¿Qué es una convocatoria de comisión?

Una convocatoria de comité es más o menos lo que parece. Es una reunión de un grupo designado para realizar una tarea específica, por ejemplo, completar un proyecto. Las convocatorias de los comités son un poco diferentes porque suelen ser breves y sirven más para hacer balance que para celebrar una reunión formal.

Aunque pueden ser presenciales, lo más probable es que sean virtuales. Hoy en día, las reuniones del comité en línea se celebran mediante software de videoconferencia, como Zoom o Google Meet.

Cómo planificar una convocatoria de comité

Si estas reuniones son breves por naturaleza, es importante sacarles el máximo partido. He aquí algunos consejos para organizar una sesión eficaz:

Establezca un objetivo claro para la convocatoria. ¿Qué quiere conseguir? Tómese un tiempo para pensarlo y, cuando lo sepa, empiece a elaborar un orden del día.

Invita a las personas adecuadas. Estas convocatorias son cortas por naturaleza, así que no invites a personas que no necesites. Determina quién es esencial para hacer avanzar la tarea de tu comité. Cuantas más personas invites, más larga será la convocatoria.

Fija una hora y una fecha. Elige algo que funcione para todos los miembros del comité. Puedes crear una encuesta para encontrar rápidamente la mejor hora.

Envía el orden del día con antelación. Así todos podrán prepararse para la reunión.

Empiece y termine la reunión a tiempo. Todos sabemos lo rápido que se nos llena la agenda, así que respeta el tiempo de todos.

Tome notas. Esto le ayudará a recordar lo que se discutió y hará posible enviar un correo electrónico de seguimiento sobre cualquier punto de acción.

He aquí algunos consejos adicionales para hacer más amenas las convocatorias de su comité:

No se complique. Las reuniones de los comités pueden ser un asunto serio, pero eso no significa que tengan que ser todo trabajo y nada de diversión. Tómese unos minutos para romper el hielo y divertirse.

Sé tú mismo. No intentes ser alguien que no eres. La gente se da cuenta cuando finges, así que relájate y sé quien eres.

Sé positivo. Una actitud optimista puede llegar muy lejos. Si eres positivo, es más probable que la gente que te rodea también lo sea.

Cómo puede ayudarte Doodle

Con tantas partes interesadas en las que pensar, intentar concertar una hora para que todo el mundo se ponga en contacto por correo electrónico va a ser imposible. Doodle te lo pone fácil.

Con Encuesta en grupo puedes enviar una selección de horas a los participantes y encontrar la mejor hora para reunirse en cuestión de minutos.

Si vas a celebrar la reunión virtualmente, los enlaces de videoconferencia se añaden automáticamente al correo electrónico que se envía cuando se selecciona una hora. Además, si conectas tu calendario, el evento se añadirá automáticamente para que nunca tengas doble reserva.

Doodle te facilita la organización de la convocatoria de tu comité en cuestión de minutos, sin rondas de correos electrónicos de ida y vuelta. No importa si la reunión es para cinco o para 500: encontrarás fácilmente una hora para todos. Pruébalo gratis hoy mismo, sin necesidad de tarjeta de crédito.