Tiempo de concentración vs. reuniones: Cómo encontrar el equilibrio adecuado

¿Cuántas horas pasaste en reuniones la semana pasada? ¿Y cuánto de ese tiempo podrías haber dedicado a trabajar de verdad? Las reuniones son útiles, pero sólo cuando se hacen bien.

Pero, con demasiada frecuencia, llenan nuestros calendarios a expensas del tiempo que necesitamos para centrarnos, crear y hacer avanzar las cosas. ¿Cuál es el verdadero reto? Encontrar un equilibrio que funcione.

¿Qué es un buen tiempo de concentración?

La mayoría de los profesionales comprenden el valor del tiempo de concentración. Pero no se trata sólo de tenerlo, sino de asegurarse de que sea eficaz.

Un buen tiempo de concentración se programa con intención. No se trata simplemente de un hueco entre llamadas, sino de un bloque claramente definido reservado para el trabajo que requiere atención y espacio mental. Es útil que este tiempo coincida con los momentos del día en los que te sientes más alerta.

Incluso un único bloque de 90 minutos de tiempo bien guardado puede ser más productivo que un día entero de atención fragmentada. Lo más importante es proteger este tiempo y tratarlo con la misma importancia que cualquier reunión.

Las reuniones no son el problema

Las reuniones no son el problema. Son esenciales para la colaboración, la alineación y la toma rápida de decisiones. Una reunión bien gestionada puede ahorrarle tiempo de mensajes de ida y vuelta o retrasos en el proyecto.

Sin embargo, los problemas empiezan cuando las reuniones carecen de estructura o propósito. Sin un orden del día claro, un objetivo claro o las personas adecuadas en la sala, las reuniones empiezan a parecer una pérdida de tiempo. Tener más en cuenta cuándo y por qué nos reunimos ayuda a garantizar que las reuniones sigan siendo productivas, no perjudiciales.

Equilibrar las prioridades

Para encontrar el equilibrio adecuado, piensa en cómo organizar tu calendario de forma que te resulte útil. Una de las formas más sencillas de proteger la productividad es reservar tiempo para el trabajo concentrado. También puedes agrupar tus reuniones en momentos concretos del día para no estar cambiando constantemente de marcha.

También es útil revisar periódicamente las reuniones recurrentes. Puede que algunas ya no sirvan para nada o podrían acortarse. Siempre que sea posible, utiliza la comunicación asíncrona: las actualizaciones, las comprobaciones o las decisiones que no requieran un debate en tiempo real a menudo pueden tratarse de forma más eficaz.

Cuando reflexionas sobre tu trabajo centrado y tu tiempo de colaboración, tu horario empieza a apoyar tus objetivos en lugar de competir con ellos.

Planifica mejor con Doodle

Doodle hace que la programación sea más fácil y eficiente, a la vez que te ayuda a proteger tu tiempo de concentración.

Con la Página de reservas, puedes establecer las horas abiertas a las reuniones para que los demás puedan programarlas contigo sólo cuando sea conveniente. Tu tiempo de concentración permanece ininterrumpido.

Si necesitas coordinarte con varias personas, las encuestas de grupo te ayudan a encontrar rápidamente una hora que se adapte a todos sin interminables correos electrónicos de ida y vuelta. Para las conversaciones individuales, las invitaciones 1:1 te permiten ofrecer una serie de opciones y dejar que la otra persona elija, todo basado en la disponibilidad que tú controlas.

Doodle funciona con tu calendario y tus herramientas de videoconferencia, lo que te permite evitar las reservas dobles y programar de forma más eficaz. Es una forma sencilla de controlar tu tiempo sin dejar de estar conectado.

Si estás listo para tomar el control de tu tiempo, prueba a configurar una página de reservas de Doodle y verás lo fácil que es proteger tu concentración a la vez que facilitas la gestión de las reuniones.