Eventos especiales
Lista de control para la celebración de fin de año para equipos profesionales
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Una lista de comprobación completa de la celebración de fin de año con los clientes incluye elegir el formato adecuado del evento, fijar un presupuesto, confirmar la lista de invitados, enviar las invitaciones oportunas, preparar los momentos de agradecimiento y gestionar toda la logística, desde el lugar y el catering hasta los discursos, los regalos y el seguimiento. La forma más fácil de empezar es utilizar una Encuesta de Grupo de Doodle para encontrar una fecha a la que puedan asistir tus clientes y una Hoja de Inscripción de Doodle para organizar diferentes sesiones o actividades sin hilos de correo electrónico de ida y vuelta.
Celebración de fin de año con los clientes
Una celebración de fin de año es una de las mejores formas de dar las gracias a tus clientes, fortalecer las relaciones y cerrar el año con una nota positiva. Tanto si organizas una pequeña cena de agradecimiento como una jornada de puertas abiertas con varias sesiones, una buena planificación te ayudará a crear una experiencia cálida, memorable y genuinamente profesional.
A continuación encontrarás la lista de comprobación completa, pensada para equipos de cara al cliente, agencias, consultores y cualquiera que organice un evento con clientes.
Lista de comprobación completa para la celebración de fin de año con clientes
Categoría | Qué tener en cuenta / qué hacer |
Objetivo del evento | Aclara si la celebración es de agradecimiento, para establecer contactos, para compartir hitos o para establecer relaciones. |
Presupuesto | Establece un presupuesto anticipado (lugar, catering, bebidas, regalos, entretenimiento, materiales, transporte). Confirma la aprobación interna. |
Fecha y disponibilidad | Ofrece varias fechas y utiliza una encuesta de grupo Doodle para que los clientes puedan elegir la que más les convenga. |
Formato del evento | Elige entre una copa después del trabajo, una pequeña cena, un desayuno de trabajo en red, un acto híbrido, una jornada de puertas abiertas, un taller y una celebración. |
Lista de invitados | Decide a qué clientes invitar, si quieres mezclar grupos de clientes y si pueden asistir compañeros o socios. |
Lugar | Considera la accesibilidad, el nivel de ruido, los asientos, la capacidad, la privacidad para los discursos y la proximidad al transporte. |
Invitaciones | Envíalas con tiempo. Incluye el propósito, el código de vestimenta (opcional), la fecha/hora, el orden del día, la fecha límite para confirmar la asistencia y los detalles del lugar. |
RSVP y asistencia | Controla las confirmaciones de asistencia, las necesidades dietéticas y los requisitos de accesibilidad. Envía recordatorios. |
Contactos de emergencia | Recopila los números de emergencia del lugar de celebración y asegúrate de que los anfitriones tienen la información de contacto de los demás. |
Comida y bebida | Ofrece opciones sencillas y de alta calidad: finger food, menú degustación, platos pequeños. Incluye opciones sin alcohol. |
Agenda y flujo | Planifica el registro, la mezcla, el momento de agradecimiento, las presentaciones clave y las presentaciones opcionales. |
Discursos y agradecimiento | Prepara un mensaje de agradecimiento breve y cálido y destaca los logros compartidos. Sé breve. |
Regalos (opcional) | Elige regalos bien pensados: golosinas locales, libros, artículos gourmet o pequeños productos curados. Evita las marcas pesadas. |
Entretenimiento | Opcional: música ligera de fondo, set acústico, experiencia de degustación, rincón fotográfico o mini actividad de networking. |
Sesiones de hojas de inscripción | Si ofreces varias franjas horarias, demostraciones o sesiones de taller, utiliza una hoja de inscripción para que los clientes se inscriban fácilmente sin tener que reservar dos veces. |
Logística y equipos | Comprueba los micrófonos, altavoces, adaptadores para portátiles, iluminación, etiquetas identificativas, señalización y materiales de presentación. |
Accesibilidad e inclusión | Asegúrate de que el lugar de reunión se adapta a todas las necesidades de movilidad, consideraciones de sonido y restricciones dietéticas. |
Transporte | Comparte indicaciones claras, ofrece vales de taxi (si es necesario) y garantiza opciones de transporte seguras después del evento. |
Responsabilidades del personal | Asigna funciones: recepcionistas, presentadores, fotografía, anfitriones, logística. |
Coordinación del día del evento | Llega pronto, prueba el equipo, finaliza el diseño, prepara la música, confirma el catering y comprueba la lista de asistentes. |
Seguimiento | Envía mensajes de agradecimiento, fotos del evento, momentos destacados compartidos e invitaciones para las reuniones de control de fin de año. |
Calendario de planificación de la celebración de fin de año
Un calendario sencillo permite que los eventos de los clientes se desarrollen sin problemas, especialmente durante los meses más ajetreados del año.
