de videoconferencia necesario.

Pero, ¿recuerdas lo ocupados que están la mayoría de los profesionales hoy en día? El trabajo es frenético, pasa el tiempo y, de repente, faltan minutos para que se celebre la reunión programada. Pero he aquí que el organizador se da cuenta de que ha olvidado configurar el enlace de Zoom (entrar en su cuenta de Zoom en el sitio web de Zoom, crear una nueva reunión, copiar/pegar el enlace de Zoom y luego actualizar la invitación del calendario con dicho enlace de Zoom). Son muchos pasos adicionales, malabarismos entre diferentes herramientas (y sitios web/aplicaciones) y tiempo que se puede eliminar por completo con nuestra nueva integración Doodle-Zoom. Y, de paso, podría invertir la creciente tendencia a no acudir a las reuniones. Todos salimos ganando.

El trabajo a distancia y los equipos distribuidos se han convertido en la nueva normalidad en la mayoría de los lugares de trabajo hoy en día. Esto es especialmente cierto tras el brote de coronavirus. ¿Crees que la integración Doodle-Zoom podría ayudar a los equipos remotos y distribuidos a superar las barreras físicas y forjar un sentimiento de pertenencia y comunidad compartida?.

Timoteo: Hay un gran número de empleados que se encuentran en una situación única en estos momentos, ya que sus empresas han instituido un modelo operativo totalmente remoto durante un periodo de tiempo indefinido hasta que se pueda contener el brote de coronavirus (y garantizar la seguridad de los empleados). Pero cuando los empleados están físicamente alejados de los miembros de su equipo, de sus jefes directos, de sus colegas y de la dirección, puede ser fácil aislarse y desvincularse de los demás. Aquí es donde una herramienta de videoconferencia como Zoom se ha convertido en esencial para afrontar esos retos. Según un estudio de GigaOm Research, el 87% de los empleados remotos parecen sentirse más conectados con sus equipos y con todo el proceso cuando hacen uso de la videoconferencia. Así que si la videoconferencia tiene el poder de hacer que los equipos remotos y distribuidos se sientan más conectados y comprometidos, tiene mucho sentido que el vídeo y la tecnología de programación trabajen mejor juntos para que esto suceda.

Una forma en que estos equipos remotos pueden utilizar la integración Doodle-Zoom (para sentirse conectados y comprometidos) es establecer charlas virtuales diarias de café para tiempo individual con colegas y miembros del equipo. Este tiempo debe dedicarse a compartir anécdotas personales, actualizaciones sobre sus vidas, discutir acontecimientos actuales o cualquier otra cosa que resulte natural. Y si hay reuniones virtuales, mantén activada la función de vídeo en tu herramienta de videoconferencia. Al mantenerla activada, los equipos remotos pueden ver cuando sus homólogos sonríen, se ríen o cuando su hijo pequeño se tropieza inadvertidamente (y de forma graciosa) en el vídeo.

Esta es también una oportunidad para que la dirección y los equipos de RR.HH. (https://doodle.com/en/solutions/recruiting/) aprovechen el poder de las herramientas digitales para mantener y reforzar la cultura del lugar de trabajo. En lugar de cancelar las reuniones de grupo (por ejemplo, las reuniones de todos los empleados, las noches de juegos semanales, las cervezas de los viernes), conviértelas en virtuales. Anima a los empleados a que cojan una cerveza de su nevera (o vino, si lo prefieres) y se dirijan a una reunión virtual de grupo, donde podrán mantener el compromiso.

**Para ver de cerca cómo funciona la integración Doodle-Zoom y cómo puede reducir las ausencias en las reuniones y aumentar la colaboración en los equipos remotos, mira este vídeo.

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