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Cómo utilizar la regla 80/20 (Principio de Pareto) para priorizar tareas
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Las listas de tareas pendientes son interminables hoy en día. Siempre hay correos electrónicos que responder, reuniones a las que asistir y proyectos que sacar adelante, por no hablar de las tareas domésticas. El reto no es hacer más, sino asegurarse de que se trabaja en lo correcto.
Ahí es donde entra en juego el Principio de Pareto, más conocido como la regla del 80/20. Se trata de un método de eficacia probada. Se trata de un marco probado que puede ayudarte a identificar las pocas tareas que tienen un mayor impacto para que puedas trabajar de forma más inteligente, no más duro.
¿Qué es la regla 80/20 (Principio de Pareto)?
La regla 80/20 es una idea sencilla pero poderosa: el 80% de los resultados se obtienen con el 20% de los esfuerzos. Debe su nombre al economista italiano Vilfredo Pareto, que observó a finales del siglo XIX que el 20% de la población poseía el 80% de las tierras de Italia. Desde entonces, este principio se ha aplicado en todo tipo de campos, desde los negocios a la salud o la productividad.
He aquí algunos ejemplos:
En lo que respecta a sus tareas diarias, es probable que un pequeño puñado de acciones impulse la mayor parte de su progreso. La clave está en saber cuáles son.
Por qué la regla 80/20 es tan eficaz para priorizar tareas
La mayoría de la gente considera que todas las tareas de su lista tienen la misma importancia o, lo que es peor, empiezan por las más fáciles para ir tachándolas. Pero lo cierto es que no todas las tareas tienen el mismo valor.
La regla del 80/20 le permite centrarse en las actividades de mayor impacto. Por ejemplo, hacer un seguimiento de sus clientes más valiosos o redactar esa propuesta que podría suponer una gran oportunidad.
Esta mentalidad reduce el desorden mental que supone intentar hacerlo todo. No sólo harás más cosas, sino que harás las cosas correctas.
Aplicar la regla 80/20
Aplicar la regla 80/20 no es complicado. Sólo hay que seguir unos pocos pasos:
Haz una lista de tus tareas actuales. No las filtre ni las priorice todavía. Sólo escríbalas.
Pregúntese: ¿Cuáles de ellas mueven realmente la aguja? ¿Cuáles generan ingresos, progreso, crecimiento o resultados significativos?
Identifique su 20% más importante. Estas son las pocas acciones que producen la mayoría de sus resultados.
Déles prioridad. Empiece el día con estas tareas y resérveles tiempo.
Por ejemplo: Digamos que eres consultor. Puede que tengas 15 tareas para el día, pero dos implican cerrar tratos con clientes. Ese es tu 20%. Puedes programar o delegar el resto (correos electrónicos, actualizaciones internas, trabajo administrativo) más tarde.
Hacer de la regla del 80/20 un hábito
El poder de la regla del 80/20 aumenta con el tiempo, pero sólo si te mantienes fiel a ella. Una de las mejores formas de hacerlo es reservar tiempo en el calendario para el trabajo de alto impacto. Considere que ese tiempo no es negociable, como si se tratara de una reunión con un cliente.
Al final de cada semana, tómate unos minutos para reflexionar sobre lo que realmente ha movido la aguja y lo que sólo ha llenado tu día. Y cuando te des cuenta de que hay tareas que no aportan valor, no dudes en delegarlas, automatizarlas o prescindir de ellas.
Centrarte en tus prioridades es una disciplina que compensa con menos estrés y mejores resultados.
Utilizar Doodle para centrarse en el 20% de las tareas más importantes
Una vez identificadas las tareas más importantes, la siguiente gran prioridad es proteger tu tiempo. Doodle es una herramienta de programación para las personas que quieren reducir las idas y venidas de correos electrónicos y liberar más tiempo para el trabajo significativo.
Con tu propia página de reservas, puedes compartir tu disponibilidad sin perder tiempo en hilos de correo electrónico. Para reuniones individuales, puedes ofrecer varias franjas horarias para que la gente elija lo que más le convenga mientras tú mantienes el control de tu agenda.
Si necesitas coordinarte con grupos más grandes, las encuestas de grupo facilitan la búsqueda de una hora que funcione para todos sin el caos habitual. Las hojas de inscripción te ayudan a recopilar respuestas fácilmente y a gestionar la participación cuando organizas eventos o sesiones recurrentes.
Doodle te evita los problemas de programación y te permite centrarte en el 20% del trabajo que genera el 80% de los resultados.
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