Calendario | Qué hay que hacer |
4 semanas antes | Elige el formato, fija el presupuesto, crea una encuesta de grupo Doodle, confirma la fecha. |
3 semanas antes | Finaliza el lugar, envía las invitaciones, abre la Hoja de Inscripción para las sesiones (si procede). |
2 semanas antes | Confirma el catering, prepara la agenda, planifica el mensaje de agradecimiento, organiza los regalos. |
1 semana antes | Revisar las confirmaciones de asistencia, probar las presentaciones, ultimar las funciones del personal, preparar la señalización y los materiales. |
2-3 días antes | Reconfirma los detalles con el lugar de celebración, revisa la lista de clientes, ordena el espacio y prepara los elementos de registro. |
Día del evento | Da la bienvenida a los invitados, sigue la agenda, haz fotos, celebra el momento de agradecimiento y disfruta del evento. |
Cómo utilizar Doodle para organizar la celebración con tus clientes
La planificación con clientes requiere herramientas que respeten su tiempo y faciliten su participación.
Utiliza una Encuesta de Grupo para elegir la fecha
Una Encuesta de Grupo de Doodle permite a los ocupados clientes votar en segundos, te ayuda a evitar la doble reserva y garantiza la máxima participación. También puedes utilizar encuestas para programar
reuniones preparatorias internas
sesiones informativas
ensayos previos al evento
Utiliza una hoja de inscripción para diferentes sesiones
Si tu evento incluye varios componentes, una Hoja de Inscripción es la forma más sencilla de gestionar la asistencia:
Perfecta para
franjas horarias de talleres
sesiones de demostración de productos
experiencias de degustación
rotaciones para "conocer al equipo" en agradecimiento a los clientes
actividades de capacidad limitada
Los clientes pueden elegir su franja horaria preferida, y Doodle evita automáticamente el exceso de reservas.
Esto crea una experiencia fluida y profesional, sin coordinación manual.
Cómo hacer que tu celebración con el cliente no sea estresante
Empieza pronto y comunícate con claridad
Mantén el formato del evento sencillo
Ofrece momentos de agradecimiento significativos pero breves
Elige lugares accesibles y cómodos
No sobrecargues la agenda
Delega tareas en tu equipo
Céntrate en la conexión personal, no en la perfección
Los clientes felices recuerdan los detalles bien pensados, no la logística complicada.
"Organizamos nuestra primera celebración de fin de año con Doodle para coordinar las fechas y las inscripciones a las sesiones. Varios clientes nos dijeron que fue impresionantemente fluido y profesional de principio a fin." - Marco T., Director de Cuentas
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué debe incluir un evento de fin de año para un cliente?
Un objetivo claro, fecha, lugar, invitaciones, comida, bebida, momentos de agradecimiento y un orden del día sencillo.
¿Con cuánta antelación debo invitar a los clientes?
Con tres o cuatro semanas de antelación es mejor, sobre todo en noviembre y diciembre.
¿El acto debe incluir discursos?
Los mensajes breves y sinceros funcionan bien. No hacen falta presentaciones largas ni formales.
¿Cómo puedo gestionar sesiones con varios clientes?
Utiliza una Hoja de Inscripción Doodle para que los invitados puedan elegir y reservar franjas horarias al instante.
¿Cuál es el mejor formato para un evento de agradecimiento al cliente?
Funcionan muy bien los formatos sencillos, como las copas después del trabajo, los desayunos de networking, las pequeñas cenas o las sesiones híbridas.
¿Listo para planificar tu celebración de fin de año?
Encuentra la fecha perfecta con una Encuesta de Grupo de Doodle y deja que los clientes se apunten a las sesiones fácilmente con una Hoja de Inscripción de Doodle. Ofréceles una experiencia que se sienta fluida, organizada y genuinamente apreciada.
