Afrontar los retos de la gestión de equipos a distancia

En una 60 Minutos entrevista de 2003, el cofundador de Apple Steve Jobs dijo: "Las grandes cosas en los negocios nunca las hace una sola persona. Las hace un equipo de personas". Al haber sido el visionario que vio su ascenso a empresa multimillonaria, no se equivoca. Formar el equipo adecuado es clave, sobre todo cuando trabajan a distancia.

En los últimos años se ha producido un aumento meteórico del número de personas que trabajan a distancia, pero ¿cómo puede usted, como directivo, crear una sólida cultura de equipo, superar los retos y conseguir que colaboren eficazmente cuando no están todos en el mismo lugar? Averigüémoslo.

Cómo crear un equipo a distancia

Cada vez más vemos no solo que las empresas anuncian funciones remotas, sino una demanda de los empleados para trabajar a distancia de alguna forma. Según un informe de Flexjobs, el 57% de las personas se plantearía dejar su trabajo si no ofreciera opciones remotas.

Crear un equipo remoto puede ser difícil y para algunos líderes -incluso para aquellos con años de experiencia en contratación- es algo nuevo. Eso no significa que no pueda ser gratificante y resultar un activo para su empresa. El primer paso es encontrar a las personas adecuadas. Cuando esté entrevistando candidatos busque a personas automotivadas, proactivas y capaces de trabajar de forma independiente.

Una vez que tenga a su equipo, asegúrese de ofrecerles una buena incorporación. Un proceso bien planificado ayudará a los nuevos miembros a sentirse bienvenidos e incluidos desde el principio. Asegúrese de programar una reunión con ellos a primera hora para saludarles personalmente y explicarles los primeros pasos importantes de su incorporación a la empresa.

Todo es cuestión de comunicación

Una vez que tengas tu equipo en marcha, la comunicación va a ser clave. Cuando no se está en la misma ubicación física, es importante establecer canales de comunicación claros y utilizar las herramientas adecuadas para mantener a todos en la misma página.

Cuando no tienes la posibilidad de pasarte por la mesa de un compañero o hacerle una pregunta en la sala de descanso, la falta de comunicación puede provocar malentendidos, confusión e incluso conflictos entre los miembros de tu equipo. Asegúrate de programar reuniones de grupo periódicas con el equipo para hablar de los problemas, configura herramientas como Slack o Microsoft Team para que los compañeros puedan chatear fácilmente entre ellos y un sistema de tickets para las tareas para que no se te escape nada.

La colaboración eficaz también es esencial para tu equipo remoto. Piensa en utilizar herramientas en línea como pizarras digitales o documentos compartidos para facilitar que quienes trabajan en el mismo proyecto lo hagan desde un mismo lugar.

Tu plan de comunicación también debe ir más allá del día a día. Piensa en cómo quieres que tu equipo sepa cuáles son tus objetivos y expectativas. Piensa en una herramienta que pueda ayudar a tu equipo a trabajar en la planificación a largo plazo y asegúrate de establecer revisiones periódicas para garantizar que todo el mundo sigue por el buen camino.

Gestión a distancia

La gestión de trabajadores remotos requiere un enfoque diferente al de la gestión de un equipo presencial. Aunque no podrá supervisar a su equipo de la misma manera, sí puede establecer expectativas, programar 1:1s regulares, hacer un seguimiento del progreso y gestionar el rendimiento de forma eficaz.

Un aspecto clave de la gestión de trabajadores remotos es establecer objetivos y expectativas claros. Esto significa proporcionar instrucciones detalladas sobre lo que espera y cómo se evaluará el trabajo de su equipo. Además de revisiones periódicas, piense en revisiones trimestrales para repasar los puntos fuertes y las áreas de mejora y asegurarse de que su equipo alcanza los objetivos de la empresa.

También es importante que estés disponible para tu equipo. Crea una Página de reservas, para que cuando tu equipo necesite ponerse en contacto contigo pueda encontrar fácilmente una hora en tu calendario.

Superar los mayores retos

Aunque gestionar un equipo remoto puede ser increíblemente gratificante y hacer grandes cosas por tu negocio, no está exento de dificultades. Aparte de los problemas de comunicación, que ya hemos abordado, también hay que tener en cuenta las diferencias de zonas horarias y asegurarse de que el equipo no sufre agotamiento.

Si trabajas en San Francisco y tienes compañeros en Berlín, su jornada está terminando y la tuya acaba de empezar. ¿Cómo gestionar un equipo cuando es muy probable que no estén conectados al mismo tiempo que tú?

Empieza por establecer comentarios periódicos a la hora menos inoportuna para ambos. Por ejemplo, si estás en SF considera empezar un día a la semana un poco antes, mientras que tus colegas en Europa empiezan un poco más tarde. Una herramienta como Doodle puede ayudarte a hacer una encuesta que gestiona las zonas horarias automáticamente, de modo que encontrar una hora que funcione mejor para todos sea fácil.

A continuación, estudia la posibilidad de realizar una auditoría exhaustiva de las herramientas que pueden ayudarte a garantizar que tu equipo se mantiene en el buen camino y que los problemas pueden identificarse rápidamente. Por ejemplo, un sistema de tickets en el que un proyecto se divida en trozos y se asigne a los miembros adecuados del equipo. Cuando un ticket no va según lo previsto, es fácil identificarlo y dejar notas para que el equipo lo corrija en cuanto se conecte. Encontrar las herramientas adecuadas te permitirá maximizar la productividad y garantizar que los proyectos se entregan a tiempo.

Cuando tu equipo es remoto no siempre va a ser obvio cuando alguien tiene dificultades. Gestionar el agotamiento de los empleados cuando no siempre estás ahí para ver las señales es difícil. A los trabajadores remotos a menudo les resulta difícil mantener un equilibrio trabajo/vida debido a la falta de separación entre su lugar de trabajo y su lugar de residencia.

Asegúrese de animar a su equipo a tomar descansos regulares (el modelo Pomodoro es un buen comienzo para esto), establezca límites claros entre el trabajo y el tiempo personal y apoye su bienestar general. Esto puede hacerse ofreciendo horarios de trabajo flexibles, proporcionando apoyo en salud mental y creando oportunidades para que los miembros del equipo se conecten y socialicen. Haga revisiones periódicas con su equipo en grupo y 1:1 y proporcióneles feedback y reconocimiento por su duro trabajo.